Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Inleiding

Op deze pagina kunt u zien wat u gedurende het jaar kunt doen om het gebruik van de Zermelo software bij u op school tot een succes te maken. Let op dat wij bij Zermelo hier ook nog steeds ervaring over aan het opdoen zijn. Suggesties voor verbeteringen zijn van harte welkom.


Op deze pagina

Zie ook

Voordat u Zermelo aanschaft

Het is belangrijk dat u (samen met uw accountmanager) van tevoren goed kijkt of de Zermelo software goed aansluit bij uw organisatie.

  1. U kijkt of de mogelijkheden die de software biedt aansluiten bij de handelingen die u er mee wilt gaan verrichten. Een startpunt is Aan de slag met Zermelo.

  2. U controleert of Zermelo aan de voorwaarden voldoet die uw organisatie aan (cloud) software stelt. U kunt hiervoor gebruik maken van Technische achtergrond.

  3. U controleert dat de school akkoord gaat met de de Verwerkersovereenkomst.

  4. U controleert of alle leerlingnummers en docentafkortingen zoals deze in het rooster gebruikt worden uniek zijn binnen de scholengroep.

  5. U kiest een <naam>.zportal.nl adres wat voor uw hele scholengroep geschikt is. Eventueel kunt u er voor kiezen om met meerdere portals te gaan werken.
  6. U kijkt of alle systemen voldoen aan de Systeemeisen.
  7. U kijkt of de browsers via welke het portal benaderd moet worden ondersteund worden.
  8. U bedenkt hoe alle gebruikers moeten gaan inloggen. Dit kan zijn met een apart wachtwoord maar het systeem ondersteunt ook Inloggen met LDAP (Active Directory) of Single-sign-on met SAML 2.0 (Active Directory).

Na de aanschaf

Nadat Zermelo is aangeschaft moet alles klaargezet worden zodat het in de organisatie gebruikt kan worden. 

  1. U maakt de globale schoolstructuur aan en vertelt aan de verschillende personen welke scholen u voor ze heeft aangemaakt. Zie Inrichten van het portal (nieuwe klanten).
  2. U zorgt dat alle gebruikers kunnen inloggen op het portal en dat ze voldoende rechten hebben.
  3. U zorgt dat de gebruikers <naam>.zportal.nl kunnen benaderen.
  4. U zorgt dat de Zermelo Desktop software <naam>.zportal.nl kan bereiken (mogelijk is hier firewall/proxy server configuratie voor nodig).
  5. U zorgt dat u de Verwerkersovereenkomst heeft afgesloten met Zermelo.
  6. U geeft de contactpersonen voor de SLA door aan Zermelo.

Voorbereidingen voor het nieuwe schooljaar

De voorbereidingen voor het volgende schooljaar beginnen vaak al in januari.

  1. U maakt een nieuw schooljaar aan en nieuwe roosterprojecten.
  2. U zorgt dat alle rechten goed staan voor dit schooljaar. Let op dat functies gewijzigd kunnen zijn.
  3. U zorgt dat alle nieuwe leerlingen en docenten in het systeem komen en kunnen inloggen.

Tijdens het schooljaar

  1. U zorgt dat nieuwe leerlingen en docenten een account krijgen. 
  2. U ondersteunt iedereen binnen de school met de technische aspecten van het portal.

Afsluiten van een oud schooljaar 

Tijdens de zomervakantie of vlak erna wordt het vorige schooljaar afgesloten.

  1. U gaat naar Beheer > Portal > Roosterprojecten en selecteert de projecten die afgesloten moeten worden. Nu klikt u op Archief > Archiveren. Deze roosterprojecten zijn nu gearchiveerd en zullen niet meer standaard in verschillende lijsten terugkomen.
  2. Nu de oude projecten gearchiveerd zijn kunt u ook de gebruikers die nu niet meer van belang zijn archiveren. Dit doet u door bij Beheer > Gebruikers > Gebruikers te klikken op Opruimen. Meer informatie hierover ziet u op Gebruikers toevoegen en verwijderen.

Stoppen met Zermelo

Wij vinden het natuurlijk erg jammer dat u wilt stoppen met het gebruik van de software, maar ook dit proces moet zo soepel mogelijk verlopen.

  1. Als u denkt dat niemand de software meer gebruikt ontneemt u iedereen alle rechten. Op deze manier komt u er snel achter of er niet iemand is die toch nog afhankelijk is van de software. Het kan zijn dat sommige mensen de software maar enkele keren per jaar gebruiken, dus het is belangrijk om dit zo snel mogelijk te doen!
  2. U geeft de opzegging via de mail door aan Zermelo. Doet dit minimaal 2 maanden voor het verlopen van uw jaarabonnement. Tot het abonnement is verlopen kunt u gebruik blijven maken van de software.
  3. U zorgt zelf dat u alle gegevens die u nog nodig heeft geëxporteerd worden. Dit kan gebeuren via het portal, via Zermelo Desktop of via de API. Mogelijk kan uw nieuwe softwareleverancier u hier in samenwerking met Zermelo mee helpen.
  4. Nadat uw jaarabonnement verlopen is heeft u geen toegang meer tot het portal. Zermelo zal uw gegevens verwijderen.
  5. Uiterlijk 90 dagen na het verlopen van uw abonnement zijn alle gegevens ook uit de back-ups verdwenen (bij afwijkende afspraken is de verwerkersovereenkomst leidend).


  • No labels