Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Inleiding

In dit hoofdstuk maken we een voorbeeld clusterschema.

PRO U vindt de clustermodule Phoenix onder de menuoptie Roosteren > Roosteren Pro > Clusteren > Clusteren met Phoenix

Mocht u geen Pro module hebben, dan zijn de mogelijkheden met Phoenix beperkt. Maar ook met de Basis module kunt u een eenvoudig clusterschema maken. We hebben hier een apart hoofdstuk voor geschreven. Een clusterschema maken met de Basis module

Clusteren met Phoenix bestaat uit een aantal onderdelen:

  1. Eerste schema maken
  2. Clustergroepen identiek maken aan stamgroepen
  3. Clusterschema optimaliseren
  4. Roosterplan maken

Stappen 2 en 3 kunnen een aantal keer afgewisseld worden. 

Een beschrijving van alle informatie die u ziet in het scherm van Phoenix kunt u vinden op de pagina Het Phoenix clusterschema

Instructievideo Phoenix




Clusteren met Phoenix

U leert bovenbouw-leerlingen met verschillende vakkenpakketten zo gunstig mogelijk in te delen met de clustermodule Phoenix in Zermelo Desktop.

Meer informatie

Phoenix starten

We selecteren binnen Roosteren Pro > Roosteren (met herindelen) de afdeling waarvoor we een clusterschema willen maken. U kunt de afdeling selecteren door in de selector (tabblad Groep) op de bewuste afdeling te klikken. Deze kolom wordt dan donkergroen. Na de selectie starten we de clustermodule Phoenix met de knop:  of via menuoptie Clusteren > Clusteren met Phoenix

Voorbereiding

Om met Phoenix te kunnen werken zijn een aantal zaken voorwaardelijk: 
  • De belangrijkste: alle lesgroepen en bijbehorende lessen zijn voor de te clusteren afdeling aangemaakt (docent toekenningen hoeven niet aanwezig te zijn). Staan er binnen het scherm Groepen en Lessen nog meldingen open bij lessen (een teveel of een tekort aan lessen) dan dient u deze problemen eerst op te lossen. Het scherm Groepen en Lessen vindt u terug in het hoofdmenu onder Beheer > Groepen en Lessen.
  • In het afdelingsoverzicht staan bij de afdeling de leerlingen op individueel en de lesgroepindelingen zijn niet gefixeerd. (U kunt deze aanpassingen doen binnen Groepen en Lessen in het Afdelingsoverzicht)
  • Er is exact één afdeling geselecteerd.

Phoenix maakt gebruik van de inrichting van automatisch roosteren. Zo worden de geblokkeerde lesuren uit de schermen 'Docenten Basis' en 'Docenten Uitgebreid' gebruikt, alsmede de informatie over blokuren en andere onderwijskundige randvoorwaarden. Wanneer u deze informatie wilt gebruiken binnen Phoenix dient dit dus ook al ingericht te zijn.  
















Als het scherm is geopend, heeft Phoenix een opzet gemaakt met daarin:

  • Het aantal clusterlijnen. De lijnen die klaar staan, zijn gebaseerd op de leerling met het grootste aantal clustervakken. 
  • De (volledig) klassikale en pseudo-klassikale vakken worden buiten het schema gehouden en niet mee geclusterd. 

Voordat u de automaat aanzet, zijn er vier onderdelen waar we op moeten letten. 

1) Zijn er voldoende configuraties? 

Het kan zijn dat een vak niet geplaatst kan worden in het huidige clusterschema. Dat komt in de meeste gevallen omdat er meer groepen zijn dan initiële clusterlijnen. Wanneer u een dergelijke situatie heeft, ziet u het aantal configuraties op 0 staan in het rood (zie afbeelding het vak 'ec'). 

Er zijn twee mogelijke oplossingen:

  • u voegt een clusterlijn toe óf
  • meerdere lesgroepen van hetzelfde vak mogen op dezelfde clusterlijn staan. 

In dit voorbeeld kiezen we voor de laatste optie. In de kolom onder het vak zonder mogelijke oplossingen passen we de cel, waar nu Enkelv (enkelvoudig) staat, aan naar Meerv (meervoudig) door er op te klikken. Zodra dit is aangepast, is het aantal configuraties direct een stuk groter (35). Zie de afbeelding hiernaast. 

2) Welke vakken moeten er wel of niet geclusterd worden?

Standaard worden vakken waaraan alle leerlingen deelnemen uitgeschakeld, de andere vakken worden geclusterd. Het is mogelijk dat vakken standaard wel mee geclusterd worden, terwijl deze eigenlijk buiten het schema vallen (en andersom). U klikt in het rechtermuisknopmenu de optie Meeclusteren aan of uit.


Valkuil

Het meeclusteren van in Groepen en Lessen aangegeven klassikale lesgroepen zorgt er niet voor dat de indeling van deze lesgroepen nu ineens vrij wordt, of anders gezegd, de lesgroepen behouden bij het meeclusteren hun naam (stamklas A, stamklas B, etc.) en de leerlingen van alle lesgroepen met dezelfde naam moeten ook dezelfde leerlingen bevatten. 
Wilt u voor twee klassikale vakken toestaan dat de indeling bij beide vakken verschillend is dan moet u in Groepen en Lessen bij minimaal één van de twee vakken de klassikale lesgroepen omzetten naar clustergroepen (via de optie Klassikaal wissel). 


3) Lesgroepen fixeren of juist uitsluiten op een clusterlijn  

We kunnen met de klik-en-sleepmethode handmatig lesgroepen binnen het clusterschema (ver)plaatsen. U kunt de positie van een lesgroep op een specifieke clusterlijn vastzetten (fixeren) door op deze lesgroep te klikken terwijl u de CTRL toets op uw toetsenbord ingedrukt houdt. (een zogenaamde CTRL-klik). Of via de rechtermuisknop-optie Fixeren op de lesgroep.
Wanneer u juist een positie op een specifieke clusterlijn wilt verbieden voor een bepaald vak (een blokkade geldt altijd voor alle lesgroepen van een bepaald vak) dan klikt u bij het bewuste vak in de lege cel op de bewuste clusterlijn. Er verschijnt dan een "===" teken in de bewuste cel. 

4) Individuele leerlingwensen toekennen

We kunnen voorafgaand aan het clusteren ook nog wensen en eisen opleggen aan de leerlingindelingen. Bijvoorbeeld leerlingen die hun mentor moeten behouden, of leerlingen die niet bij een bepaalde docent in de lesgroep mogen. Deze instellingen kunt u doen in een apart scherm. Dit is te bereiken via Indelingen > Individueel. We hebben de verschillende mogelijkheden binnen dit scherm op een aparte pagina voor u uiteengezet. 

U kunt in dit scherm ook gebruik maken van een docent- en indeelvergelijk. Deze vergelijkingstool stelt u in staat om in bulk leerlingen van strafpunten te voorzien in het geval dat bijvoorbeeld alle leerlingen hun mentor moeten behouden. We hebben ook hier een aparte pagina gemaakt met meer informatie over deze tool.

Bouwen van een schema

We starten de clustering via . Bij de eerste opbouwronde wordt er standaard gewerkt met nul niet-indeelbare leerlingen en nul extra clusterlijnen. Na een bepaalde tijd hebben we het (tot dan toe) beste clusterschema gevonden. Wanneer we kijken naar de beschikbaarheid van de clusterlijnen (in de kolom pos) in het voorbeeldschema dan is dat nog zeer beperkt. Wanneer het mogelijk is met de huidige instellingen een schema te vinden, dan zal deze relatief snel gevonden zijn. Dit is uiteraard niet de beste oplossing, maar een situatie van waaruit geoptimaliseerd wordt.

Phoenix vindt niet direct een schema

Mocht Phoenix niet direct een schema kunnen vinden, dan kunt u een aantal dingen doen:

 1. Een clusterlijn toevoegen

We kunnen via menuoptie Schema > Clusterlijn erbij of met de knop  een clusterlijn toevoegen aan ons schema. Realiseert u zich goed dat dit betekent dat de roosterbreedte van uw clusterschema in principe toe zal gaan nemen. Verder betekent dit ook dat alle leerlingen op minimaal één clusterlijn geen deelname zullen hebben en daarmee in de zogenaamde leegloop terecht zullen komen.

2. De automaat een (aantal) clusterlijn(en) laten toevoegen

We kunnen er ook voor kiezen om de clusterautomaat zelf clusterlijnen toe te laten voegen wanneer deze er met het bestaande aantal clusterlijnen niet uitkomt. Dit doen we als volgt: we openen het scherm SchemaMaker instellingen via menuoptie Venster > Instellingen weergeven of met de knop . Hier passen we op tabblad Schema de waarde aan bij Max aantal extra clusterlijnen. Wanneer de clusterautomaat de eerst volgende keer gestart wordt zal deze eerst proberen met het opgegeven aantal clusterlijnen een schema te maken, wanneer dit na een aantal pogingen niet lukt zal automatisch een extra clusterlijn worden toegevoegd, en later eventueel nog een tweede of een derde als u dit heeft toegestaan. 

3. Toestaan dat enkele leerlingen niet ingedeeld worden

Een andere mogelijkheid om toch een clusterschema te krijgen op het gewenste aantal clusterlijnen is door toe te staan dat er enkele leerlingen niet ingedeeld hoeven te worden. Het aantal leerlingen dat eventueel niet ingedeeld hoeft te worden kunnen we ook aangeven in het scherm SchemaMaker instellingen via menuoptie Venster > Instellingen weergeven of met de knop . Op tabblad Indeel kunnen we bij Max aantal niet indeelbare leerlingen aangeven hoeveel leerlingen er eventueel niet in het clusterschema hoeven te passen. Hiermee krijgen we de leerlingen met een "moeilijk" pakket in beeld.

4. Een enkel vak uitsluiten bij een leerling

Het is ook mogelijk om bij een leerling een enkel vak uit te sluiten van de clustering. De leerling kan dan eventueel later het vak alsnog sprokkelen, maar om tot een clusterschema te komen hoeft bij deze leerling het bewuste vak niet in het schema te passen. Als dat wel lukt is dat uiteraard mooi meegenomen. We sluiten een vak bij een individuele leerling uit door in het leerlingoverzicht, onder het clusterschema, bij het bewuste vak via de rechtermuisknop aan te geven dat dit vak Eventueel sprokkelen is. Er verschijnt nu bij de leerling een paars driehoekje in de rechterbenedenhoek bij het gesprokkelde vak. 

Maximaal Klassikaal


Nadat we een clusterschema hebben gevonden, starten we het onderdeel Maximaal Klassikaal . Deze zal proberen zoveel mogelijk groepen identiek te maken aan stamklassen, waardoor er meer vrijheid in het clusterschema komt. Zie de afbeelding hiernaast (in vergelijking met de voorgaande afbeelding). 

Na het starten van de automaat, met de knop , zal er (standaard) grondig gezocht worden naar het klassikaal maken van vakken. Het loont de moeite deze automaat even de tijd te geven. Zeker wanneer u grote bovenbouwafdelingen heeft, leert de praktijk dat bij grondig zoeken en optimaliseren veel klassikale vakken gevonden kunnen worden. 

U kunt ook handmatig lesgroepen klassikaal maken. U selecteert daartoe eerst een lesgroep aan de onderkant van het schema. Na de selectie worden de stamklassen waarmee deze lesgroep identiek gemaakt kan worden groen gearceerd. Door nu op (één van) de groene cel(len) te klikken wordt de gekozen lesgroep stamklasidentiek gemaakt. 
Let op dat het feit dat een lesgroep gelijk gemaakt kàn worden aan een stamklas nog niets zegt over de kwaliteit hiervan. Het kan zo maar zijn dat er na het klassikaal maken zeer grote of zeer kleine lesgroepen ontstaan zo dat u deze combinatie beter niet had kunnen maken. 

Tip

U kunt met CTRL-klik een stamklasidentiek gemaakte lesgroep ook fixeren. Dit betekent dat de automaat Maximaal klassikaal deze toekenning niet mag verwijderen tijdens het optimalisatieproces. We kunnen ook een lesgroep aan de onderkant van het schema fixeren, waar de nog niet klassikaal gemaakte lesgroepen staan. Dit heeft als effect dat de lesgroep door de automaat nooit als kandidaat wordt gezien om klassikaal gemaakt te worden. Doe dit bijvoorbeeld bij lesgroepen die qua leerlingaantal (veel) te klein of juist te groot zijn om er een stamklas van te maken. Doordat deze lesgroepen niet meer worden meegenomen in de berekeningen gaat het zoeken naar mogelijke stamklasidentieke lesgroepen ook een stuk sneller.

Om in één keer alle lesgroepen die, omwille van hun groepsgrootte, eigenlijk onmogelijk klassikaal kunnen worden, te fixeren kunt u de knop Fixeer onmogelijke gebruiken. Deze knop fixeert alle nog niet gefixeerde groepen met een ongunstige groepsgrootte. Let op: Wanneer in een later stadium van het proces, door bijvoorbeeld nieuwe keuzes, lesgroepen niet meer gefixeerd hoeven te worden vanwege de groepsgrootte, dient u deze zelf weer te defixeren.

Binnen het scherm Maximaal klassikaal kunnen we ook andere verzamelingeisen maken, zoals deelverzamelingen. De verzamelingeisen die u eventueel al had gemaakt in het Groepenschema worden hier uiteraard ook getoond en zijn hier ook aan te passen. 

Pseudo-klassikale groepen

DESKTOP 19.02

De pseudoklassikale groepen met de aangemaakte deelverzamelingen, zijn ook in Phoenix zichtbaar:

We raden u aan deze groepen niet mee te nemen in het zoeken naar maximaal klassikalen. 

Valkuil

Probeer niet voor het clusteren alvast zo veel mogelijk klassikalen te vinden. In verreweg de meeste gevallen wordt er namelijk binnen het minimaal aantal clusterlijnen geen oplossing (meer) gevonden voor de 'overgebleven' clustergroepen. Doordat u zoveel mogelijk lesgroepen klassikaal heeft gemaakt zonder een (legaal) clusterschema op de achtergrond, heeft u het aantal flexibele lesgroepen per vak teruggebracht. Uiteraard kunt u wel alvast een (klein) aantal lesgroepen klassikaal maken op voorhand om bijvoorbeeld een mentoraat te regelen. Maar wellicht heeft u dit al eerder gedaan binnen Groepen en Lessen (klassikaal wissel) of binnen het Groepenschema (met verzamelingeisen).

Optimaliseren clusterschema


Nu is het zeer interessant opnieuw te optimaliseren, inclusief de stamklasidentieke lesgroepen. Een dergelijke groep blijft cluster-technisch een clustergroep en kan daardoor nog vrij verplaatst worden in het schema (zie afbeelding). Deze groep telt echter niet meer mee voor de beschikbaarheidsberekening. De redenering die hier achter zit is de volgende: bij meerdere klassikale lesgroepen zijn er ook verschillende docenten gekoppeld die samen een volledige beschikbaarheid hebben. Er zijn uiteraard voorbeelden te verzinnen waarbij dit in de praktijk niet altijd waar is, maar binnen Phoenix is voor deze methode gekozen. 

Het optimaliseren van het schema gaat eenvoudig door op  te klikken. 

Tip

- Zet in deze fase het verwisselen van docenten (speciaal) en eventueel meervoudig aan. U doet dit door onder het betreffende vak op respectievelijk te klikken. Dit verandert dan in respectievelijk .
- Start na het optimaliseren opnieuw de maak klassikaal tool en zoek naar nieuwe klassikale groepen. Dit kan erg succesvol zijn. Mochten er nieuwe (of andere) klassikale vakken gevonden worden, optimaliseer dan opnieuw het schema. 
Wanneer ofwel het optimaliseren, ofwel maximaal klassikaal geen veranderingen/verbeteringen meer teweeg brengt, is er een status quo bereikt en is het beste schema op dat moment het eindstation.

Valkuil

Omdat het zoeken naar klassikale lesgroepen sterk afhankelijk is van het uitgangspunt, de initiële clusteropstelling, is het zeker niet gezegd dat een geoptimaliseerd cluster zonder klassikalen uiteindelijk leidt naar het beste schema mét klassikalen. Het kan zo maar zijn dat in een relatief veel slechter schema meer lesgroepen klassikaal gemaakt kunnen worden, waarbij de beschikbaarheid van deze lesgroep vervolgens buiten beschouwing wordt gelaten, en deze uiteindelijk tot een beter clusterschema mét klassikalen leidt. Het loont daarom de moeite om deze exercitie, schema maken -> maximaal klassikaal -> optimaliseren -> maximaal klassikaal -> optimaliseren -> ..., meerdere malen uit te voeren. 

Maak een roosterplan

Wanneer u tevreden bent over het schema, gaat u als laatste stap naar het Roosterplan . Hier kunt u optimaliseren naar roosterbreedte en beschikbaarheid. U doet dat door op de knop  te klikken. Het roosterplan wordt nu geoptimaliseerd. Met de Escape toets sluit u deze optimalisatie af. 
Het optimaliseren van het roosterplan probeert met name de klassikale lesgroepen zo goed mogelijk te verdelen over de verschillende quarps (quasi roosterplaatsen). Een quarp is in feite een losse clusterlijn, een set van lessen van verschillende lesgroepen die op één lesuur ingepland moet worden.

U heeft in het roosterplan ook zelf de mogelijkheid om met lesgroepen te schuiven. U wordt gewaarschuwd wanneer u leerlingen of docenten tweemaal op een quarp plaatst, doordat cellen grijs of rood worden

Meerdere afdelingen tegelijk clusteren

Er zijn allerlei redenen om leerlingen in aparte afdelingen te stoppen bij uw roosterplanning. De belangrijkste is de lessentabel: binnen een afdeling is één lessentabel. Door "groepsgebonden lessentabellen" is er wel enige flexibiliteit mogelijk, maar uw roosteropzet wordt overzichtelijker als leerlingen in aparte afdelingen worden gestopt. Echter, zodra leerlingen van verschillende afdelingen in één les gestopt moeten worden (gekoppelde lessen) krijg je lessen met meer dan één lesgroep en die zijn in de praktijk niet eenvoudig.

Het probleem speelt met name in het VMBO praktijkonderwijs. Het ligt voor de hand afdelingen 3Basis en 3Kader te hebben, maar deze hebben vaak tegelijk veel (praktijk)lessen. Kortom, voor de roostervoorbereiding wilt u graag aparte afdelingen, maar voor de roosterconstructie wilt u ze als één geheel bekijken.

Via de menuoptie Clusteren -> Afdelingen bundelen voor het clusteren binnen de roosterschermen (niet binnen Phoenix) kunt u in een schema de te koppelen afdelingen onder elkaar zetten. Zie een voorbeeld hieronder.


Overigens, de gemaakte keuze is ook eenvoudig weer ongedaan te maken. U switcht af en toe heen en weer tussen gekoppeld en ontkoppeld.

Valkuil

Na dat u de koppeling gemaakt heeft kunt u Phoenix starten voor meerdere afdelingen tegelijkertijd. Wanneer het aantal koppelingen tussen twee afdelingen minimaal is, is het niet altijd even verstandig om met twee afdelingen tegelijkertijd te clusteren. Het aantal mogelijke oplossingen neemt namelijk enorm toe, dus het vinden van een goede oplossing voor beide afdelingen is een stuk lastiger. Cluster deze afdelingen in eerste instantie apart. Voor de optimalisatie van het roosterplan is het echter vaak wel handig om beide afdelingen (tijdelijk) te combineren.

Klaar om te roosteren

Mocht het rooster het toestaan, dan is inroosteren middels quarp-plaatsers en optimalisatoren te adviseren. 
Automaten in de "quarp-stand" houden de gelijktijdigheden uit het roosterplan in stand.

Op een aparte pagina hebben we voor u een aantal roostertechnieken met clusterafdelingen naast elkaar gezet.

Tips en trucs bij het maken van een clusterschema

In een clusterschema kunt u vaak al een aantal roostertechnische problemen oplossen door op een slimme manier gebruik te maken van de vrijheden die u heeft bij het zoeken naar een ideaal clusterschema. Zo kunt u sturen op welke lesgroepen u graag klassikaal wilt hebben, en op welke lesgroepen u juist wel, of juist niet naast elkaar op een clusterlijn wilt hebben door blokkades of fixaties. We hebben voor u op een aparte pagina een aantal tips op een rijtje gezet.

  • No labels