Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Inleiding

In dit hoofdstuk willen wij u graag laten zien hoe u nieuwe leerlingen toevoegt (handmatig of via importeren).

Leerlingen zijn, net als ouders en docenten gebruikers van het portal.

PORTAL U kunt alle leerlingen in het portal vinden via Beheer > Gebruikers


Een nieuwe leerling toevoegen

Een enkele nieuwe leerling kunt u eenvoudig handmatig toevoegen in het portal. Voor het toevoegen van een nieuwe leerling gaat u als volgt te werk:

  1. Ga in het portal naar Beheer > Gebruikers > Gebruikers
  2. Filter op Alle gebruikers
  3. Klik op de knop <Toevoegen>
  4. Vul bij Gebruikerscode het unieke leerlingnummer in

    Leerlingnummer

    De gebruikerscode van een leerling mag enkel cijfers bevatten. Meestal is dit geen probleem, leerlingen hebben immers een leerlingnummer.

    Als u toch andere tekens toevoegt aan een gebruikerscode en de gebruiker het type leerling geeft in het portal, dan zal u hierover een melding krijgen. We staan het niet toe, omdat het in de desktop tot problemen leidt.

  5. Vul daarna de voor uw school benodigde basisgegevens in. Dit zijn geen verplichte tekstvelden
  6. Vul een wachtwoord in voor de leerling of stel de inlogmethode anders in
  7. Zet een vinkje bij 'Toevoegen als leerling'
  8. Klik op <Toevoegen>.



Gebruikerstype en schoolfunctie leerling

In het portal maken we onderscheid tussen verschillende types gebruikers. We onderscheiden leerlingen, werknemers en ouders/verzorgers. U moet leerlingen het type 'leerling' meegeven. Als u klikt op Toevoegen als leerling, dan zal er in het portal een groen vinkje verschijnen in de kolom Lln.

Het gebruikerstype leerling, geeft de leerling meteen de schoolfunctie leerling, waardoor de leerling bepaalde rechten krijgt op het portal, zoals dit is ingesteld bij Onderwijs > Schoolfuncties > Instellingen.

U kunt nu een afdelingsdeelname toevoegen bij de leerling.

Koppeling met administratie

Om op een correcte wijze met externe pakketten zoals de leerlingenadministratie te kunnen koppelen, is het van groot belang dat het leerlingnummer in beide pakketten gelijk aan elkaar is!

Nieuwe leerlingen importeren uit de administratie

Nieuwe instroom en dus ook de nieuwe brugklasleerlingen zult u over het algemeen via een bestand uit de leerlingenadministratie importeren. 

Het bestand dat u aangeleverd krijgt, dient van het type *.csv te zijn (bij voorkeur tabgescheiden). 
Alle gegevens van leerlingen die u in het roosterproject wilt bijhouden, dienen hierin aanwezig te zijn. Het unieke leerlingnummer is verplicht voor het aanmaken van de leerling als gebruiker. De afdeling is verplicht als u in een volgende stap de afdelingsdeelname wilt toevoegen.

  • Ga in het portal naar Beheer > Gebruikers > Gebruikers
  • Filter op Alle gebruikers
  • Klik rechts bovenin op <Importeren>
  • Klik op <Bestand kiezen> en selecteer het juiste *.csv bestand. Pas eventueel het scheidingsteken aan
  • Label vervolgens de kolomkoppen
  • Zet een vinkje bij 'Toevoegen als leerling'
  • Kies tot slot of u nieuwe leerlingen wilt importeren, bestaande gegevens wilt bijwerken of de gegevens wilt synchroniseren. 


Icoon importeren, bijwerken en synchroniseren

Het Portal geeft bij het importeren van een bestand aan of de gegevens geïmporteerd, gesynchroniseerd of bijgewerkt kunnen worden, door middel van een icoontje:

Nieuwe leerling een afdelingsdeelname geven

De leerling komt nu als gebruiker voor in het portal. Vervolgens moet de leerling in een roosterproject nog een afdelingsdeelname krijgen. Dit doet u als volgt:

  • Ga naar Leerlingen > Overzicht
  • Selecteer het betreffende roosterproject
  • Klik op de knop <Toevoegen>
  • Vul de verschillende velden in


  • Klik op <Toevoegen>.


Afdelingsdeelnames importeren

Veelal is bij de leerlingadministratie al bekend op welke afdelingen nieuwe leerlingen komen. Het is mogelijk om deze afdelingsdeelnames te importeren. U heeft hier een CSV (TAB of puntkomma gescheiden) bestand voor nodig.

Al bekend als gebruikers?

Om afdelingsdeelnames te kunnen importeren, moeten leerlingen al wel als gebruiker bekend zijn in het portal en het gebruikerstype Leerling hebben.

Het is alleen mogelijk om afdelingsdeelnames te importeren. Als een leerling al een deelname heeft, dan wordt deze niet bijgewerkt. Synchroniseren is dus niet mogelijk. Oude afdelingsdeelnames moeten dan eerst verwijderd worden.

Het CSV-bestand

De informatie die dit bestand minimaal moet bevatten (per medewerker één regel en de informatie TAB of puntkomma gescheiden) is:

  • leerlingcode (zoals in het portal)
  • de afdeling waar de leerling naartoe gaat

U kunt het bestand eventueel uitbreiden met:

  • Prognose (Pr%)
  • Profiel
  • Opleiding
  • Stamklas

Opleiding, Profiel en Leerpad

Om de plaatsingen naar Somtoday te kunnen exporteren via het portal, is het noodzakelijk dat u zogenaamde "leerpaden" per leerling vastlegt. Dit leerpad zorgt ervoor dat de leerling in Somtoday een plaatsing bij de juiste elementcode krijgt. Lees hier meer over deze leerpaden.


Trefwoorden

nieuwe brugklassers, brugklassen, csvbestand, import, leerlingen toevoegen

  • No labels