Pagina-navigatiestructuur
Spring naar het einde van metadata
Ga nar het begin van metadata

Inleiding

Voordat u daadwerkelijk aan de slag kunt met het organiseren van een ouderavond, dient u een aantal zaken te regelen. Nadat u de stappen die op deze pagina staan heeft uitgevoerd, kunt u de Ouderavond Client starten. In deze client kunt u vervolgens meer regelen voor de betreffende ouderavond.

PORTAL Ouders > Ouderavonden


Peilweek i.p.v. upload

Vanaf desktop 3.10 en portal 1.15 is het niet meer nodig een upload vanuit de desktop te doen. U kunt in het portal een peilweek aan de ouderavond meegeven. De lessenverdeling van die week is dan bepalend voor de gespreksmogelijkheden. Wij raden u sterk aan om hier gebruik van te maken.

Voorbereiding

Er zijn een aantal dingen noodzakelijk om een ouderavond te kunnen organiseren. 

Er van uitgaande dat de schoolstructuur al bekend is in het portal, evenals de groepsindelingen en de lessenverdeling, dient de ouder-leerling relatie te worden aangebracht. Deze kunt u handmatig aanbrengen of via een verzorgersexport uit uw leerlingvolgsysteem inlezen in het portal. Voor meer informatie hierover gaat u naar Ouders/verzorgers importeren en bijwerken.


Gezinnen vervangen door ouder-leerlingrelatie

Let op: de inrichting van de ouderavondmodule is vanaf augustus 2017 (desktop 3.9 en portal 1.13) aangepast!

We werken niet meer met 'Gezinnen', maar alleen met ouder-leerlingrelaties.

Wij raden u aan eerst minimaal desktopversie 3.9 te installeren, voordat u de gegevens van ouders/verzorgers gaat updaten.

Nieuwe ouderavond aanmaken

Een nieuw ouderavondproject maakt u aan in het portal.

Het aanmaken van een ouderavond
  1. Ga naar Ouders > Ouderavonden > Beheer
  2. Selecteer het juiste roosterproject
  3. Klik op de knop <Toevoegen>, een invoerscherm opent
  4. Geef de ouderavond een naam
  5. Bij Nadere toelichting typt u algemene informatie, zichtbaar bovenin het scherm voor ouders en docenten
  6. Geef aan of het mogelijk moet zijn voor ouders om een Opmerking aan de roostermaker toe te voegen. Als u het vinkje laat staan, kunnen ouders bij het aanvragen van de gesprekken een opmerking typen. Deze opmerking zal de roostermaker te zien krijgen wanneer hij/zij bepaalde gespreksmomenten gaat blokkeren.
  7. Geef aan of het mogelijk moet zijn voor ouders om een Opmerking aan de docent toe te voegen. Als u het vinkje aan zet, kunnen ouders bij elk aangevraagd gesprek een opmerking invoeren. Deze opmerking zal de docent te zien krijgen in het rooster van de ouderavond.
  8. Geef aan of het mogelijk moet zijn voor ouders om een Lang gesprek aan te vragen. Als u het vinkje laat staan, kunnen ouders bij het aanvragen van de gesprekken aangeven of ze een gesprek extra lang willen laten duren. Dit houdt in dat het gesprek op twee aaneengesloten gespreksmomenten ingeroosterd zal moeten worden.
  9. Vul het maximaal aantal aanvragen per kind in en de uiterste aanvraagdatum
  10. Vul eventueel een peilweek in voor de docent-leerling relatie (groepsindeling en lessenverdeling moet daarvoor aanwezig zijn in het portal)
  11. Maak de ouderavond aan door op de knop <Toevoegen> te klikken.

Kies de juiste peilweek

Stel u heeft in februari (tijdens tijdvak 2) een ouderavond waar resultaten uit het eerste half jaar (tijdvak 1) besproken worden. Heeft u wisselende lessentabellen of gewijzigde lessenverdeling? Kies dan een peilweek uit tijdvak 1, anders krijgen de ouders niet de juiste gespreksmogelijkheden aangeboden.

Gepubliceerd: Met dit vinkje zorgt u ervoor dat de ouderavond zichtbaar is voor de ouders. De ouders kunnen vanaf het moment dat het vinkje aan staat gesprekken aanvragen, tot de deadline is verstreken. Dit vinkje zorgt ook voor het zichtbaar zijn van de roosters. Vanuit de Ouderavond Client publiceert u het rooster. Om het zichtbaar te maken voor de ouders zoekt u de ouderavond op in het portal bij Ouders > Ouderavonden > Beheer. U zet bij de juiste ouderavond het vinkje onder Gepubliceerd? aan. Wanneer u de publicatie van het rooster wilt verwijderen, kunt u het vinkje weghalen. De ouderavond is dan niet meer zichtbaar.

Aparte aanvragen voor gescheiden ouders 

Voordat u gespreksmogelijkheden gaat aanmaken dient u te bedenken of gescheiden ouders gezamenlijk of apart van elkaar gesprekken mogen aanvragen. Als beide ouders samen gesprekken aanvragen, hoeft u verder niets te regelen. Wilt u echter dat gescheiden ouders onafhankelijk van elkaar gesprekken mogen aanvragen, dan kunt u dit in het portal aangeven.

In het scherm Leerlingen > Overzicht kunt u onder het tabblad Eigenschappen de leerlingen aanvinken voor wie u aparte gespreksmogelijkheden wilt maken:

Als u vervolgens in de Ouderavond Client de gespreksmogelijkheden gaat genereren, houdt de software rekening met de gescheiden ouders van deze leerling.

De informatie over 'Aparte gesprekken ouders' is een eigenschap die bij de leerling wordt opgeslagen. U hoeft dus niet elk jaar opnieuw aan te geven bij welke leerling u aparte gesprekken wilt genereren.

Peilweek of upload vanuit de desktop

De ouderavond wordt gebaseerd op het rooster van uw school. Dat betekent dat van de correcte docent-leerlingrelatie uit wordt gegaan bij het klaarzetten van de gespreksmogelijkheden. De roostermaker schrijft vanuit de desktop dit bestand weg voor de ouderavond. Dit bestand wordt opgeslagen in het portal. Vanaf desktop 3.10 en portal 1.15 is het echter ook mogelijk een peilweek te bepalen. De lessenverdeling van die week is dan bepalend voor de gespreksmogelijkheden. Uiteraard is het dan wel van belang dat de (mogelijk aangepaste) lessenverdeling correct in het portal is verwerkt. Wellicht heeft u vervangers op lessen gezet van docenten die met verlof zijn. In dat geval heeft u in de Ouderavond Client de keuze voor welke docent een gesprek aangevraagd kan worden.

Bepalen van een peilweek

PORTAL 1.15 DESKTOP 3.10

Zoal u eerder op deze pagina heeft kunnen zien, wordt de peilweek bij het aanmaken van de ouderavond in het portal bepaald. De lessenverdeling in het portal (!) van die week is dan bepalend voor de gespreksmogelijkheden die u in de Ouderavond Client aanmaakt. Als u niet zeker bent van een correcte lessenverdeling in het portal, kunt u nog gebruik maken van de mogelijkheid uw roosterbestand te uploaden. Houd er echter rekening mee dat deze optie gaat verdwijnen in schooljaar 2018-2019, zie de opmerking bovenaan deze pagina.

Upload vanuit de desktop

Let op: zorg ervoor dat de Ouderavond Client in zijn geheel is afgesloten voordat u een upload maakt voor de ouderavond. Dus niemand mag in de Ouderavond Client aan het werk zijn. Alleen wanneer de Ouderavond Client is afgesloten wordt de upload correct in het portal opgeslagen.

Het uploaden van een roosterbestand
  1. Open vanuit het portal de desktop. Open het roosterproject waarvoor u de ouderavond heeft aangemaakt
  2. Ga naar Beheer > Upload voor ouderavond
  3. Kies de ouderavond waarvoor u het bestand wilt uploaden en klik op <OK>
  4. U krijgt mogelijk een melding dat door deze handeling bestaande ouderavondgegevens in de cloud worden verwijderd. U kunt het wegschrijven bevestigen of annuleren
  5. Na een succesvolle upload krijgt u hierover een mededeling
  6. U kunt nu de desktop sluiten.

Gedurende het jaar veranderen hoogstwaarschijnlijk de gegevens in het basisrooster. U kunt met de optie Beheer > Upload voor Ouderavond het huidige basisrooster wegschrijven. De gegevens waarmee u de ouderavond gaat roosteren (bijvoorbeeld de vakkenpakketten van de leerlingen) zijn dan up to date.

Als u eerder wijzigingen hebt aangebracht aan de ouderavond, krijgt u bij stap 2 een overzicht te zien van bestanden die bij het uploaden worden vervangen door een nieuw bestand. U kunt dan doorgaan met het wegschrijven van de gegevens of de upload annuleren.

De Ouderavond Client opstarten

U heeft een ouderavondbestand aangemaakt. Nu kunt u vanuit het portal de speciale client voor de ouderavond starten.

Het opstarten van de Ouderavond Client
  1. Ga naar Ouders > Ouderavonden > Beheer. In dit scherm ziet u een overzicht van aangemaakte ouderavonden
  2. Klik bij de gewenste ouderavond op de knop <Start> in de kolom Start Ouderavond Client. U opent nu de speciale Ouderavond Client voor het roosteren van de ouderavond.

U bent nu in het openingsscherm van de Ouderavond module:

In deze client maakt u gegevens aan, zoals gespreksmogelijkheden, blokkades en ingeroosterde gesprekken. Deze gegevens worden automatisch gesynchroniseerd met het portal. Zodra u een scherm sluit zal de software dit automatisch doen. U kunt de client verlaten met het rode kruisje rechtsboven.

Op de pagina Datum en tijden bepalen leggen wij uit hoe u de ouderavond verder opzet.


  • Geen labels