Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Samenvatting

Onderwijs op afstand heeft organisatorisch een nieuwe uitdaging: hoe organiseert u online contactmomenten tussen docenten en leerlingen? 

In dit scenario gaan we er (in eerste instantie) vanuit dat u hetzelfde rooster houdt, maar in kleinere groepen les wilt geven:

  • contactmomenten in kleine lesgroepen, gebruik makend van nieuwe software
  • geen roosterwijzigingen nodig, uw bestaande rooster is het uitgangspunt
  • alleen als de leerling (online) wordt verwacht, staat de les in het rooster

We gaan uit van het reguliere basisrooster, zoals u deze had voor de corona-uitbraak. We gaan er vervolgens voor zorgen dat een leerling voor elk vak maar aan één les gaat deelnemen. Dit heeft als groot voordeel dat de lesgevende docent tijdens een online instructiemoment bijvoorbeeld maximaal 10 leerlingen les geeft. 

We doen dit door van alle lessen keuzelessen te maken. Vervolgens gebruiken we een nieuw softwareonderdeel voorinschrijvingen, waarmee er volautomatisch gekozen wordt bij welke les de leerling gaat aansluiten.

Download de meest recente versie van de desktop software

Het nieuwe software-onderdeel voorinschrijvingen is beschikbaar vanaf versie 20.04.5 (release 14 april 2020) van de desktop. Dit nieuwe onderdeel stond gepland voor het najaar van 2020. We merken echter dat het een uitstekend stuk gereedschap is tijdens deze corona-uitdaging. We hebben er daarom voor gekozen een aangepaste versie van de software uit te brengen, zodat klanten en Zermeloconsultants hiermee aan de slag kunnen. 

U downloadt de meest recente versie via onze downloadpagina op de handleiding.

Dit scenario lijkt op een andere oplossing die we voor u hebben gemaakt voor wanneer de leerlingen weer naar school komen. Ook dan wilt u kleinere groepen, maar ook dat zoveel mogelijk dezelfde leerlingen per dag op school zijn. Zie voor deze oplossing: Segmenten: leerlingen verdelen in gelijke groepen

Introductievideo

Hieronder ziet u in vogelvlucht de uitwerking. Na het maken van de video is er nog een kleine aanpassing gedaan aan de software: de knop "Algemene instellingen" heet nu "Instellingen en strafpunten overzicht".


Inhoud

De aanname is als volgt: Als je bij een les verwacht wordt, dan moet je als leerling aanwezig zijn (in een fysiek lokaal, of in een online omgeving).

Dit heeft een groot voordeel in de webkoppelingen met Somtoday, Magister en Itslearning. Een keuzeles waar niemand zich voor heeft ingeschreven, hoeft dus niet gegeven te worden en komt bij een automatische koppeling ook niet in de leerlingenadministratie terecht.

De roosters die u maakt met onderstaande scenario komen met de individuele webservicekoppelingen netjes in Magister, Somtoday en Itslearning terecht. Gebruikt u echter nog een bestandskoppeling naar één van deze partijen, dan kunt u deze roosters daar niet weergeven. De leerlingen en docenten moeten in dat geval hun rooster bekijken in het Zermelo Portal. 

Voorinschrijvingen: een introductie

Om straks duidelijk te maken hoe we deze software kunnen inzetten bij een aangepast coronarooster, introduceren we eerst kort waar voorinschrijvingen voor bedoeld zijn. 

Met voorinschrijvingen kunt u straks leerlingen alvast inschrijven voor een (vak)keuzeles en kunt u bepalen naar welke maatwerklessen de leerling gaat. Bij deze inschrijving houden we, uiteraard, rekening met de capaciteit van de les én het vakkenpakket van de leerling. Zo kunt u straks bijvoorbeeld aangeven dat een leerling minimaal 3 en maximaal 5 lessen Engels moet volgen. Het doel is dat u roosters kunt produceren waar zo goed mogelijk aan de scholingsbehoefte van alle leerlingen wordt voldaan, binnen de lescapaciteit.

Vanaf versie 20.04 kunt de voorinschrijvingen in de desktop starten via: Roosteren > Roosteren > Voorinschrijvingen

Bij het openen van het scherm ziet u aan de linkerkant uw afdelingen staan. Aan de rechterkant ziet u alle individuele leerlingroosters. In het geel staat aangegeven waar een keuze gemaakt moet/kan worden. 

Hoe werkt het? U kunt handmatig een inschrijving doen, door de volgende 2 stappen te volgen: 

Stap 1: Er zijn drie (3) keuzes op het 3e lesuurStap 2: Rechts-klik en maak een keuzeResultaat: Leerling is ingeschreven bij economie

Maar we willen hier uiteraard een automaat voor gebruiken. Als u bovenin kiest voor Automaat (of via het menu Automaat > Alles) dan krijgen alle leerlingen een inschrijving. 

Het resultaat is nu als volgt:

Voor iedere leerling is een keuze gemaakt. Soms is dat niet gelukt, wat te zien is aan de tekst 'vrij'. Dit kan bijvoorbeeld komen door te weinig aanbod (de lessen zitten op hun maximale capaciteit) of omdat een leerling een maximaal aantal lessen of keuzes mag maken. 

Stappenplan in het kort

We gaan een aantal stappen langs om het nieuwe rooster te maken. In het kort gaat dat als volgt:

  1. We halen de bestaande vak- en groepskeuzelessen uit het rooster. Het is de bedoeling dat leerlingen gaan deelnemen aan de reguliere lessen, en niet aan uw bestaande keuzelessen. 
  2. We maken van alle lessen in het rooster keuzelessen. Hierdoor kan de voorinschrijvingsautomaat voor iedere les een beslissing nemen of de leerling gaat deelnemen. 
  3. We gaan per leerling aangeven dat hij/zij het vak maximaal 1 keer mag volgen en we passen de capaciteit aan van de les. 
  4. We gaan de aansturing en strafpunten aanpassen van de voorinschrijvingsautomaat. 
  5. We roosteren de leerlingen in en publiceren het resultaat.

Stap 1: Aan de slag!

Eerst maken we een nieuw basisrooster aan. U doet dat als volgt:

  1. Knip van het basisrooster een dagroosterbestand af (bijvoorbeeld week 15, 16 en 17)
  2. Geef dit rooster een duidelijke naam, bijvoorbeeld: coronarooster april 2020
  3. Klik vervolgens op OK
  4. Zorg ervoor dat u het nieuwe roosterbestand geselecteerd heeft. 

Stap 2: Huidige keuzelessen verwijderen

Deze stap kunt u overslaan, als u geen vak- en/of groepskeuzelessen in uw rooster heeft. Ga dan direct naar stap 3. 

Heeft u vak- en groepskeuzelessen in het rooster, dan zijn deze lessen uw reguliere keuzeprogramma. Het is (hoogstwaarschijnlijk) niet de bedoeling dat leerlingen deze lessen gaan volgen in ons aangepaste rooster. 

De beste oplossing is het verwijderen van deze lessen uit uw lesdomein. U doet dat als volgt:

  1. Ga naar Roosteren > Lessen > Overzicht
  2. Kies in het lesfilter voor <Keuzeles>, en selecteer vervolgens zowel <Groepskeuzeles> als <Vakkeuzeles>
  3. Kies vervolgens voor <Filter>

Alleen de bestaande vak- en groepskeuzelessen zijn nu gefilterd. Kies vervolgens:

  1. Menu Selecteer > Selecteer alle gefilterde objecten (sneltoets CTRL+A)
  2. Menu Bewerken > Verwijderen (sneltoets Delete)

Nu zijn alle keuzelessen verwijderd uit uw rooster. Van de overgebleven reguliere lessen, gaat u nu groepskeuzelessen aanmaken. 

U kunt hierna alle lessen weer tonen, door in het Filter Les te kiezen voor alle


Stap 3: Alle bestaande lessen worden keuzelessen

We gaan de bestaande lessen in uw lesdomein aanpassen naar groepskeuzelessen. U doet dat als volgt:

  1. Ga naar Roosteren > Lessen > Overzicht
  2. Maak de kolom #KEUZELES zichtbaar in het lesdomein
  3. Vul bij de eerste les een 'G' in (Groepskeuzeles)
  4. Vul de hele kolom via Rechts-Klik op de kolomtitel 

U heeft nu van alle lessen zogenaamde groepskeuzelessen gemaakt. 

Stap 4: Instellingen per afdeling

In deze stap gaan we bij lessen aangeven dat we een lagere capaciteit willen en we gaan aangeven dat leerlingen slechts eenmaal les moeten krijgen in dit vak. 

We doen deze handelingen per afdeling. Dat is bewust, omdat u waarschijnlijk afdelingsspecifieke afwegingen gaat maken. Deze stap (Stap 4) is dan ook het meeste werk. 


We gaan naar:

  1. Ga naar Roosteren > Roosteren > Voorinschrijvingen
  2. Selecteer aan de linkerkant een afdeling. (In ons voorbeeld pakken we een Havo 4 afdeling)
  3. Kies dan in de menubalk voor <Instellingen en strafpuntenoverzicht>
  4. Kies in dit instellingen scherm voor de tab Groepsgrootte
  5. En kies vervolgens voor de menu optie Naar overzicht


In dit scherm staat zeer gedetailleerde informatie over de lessen. Voor deze uitleg concentreren we ons op twee kolommen (hieronder rood gearceerd):

  • De kolom Max aantal geeft het maximale aantal deelnemers aan per les.
  • De kolommen Min en Max geven het minimaal en maximaal aantal lessen aan dat een leerling uit deze afdeling van dit vak moet volgen. 


Het is nu de bedoeling dat u per afdeling vier vragen gaat beantwoorden: 

Vraag 1: Voor welke vakken op deze afdeling moet de leerling minimaal 1 les per week volgen?

Het eerste wat u moet doen, is aan de rechterkant aangeven welke lessen de leerling minimaal en maximaal 1x per week moet volgen. U doet dat door eenvoudigweg de getallen aan te passen:

Aandachtspunten:

  • Zorg ervoor dat 0-uurs vakken minimaal en maximaal op 0 komen te staan. U krijgt anders onnodig strafpunten bij leerlingen. 
  • Wilt u een vak niet aanbieden, bijvoorbeeld bsm of rek, dan doet u dit door min en max op 0 te zetten. 

Vraag 2: Wat is het maximaal aantal deelnemers per les op deze afdeling?

U geeft nu aan wat het maximaal aantal deelnemers per les is. Op deze voorbeeldschool kiezen we in eerste instantie voor een maximale capaciteit (deelnemers) van 10. 

  1. Vul bij de eerste les in de kolom Max.aantal de gewenste capaciteit in (bijvoorbeeld 10)
  2. Vul de volledige kolom via rechts-klik

U krijgt dan een vergelijkbaar resultaat:

Vraag 3: Wat moet er gebeuren, wanneer de capaciteit niet toereikend is?

Nadat u vraag 1 en 2 heeft beantwoord, is het mogelijk dat u in de kolom Capaciteit en in de kolom Fout rode meldingen krijgt. In dat geval is de geplande maximale capaciteit niet voldoende voor het aantal leerlingen dat graag deze les wil volgen. U zult daar de afweging moeten maken de capaciteit te verhogen, of organisatorisch andere keuzes te maken. 

Voorbeeld: er zijn te weinig plekken bij ak

Er zijn 33 leerlingen die aardrijkskunde volgen, maar met twee lessen is de maximale capaciteit veel te laag (2x10=20): 

De oplossing hiervoor is uiteraard de capaciteit voor beide lessen te verhogen naar 17.

Voorbeeld: bij een 1-uurs vak kan de capaciteit niet omlaag

Het vak CKV wordt voor 1 uur in de week aangeboden. Het heeft geen zin om de capaciteit voor deze vakken te verlagen naar 10:

Oplossingen kunnen zijn:

  • Deze les tóch aan te bieden voor 32 leerlingen.
  • Een extra les in te plannen (zet in het lesdomein het 'Gewenst aantal posities' op 2)
  • Deze les niet meer aan te bieden (zet de min-max op 0)
  • Deze les voor maximaal 15 leerlingen aan te bieden (min op 0, max op 1). Niet iedere leerling kan dan deelnemen aan de les. 


U mag geen fouten meer hebben in de capaciteitsberekening (kolom Fout), als u straks de automaat wilt gebruiken. Zou u dit wel hebben, dan werkt het automatisch indelen van leerlingen niet naar verwachting. Er zijn immers leerlingen waar vooraf geen plek voor is. 

Vraag 4: Wat doen we met overcapaciteit?

Dit speelt met name bij kleinere lesgroepen in combinatie met meer-uurs vakken. Bijvoorbeeld een les Grieks/Latijn aan 10 leerlingen, voor 4 uur in de week. Het is in dat geval waarschijnlijk wenselijk de leerlingen in minder lessen te concentreren.

In onderstaand voorbeeld wordt wiskunde B voor 3 uur in de week gegeven aan 22 leerlingen: 

Een alternatief zou kunnen zijn, door één les een capaciteit van 0 te geven. De andere lessen moeten dan verhoogd worden naar 11:


Let op: U herhaalt vragen 1 t/m 4 voor iedere afdeling. 

Stap 5: Aansturing van de voorinschrijvingsautomaat

We zitten nog steeds bij Roosteren > Roosteren > Voorinschrijvingen in het scherm <Instellingen en strafpuntenoverzicht>.

Er zijn vier tabbladen met instellingen. Voor de eerste drie tabbladen zijn de instructies vrij eenvoudig: 

  1. Ga naar Tabblad Per keuzelestype en zet alle Waarde (kolom) op 0
  2. Ga naar Tabblad Groepsgrootte en zet de Waarde op 10.000 (ipv 1000)
  3. Ga naar Tabblad Per leerling per pakketvak en zet de Waarde bij Strafpunten te veel per vak op 100 (ipv 10)

Op het vierde tabblad Per leerling moet u voor de volgende 11 eigenschappen deze waarde invoeren:

Belangrijk om te weken:

  • Regels 1 (minimaal aantal les), 2 (maximaal aantal les), 5 (minimaal aantal keuzes), 6 (maximaal aantal keuzes) zijn puur informatief en hebben, door het uitschakelen van de strafpunten (regels 3,4,7,8) geen invloed op de automaat. Toch loont het hier realistische getallen weer te geven, zodat u geen foutmeldingen krijgt bij de controles. 
  • Regel 10 geeft aan hoeveel lessen een leerling maximaal opeenvolgend mag krijgen. Door deze op 1 te zetten, sturen we aan dat een leerling na ieder online contactmoment graag een pauze wil. U kunt dit aanpassen, wanneer dit (minder) van belang is op uw school. 

Stap 6: Roosteren

Als alle voorbereiding is gedaan, is het vanaf nu een kwestie van de automaat laten roosteren. In het hoofdscherm Voorinschrijvingen klikt u op de knop Automaat.

Het resultaat is dan, als het goed is, vergelijkbaar met onderstaande:

Ieder contactmoment (keuzeles) heeft het maximale aantal deelnemers (ideaal rond de 10, met uitzonderingen), en voor leerlingen is gezorgd dat ze per opgegeven vak iedere week één contactmoment hebben. 

Bij het afsluiten van de module Voorinschrijving komt vervolgens de vraag om de voorinschrijvingen over te nemen in het Presentie domein. Kies voor <Plaats voorinschrijvingen in Presentie domein>.

Stap 7: Publiceren

U publiceert het rooster naar het portal. Hierbij worden alle leerlingen door de roostermaker aangemeld bij de lessen waar zij moeten komen. Deze aanmeldingen zijn door de leerlingen in het portal niet aan te passen. 


De roosters die u op deze manier maakt komen met de individuele webservicekoppelingen netjes in Magister, Somtoday en Itslearning terecht. Gebruikt u echter nog een bestandskoppeling naar één van deze partijen, dan zult u deze roosters daar niet kunnen weergeven. De leerlingen en docenten moeten in dat geval hun rooster bekijken in het Zermelo Portal. 






  • No labels