Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Inleiding

PORTAL 1.3 DESKTOP 3.2

Voor de migratie van formatiegegevens naar het portal hebben we voor u een stappenplan gemaakt.

Voor het project van het schooljaar 2015-2016 dient u stap 1 en 2 te doen.

Voor het nieuwe project voor schooljaar 2016-2017 voert u het hele stappenplan uit.  


Migratie is alleen voor schooljaar 2016-2017

Let op: de migratie van formatiegegevens kan alleen voor schooljaar 2016-2017. U blijft voor het huidige schooljaar werken met de desktop en de cliënt.

Uitvoeren:

Bij elke stap wordt in een kader exact omschreven welke handelingen u waar dient uit te voeren

Delegeercentrum

Let op dat u altijd eerst synchroniseert en er voor zorgt dat er niemand in het delegeercentrum actief is.

Op deze pagina

Zie ook:


Stap 1: Roosterproject voorzien van een schooljaar

Vanaf portal versie 1.3 zijn de aparte schooljaren komen te vervallen. In plaats hiervan biedt het portal nu een aantal vooraf gedefinieerde schooljaren aan. Belangrijkste reden is dat het portal hierdoor zelf eenvoudig kan bepalen wat het volgende of het vorige schooljaar is, wat bijvoorbeeld zeer belangrijk is bij het prognose proces.

Door deze wijziging zult u eenmalig bij ieder bestaand roosterproject het correcte schooljaar moeten aangeven. Dit doet u als volgt: 

Uitvoeren stap 1: Schooljaar toevoegen
  1. Ga in het portal naar Beheer > Portal > Roosterprojecten
  2. Dubbelklik op het roosterproject om deze te kunnen bewerken
  3. Selecteer uit de lijst bij Schooljaar het correcte schooljaar
     


Stap 2: Zorgen voor de juiste rechten

Het is van belang dat u de juiste rechten heeft om te kunnen werken met de formatie in het portal. Binnenkort gaat het rechtensysteem veranderen maar tot die tijd moet u (als admin) ervoor zorgen dat u als formatiebeheerder van de school in het systeem staat. Daarnaast zal in ieder geval de formatiebeheerder ook deze schoolfunctie moeten krijgen. Meer informatie over de vernieuwing van de rechtenstructuur leest u hier.

Een aantal schoolfuncties is reeds beschikbaar: Decaan, Mentor, Teamleider, Formatiebeheer en Roostermaker. Wanneer u iemand één van deze functies geeft, beschikt deze persoon over de benodigde rechten in het portal. U kunt iemand alleen een schoolfunctie geven als deze "Medewerker" is en een contract bij het schooljaar heeft. 

Dit doet als volgt:

Uitvoeren stap 2: Schoolfuncties toekennen
  1. Controleer of de admin en de formatiebeheerder "Medewerker" zijn
    U gaat in het portal naar: Beheer > Gebruikers. Een groen vinkje in de kolom Wn geeft aan dat de gebruiker reeds medewerker is.
    Wanneer dit niet het geval is klikt u op de knop <Gebruikerstype> en vervolgens op de knop <Toevoegen als medewerker>
     
  2. Controleer of de admin en de formatiebeheer een contract heeft op school in schooljaar 2016-2017
    Ga naar Personeel > Contractbeheer. Voeg eventueel een contract toe met de knop <Toevoegen>
  3. Ga naar Beheer > Schoolfuncties en klik op het tabblad Formatiebeheerders. 
  4. Klik op de knop <Toevoegen> om de admin en de formatiebeheerder deze schoolfunctie te geven.
  5. Controleer in de desktop of er in het docentendomein ook een admin aanwezig is.
  6. Maak deze desnoods aan.


Stap 3: Migratie voorbereiden.
 

Migratie voor schooljaar 2016-2017

Let op: de migratie van formatiegegevens kan alleen voor schooljaar 2016-2017. U blijft voor het schooljaar 2015-2016 werken met de desktop en de cliënt. Het portal geeft dus waarde 0 voor alle contractgegevens van 2015-2016.

Stap 3a: Voor het schooljaar 2016-2017 dient u de docenten te uploaden naar het portal. Wellicht heeft u dat eerder reeds gedaan, in dat geval kunt u verder naar stap 3b.

Uitvoeren stap 3a: Docenten uploaden 2016-2017
  1. Ga in de desktop in het schooljaar 2016-2017 naar de portalconnector
  2. Klik op <Openen> bij <Docenten>
     
  3. Klik op de knop <Uploaden> om de docenten naar het portal weg te schrijven


Stap 3b: Bij stap 7 gaat u o.a. taken naar het portal migreren. Er is in het portal reeds een taakgroep (taakverzameling) voor u aangemaakt. Deze heet algemeen. Straks bij de daadwerkelijke migratie gaat u alle taken naar het portal wegschrijven. Alle taken komen in het portal onder de taakgroep Algemeen te staan. Als u andere taakgroepen wilt gebruiken, moet u voor de migratie deze taakgroepen aanmaken.

Stap 3c: Maak minimaal één vestiging aan in het portal.

Stap 4: Migreren van personeelsgegevens

De daadwerkelijke migratie van de formatiegegevens bestaat uit vier onderdelen:

  • migreren van de personeelsgegevens
  • migreren van de aanstellingen, verloven en uitbreidingen
  • migreren van de taken en toekenningen
  • migreren van persoonlijk budget en startersreductie


De stappen hoeven niet in deze volgorde doorlopen te worden, ze staan alle vier op zichzelf.

Bij elke docent is een hoofdvestiging noodzakelijk

De migratietool wordt pas geopend als alle werknemers een hoofdvestiging hebben. Ontbreken er gegevens, dan komt er eerst een scherm in beeld waarin u dit kunt regelen. Hierin kunt u zowel de hoofdvestiging als de nevenvestiging aangeven. Ook kunt u hier aangeven in welk team een docent geplaatst moet worden.

Personeelsnummer

Het personeelsnummer wordt (nog) niet overgenomen. We hebben op dit moment nog geen functionaliteit binnen het portal gebaseerd op dit personeelsnummer. Dit zal later volgen. Op dat moment wordt het een nummer dat portalbreed gebruikt wordt.

Functie

De gegevens in de kolom Functie worden nog niet overgenomen in het portal. U kunt het wel vullen met: OP, OOP of DIR. Andere keuzes zijn op dit moment nog niet mogelijk.

Uitvoeren stap 4: Migreren van personeelsgegevens
  • Ga in de desktop in schooljaar 2016-2017 naar Formatie > Formatiemigratie > Migratie
     
     
  • Dubbelklik op <upload> bij <Personeelsgegevens uploaden>

  • Pas eventueel in het linkergedeelte van het scherm gegevens aan


  • Klik op de knop <Uploaden>

Migratie personeelsgegevens kan meerdere malen worden uitgevoerd

U kunt het scherm met personeelsgegevens meerdere malen openen en gebruiken. Wanneer u het scherm opent, zijn alle personeelsleden geselecteerd. Hebt u één keer de upload gedaan, dan blijft de software in dit scherm. Wilt u daarna nog een (aangepaste) waarde uploaden, dan moet u de persoon expliciet selecteren om de upload te doen. (Alle docenten in één keer selecteren kan met de optie onder menu Migratieselectie).

Omdat dit scherm meerdere keren te gebruiken is, blijft de tekst in het scherm actief (donker gekleurd). Dit zal straks bij de andere onderdelen van de migratie niet zo zijn, deze worden uitgegrijsd.


Stap 5: Migratie van aanstellingen

Van belang is het om u te realiseren dat de datums die staan bij een aanstelling een andere rol gaan spelen. Dit komt doordat er in de nieuwe formatie in het portal nadrukkelijk verschil wordt gemaakt tussen jaaraanstellingen en uitbreidingen voor vervanging. Deze laatste soort wordt meestal gebruik voor veranderingen in de loop van het schooljaar en zijn daarmee tegenhangers van b.v. zwangerschapsverloven of ziekteverloven. Deze hebben ook een tijdelijk karakter.

De oude aanstellingstypes A t/m E gaan dus nu op in andere vormen. Kijkt u in de migratietool dus goed wat op uw school van toepassing is.

Zorg voor einddatums bij verloven en tijdelijke aanstellingen

Controleer of het aanstellingenscherm van de docenten de juiste datums bevat, met name bij de verloven. Zorg dat een verlof maar ook een tijdelijke aanstelling een einddatum heeft. Het ontbreken van deze waarden kunnen straks verwarring geven bij de migratie.

Persoonlijk verlof is alleen van toepassing op de basisaanstellingen, zowel vast als tijdelijk. Haal vooraf de vinkjes van het persoonlijk budget weg bij de aanstellingen voor vervanging én bij de verloven.

Verschillende typen aanstellingen

  • Desktop type A: vast aanstelling. Dit wordt in het portal een aanstelling, vast. 
     
  • Desktop type B: tijdelijke aanstelling. Dit wordt in het portal een aanstelling, tijdelijk.
     
  • Desktop type C: tijdelijke uitbreiding, meestal voor een heel jaar, voor docenten die al een aanstelling op de school hebben en een kleine uitbreiding krijgen. Als het om een aanstelling gaat voor een heel jaar, wordt het in het portal een aanstelling tijdelijk, anders wordt het een uitbreiding voor vervanging. Deze soort moet u extra controleren!
     
  • Desktop type D: uitbreiding voor vervanging, altijd met een begin en een einddatum. Dit wordt in het portal een uitbreiding voor vervanging.
     
  • Desktop type E: een verlof. Deze zijn er in twee soorten: een jaarverlof als de begin en einddatum samenvallen met het schooljaar, en een kort verlof als er andere data aan hangen. In de migratie gaat dit automatisch goed. In het portal wordt dit een verlof.

Deze migratie kan slechts één keer worden uitgevoerd

Dit onderdeel kunt u maar één keer gebruiken en alleen als er in het portal GEEN informatie staat bij de volgende tabbladen:

  • aanstellingen
  • verloven
  • uitbreidingen ter vervanging

Heeft u hier al gegevens staan, kan kunt u de gegevens weghalen in het portal door in een scherm de bovenste regel te selecteren, daarna met SHIFT+klik op de onderste regel.  Zodra alles is geselecteerd klikt u op de knop <Verwijderen>

Klokuren / wtf

Een verlof en een uitbreiding worden altijd in klokuren weergegeven in het portal. In dit migratiescherm ziet u wel de jaarwtf.

Aanstellingen of verloven met beide datums buiten het schooljaar, worden wel weggeschreven maar met een omvang van 0 uur. U kunt er in het migratiescherm ook voor kiezen om deze aanstellingen niet te schrijven. Dit heeft de voorkeur om vervuiling van het bestand tegen te gaan.

Een start- of einddatum anders dan het begin of het einde van het schooljaar, zorgt er nu voor dat er alleen een uitbreiding van gemaakt kan worden. Dit wordt nog aangepast, zodat er ook aanstellingen van nieuwe docenten met een latere startdatum dan 01-08 kunnen worden toegevoegd.

Uitvoeren stap 5: Migreren van de aanstellingen
  • Haal eerst de vinkjes van het persoonlijk budget weg bij alle aanstellingen behalve type A en B. Dit doe je bij de aanstellingen zelf.
  • Dubbelklik in het scherm van de formatiemigratie op <upload> bij <Migreren aanstellingen, verloven en uitbreidingen>
  • Afhankelijk van het type aanstelling en het wel of niet voorkomen van een begin- en einddatum, kunt u hier nog wijzigingen aanbrengen voordat u de gegevens uploadt naar het portal. U heeft de mogelijk uit: Neem niet over, vaste aanstelling, tijdelijke aanstelling, verlof of tijdelijke uitbreiding.
     
  • Tenslotte klikt u op de knop <Uploaden>


Stap 6: Migratie van taken

Tijdens deze stap worden de taken die u in de desktop heeft en de toekenningen bij docenten naar het portal weggeschreven. Standaard is er reeds een taakgroep in het portal voor u aangemaakt. Het is mogelijk de taakverzamelingen te migreren. U kunt de verzamelingen eerst aanmaken in het portal (worden in het portal taakgroepen genoemd). Tijdens de migratie kunt u dan de taak aan de juiste taakgroep hangen. Het alternatief is om na de migratie van de taken, de taken aan deze taakgroepen hangen. Dit is meer werk.

Een taak moet in het portal bij exact één taakgroep ingedeeld worden. Dit was in de desktop niet het geval..
 

Deze migratie kan slechts één keer worden uitgevoerd

Dit onderdeel kunt u maar één keer gebruiken en alleen als er in het portal GEEN informatie staat bij de volgende tabbladen:

  • geactiveerde taken
  • taaktoekenningen

Heeft u hier al gegevens staan, kan kunt u de gegevens weghalen in het portal door in een scherm de bovenste regel te selecteren, daarna met SHIFT+klik op de onderste regel.  Zodra alles is geselecteerd klikt u op de knop <Verwijderen>

Afkorting EN een naam

We raden u aan om zowel een naam als een afkorting bij een taak vast te leggen. Eventueel kunt u een opmerking toevoegen.

Gebruik geen vreemde tekens en spaties

Er zijn beperkingen in de benaming van de afkorting en de naam van de taak. Als de naam niet voldoet aan de voorwaarden, dan ziet u de naam, in het rood verschijnen. De tooltip geeft de informatie hierover. In de afkortingen mogen geen vreemde tekens of spaties voorkomen.

Uitvoeren stap 6: migreren taken en toekenningen
  • Dubbelklik in het scherm van de formatiemigratie op <uploaden> bij <migreren van taken en toekenningen>


  • In het scherm dat verschijnt kunt u in de meest rechtse kolom klikken om taken bij de juiste taakgroep in te delen. Pas als alle taken ingedeeld zijn, wordt de uploadknop actief.


  • Met de knop <Bewerk UDM taken> kunt u eventueel nog taken wijzigen
     

  • Klik tenslotte op de knop <uploaden> om de taken en toekenningen naar het portal te migreren


Geen taken uitsluiten

Er kunnen geen taken uitgesloten worden. Pas wanneer alle taken zijn ondergebracht in een taakgroep kan er geüpload worden.

Stap 7: Migratie van Persoonlijk Budget en startersreductie

Bij het migreren van het persoonlijk budget en de startersreductie speelt het volgende:

Een persoonlijk budget met als doelbesteding verlof wordt direct als verlof geëffectueerd. Dus zowel in het scherm persoonlijk budget als in het scherm verloven. Dit verlof kan in de praktijk een jaarverlof zijn (denk aan de oude bapo-uren) maar ook een verlof in de vorm van snipperdagen. Tijdens de migratie wordt er altijd een jaarverlof van gemaakt. Wilt u een tijdelijk verlof er van maken, dan voert u de datums in. Ook kunt u de verloven weghalen en op een later tijdstip invoeren.
 

Deze migratie kan slechts één keer worden uitgevoerd

Dit onderdeel kunt u maar één keer gebruiken en alleen als er in het portal GEEN informatie staat bij de volgende tabbladen:

  • startersregeling
  • persoonlijke budgetten
  • verloven van het type: persoonlijk budget

Heeft u hier al gegevens staan, kan kunt u de gegevens weghalen in het portal door in een scherm de bovenste regel te selecteren, daarna met SHIFT+klik op de onderste regel.  Zodra alles is geselecteerd klikt u op de knop <Verwijderen>


Uitvoeren stap 7: migreren persoonlijk budget en startersreductie
  • Dubbelklik op <upload> bij <Migreren pers. budgetten en startersregelingen>
     

  • In het scherm dat verschijnt kunt u niets aanpassen.


  • Klik op de knop <uploaden>
  • Ga in het portal naar het scherm verloven en haal zo nodig verloven die tijdelijk zijn, weg.



Doorvoeren naar het portal vult dus drie schermen:

  • startersregeling
  • persoonlijke budgetten
  • verloven met het type: persoonlijk budget verlof


Wanneer u stap 4 t/m 7 heeft doorlopen zou uw scherm van de formatiemigratie er als volgt uit moeten zien:

Stap 9: Controleer de formatieparameters

Controleer of u de formatieparameters heeft geüpload naar het portal. Als u tot nu toe alleen in Zermelo 2 heeft gewerkt, zijn deze instellingen nog niet aangemaakt en worden de AST en de DESK nog niet berekend. Ook de berekening van de inzet lessen klopt dan niet omdat er geen standaard lesvergoeding is gedefinieerd.

Waar u dit doet leest u hier.

Stap 10: Aanpassen van een eventueel ZFM-bestand

Het ZFM-bestand in het schooljaar 2015-2016 maakt gebruik van gegevens uit het udmz-bestand. Daarop zijn de formules gebaseerd.

In de desktop en het portal worden er gegevens weggeschreven in het portal. Ook lezen van gegevens gebeurt nu vanaf een andere plek.

Er zijn nieuwe formules gekomen voor zowel het lezen van gegevens als het schrijven van gegevens.

De informatie hierover vindt u hier.







  • No labels