Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Inleiding

Voordat u daadwerkelijk aan de slag kunt met het organiseren van een ouderavond, dient u een aantal zaken te regelen. Nadat u de stappen die op deze pagina staan heeft uitgevoerd, kunt u de Ouderavond Client starten. In deze client kunt u vervolgens meer regelen voor de betreffende ouderavond.

PORTAL Ouders > Ouderavonden


Peilweek i.p.v. upload

Vanaf versie 19.09 is het niet meer mogelijk een upload vanuit de desktop te doen. U dient in het portal een peilweek aan de ouderavond mee te geven. De lessenverdeling van die week is dan bepalend voor de gespreksmogelijkheden. 

Voorbereiding

Er is een aantal dingen noodzakelijk om een ouderavond te kunnen organiseren. 

Er van uitgaande dat de schoolstructuur al bekend is in het portal, evenals de groepsindelingen en de lessenverdeling, dient de ouder-leerling relatie te worden aangebracht. Deze kunt u handmatig aanbrengen of via een verzorgersexport uit uw leerlingadministratiesysteem inlezen in het portal.

Voor meer informatie hierover gaat u naar Ouders/verzorgers importeren en bijwerken.

Nieuwe ouderavond aanmaken

Een nieuw ouderavondproject maakt u aan in het portal.

Het aanmaken van een ouderavond
  1. Ga naar Ouders > Ouderavonden > Beheer
  2. Selecteer het juiste roosterproject
  3. Klik op de knop <Toevoegen>, een invoerscherm opent
  4. Geef de ouderavond een naam
  5. Bij Nadere toelichting typt u algemene informatie, zichtbaar bovenin het scherm voor ouders en docenten
  6. Geef aan of het mogelijk moet zijn voor ouders om een Opmerking aan de roostermaker toe te voegen. Als u het vinkje laat staan, kunnen ouders bij het aanvragen van de gesprekken een opmerking typen. Deze opmerking zal de roostermaker te zien krijgen wanneer hij/zij bepaalde gespreksmomenten gaat blokkeren.
  7. Geef aan of het mogelijk moet zijn voor ouders om een Opmerking aan de docent toe te voegen. Als u het vinkje aan zet, kunnen ouders bij elk aangevraagd gesprek een opmerking invoeren. Deze opmerking zal de docent te zien krijgen in het rooster van de ouderavond.
  8. Geef aan of het mogelijk moet zijn voor ouders om een Lang gesprek aan te vragen. Als u het vinkje laat staan, kunnen ouders bij het aanvragen van de gesprekken aangeven of ze een gesprek extra lang willen laten duren. Dit houdt in dat het gesprek op twee aaneengesloten gespreksmomenten ingeroosterd zal moeten worden.
  9. Vul het maximaal aantal aanvragen per kind in en de uiterste aanvraagdatum
  10. Vul een peilweek in voor de docent-leerling relatie (groepsindeling en lessenverdeling moet daarvoor aanwezig zijn in het portal)
  11. Geef aan hoe wenselijk het is dat ouders en vervolgens docenten een smal rooster hebben (zo min mogelijk wachttijd tussen gesprekken)
  12. Geef bij Lengte en Max het aantal gesprekken aan. 
  13. Maak de ouderavond aan door op de knop <Toevoegen> te klikken.

Pauzewensen

U kunt instellen hoeveel gesprekken een docent of ouder/verzorger achter elkaar heeft. Standaard staat ingesteld dat docenten in een reeks van 6 gespreksmomenten maximaal 4 gesprekken hebben. Hierbij wordt er vanuit gegaan dat docenten op een vaste plek blijven zitten en af en toe een pauze hebben. Bij ouders staat standaard ingesteld dat zij in een reeks van twee gesprekken maximaal één gesprek hebben. Ouders hebben namelijk tijd nodig om van lokaal naar lokaal te lopen. 

Kies de juiste peilweek

Stel u heeft in februari (tijdens tijdvak 2) een ouderavond waar resultaten uit het eerste half jaar (tijdvak 1) besproken worden. Heeft u wisselende lessentabellen of gewijzigde lessenverdeling? Kies dan een peilweek uit tijdvak 1, anders krijgen de ouders niet de juiste gespreksmogelijkheden aangeboden.

Gepubliceerd: Met dit vinkje zorgt u ervoor dat de ouderavond zichtbaar is voor de ouders. De ouders kunnen vanaf het moment dat het vinkje aan staat gesprekken aanvragen, tot de deadline is verstreken. Dit vinkje zorgt ook voor het zichtbaar zijn van de roosters. Vanuit de Ouderavond Client publiceert u het rooster. Om het zichtbaar te maken voor de ouders zoekt u de ouderavond op in het portal bij Ouders > Ouderavonden > Beheer. U zet bij de juiste ouderavond het vinkje onder Gepubliceerd? aan. Wanneer u de publicatie van het rooster wilt verwijderen, kunt u het vinkje weghalen. De ouderavond is dan niet meer zichtbaar.

Aparte aanvragen voor gescheiden ouders 

Voordat u gespreksmogelijkheden gaat aanmaken dient u te bedenken of gescheiden ouders gezamenlijk of apart van elkaar gesprekken mogen aanvragen. Als beide ouders samen gesprekken aanvragen, hoeft u verder niets te regelen. Wilt u echter dat gescheiden ouders onafhankelijk van elkaar gesprekken mogen aanvragen, dan kunt u dit in het portal aangeven.

In het scherm Leerlingen > Overzicht kunt u onder het tabblad Eigenschappen de leerlingen aanvinken voor wie u aparte gespreksmogelijkheden wilt maken:

Als u vervolgens in de Ouderavond Client de gespreksmogelijkheden gaat genereren, houdt de software rekening met de gescheiden ouders van deze leerling.

De informatie over 'Aparte gesprekken ouders' is een eigenschap die bij de leerling wordt opgeslagen. U hoeft dus niet elk jaar opnieuw aan te geven bij welke leerling u aparte gesprekken wilt genereren.

De Ouderavond Client opstarten

U heeft een ouderavondbestand aangemaakt. Nu kunt u vanuit het portal de speciale client voor de ouderavond starten.

Het opstarten van de Ouderavond Client
  1. Ga naar Ouders > Ouderavonden > Beheer. In dit scherm ziet u een overzicht van aangemaakte ouderavonden
  2. Klik bij de gewenste ouderavond op de knop <Start> in de kolom Start Ouderavond Client. U opent nu de speciale Ouderavond Client voor het roosteren van de ouderavond.

U bent nu in het openingsscherm van de Ouderavond module:

In deze client maakt u gegevens aan, zoals gespreksmogelijkheden, blokkades en ingeroosterde gesprekken. Deze gegevens worden automatisch gesynchroniseerd met het portal. Zodra u een scherm sluit zal de software dit automatisch doen. U kunt de client verlaten met het rode kruisje rechtsboven.

Op de pagina Datum en tijden bepalen leggen wij uit hoe u de ouderavond verder opzet.