Pagina-navigatiestructuur
Spring naar het einde van metadata
Ga nar het begin van metadata

Inleiding

Het kan zijn dat u op dit moment met meerdere scholen gebruik maakt van één portal. Mogelijk loopt u hierbij tegen problemen aan die mogelijk opgelost kunnen worden door het portal te splitsen. Op deze pagina kunt u zien of splitsen een goede optie voor u is, en hoe het proces dan kan verlopen.

Samenvoegen niet mogelijk

Het samenvoegen van twee portals is niet mogelijk. De keuze of u wel of niet wilt splitsen is dus erg belangrijk.

Gegevens opruimen

Bij het splitsen van het portal wordt in principe een kopie gemaakt. U zult zelf de gegevens die niet meer nodig zijn moeten verwijderen of archiveren.

Op deze pagina

Wanneer splitsen?

Op het moment dat er twee scholen zijn die samen in een portal zitten maar voor ALLE volgende gevallen niet samenwerken kan het nuttig zijn om het portal te splitsen:

  1. Geen samenwerking voor het dagelijkse rooster.
  2. Geen samenwerking op het gebied van formatie.
  3. Geen samenwerking voor het maken van het basisrooster.
  4. Geen samenwerking op het gebied van ouderavonden/informatieavonden.
  5. Geen reizende docenten.
  6. Geen gedeelde leerlingadministratie.

Voordelen van een splitsing kunnen zijn:

  1. Beheerders hoeven geen rekening meer te houden met de beheerders van de andere school, en kunnen alle portalinstellingen zelf aanpassen.
  2. Het is mogelijk gebruik te maken van dubbele docentafkortingen of leerlingafkortingen.

Voordelen van samen in één portal kunnen zijn:

  1. Leerlingen die van school wisselen kunnen gemakkelijk naar een andere roosterproject geprognosticeerd worden. Een decaan kan dus ook direct pakketten invoeren voor leerlingen van andere scholen binnen het portal.
  2. Je hoeft maar één keer een lijst met keuzes, secties, bevoegdheidstypes en taken en dergelijke in te voeren, waarmee de kans op goede schooloverstijgende informatie groter is.
  3. Docenten die op meerdere scholen werken krijgen hun rooster in één app te zien.
  4. Ouders met kinderen op meerdere scholen kunnen via één portal hun gesprekken aanvragen en hoeven dus niet meerdere keren in te loggen.
  5. Verwerken van bovenschools beleid is makkelijker in te voeren en te monitoren.

Het proces

Vooraf

U dient de volgende zaken te regelen voordat de splitsing kan plaatsvinden:

  1. U neemt contact op met uw accountmanager bij Zermelo om het proces door te spreken. Samen met u kijken we of splitsen inderdaad verstandig is.
  2. U neemt contact op met personen binnen de school, of externe bedrijven die koppelen met het Zermelo Portal, en geeft aan dat u met twee (of meer) verschillende portals wilt gaan werken. Het kan zijn dat zij dit niet ondersteunen of dat er aan hun kant zaken geregeld moeten worden. Mogelijke koppelingen zijn:
    1. Inloggen via LDAP via een server van de school. Zeer waarschijnlijk hoeft er voor deze koppeling niets te worden aangepast.
    2. Single-sign-on via SAML 2.0 (ADFS).
    3. Koppeling met de leerlingadministratie of ELO voor roosters of voor ouderavonden.
    4. User provisioning met middleware.
    5. Firewall- of proxy-uitzonderingen voor uw portaladres, voor de roostermaker of voor iedereen. Dit kan dan gaan over het verbinden met het portal via de browser, of over Zermelo Desktop/Client/Ouderavond-client.
    6. Links naar uw portaladres vanuit uw schoolsite, aanmeldingsmails etc.
  3. U spreekt intern in de organisatie, en met Zermelo, een tijdstip af waarop de splitsing kan plaatsvinden. Wij adviseren woensdag 14:00. Het splitsen duurt een uur of twee. Wat Zermelo betreft kan dit binnen een paar weken gepland worden, afhankelijk van hoe druk het is. Het is bijzonder handig als op het moment van de splitsing de volgende mensen aanwezig zijn:
    1. Er is een portalbeheerder nodig om te kijken of het systeem nog goed functioneert en om binnen de school te communiceren dat de omzetting is voltooid (of dat deze is mislukt).

    2. Iemand met verstand van de single-sign-on koppeling die daar aanpassingen kan doen (indien u gebruik maakt van single-sign-on).

    3. Beheerder van de schoolwebsite (om links aan te passen).

    4. Netwerk/proxy/firewall/systeembeheerders.

  4. Minimaal een week van tevoren stelt u alle gebruikers op de hoogte van de aanstaande splitsing.
  5. U plaatste een Mededeling van de beheerder op de inlogpagina van het portal om gebruikers extra te herinneren dat ze nu op een ander adres moeten zijn.

De splitsing zelf

Het splitsen van een portal bestaat uit de volgende stappen. De totale splitsing kan een paar uur in beslag nemen. Houdt u er rekening mee dat u mogelijk de rest van de dag geen gegevens kunt bewerken in het portal.

  1. Tijdens het splitsen is het niet mogelijk om gegevens te bewerken in het portal.
  2. Er wordt door Zermelo een kopie gemaakt van het bestaande portal en dit wordt onder een nieuwe naam neergezet.
  3. Eventueel wordt het bestaande portal door Zermelo hernoemd. Het portal is hierbij korte tijd niet beschikbaar.
  4. Er bestaan nu twee portals die een exacte kopie zijn van elkaar. U kunt nu zelf in de twee portals de zaken die niet meer nodig zijn archiveren of verwijderen. Wilt u hierbij ondersteuning van Zermelo? Voor het opruimen van het portal door Zermelo geldt ons uurtarief.

    Gegevens verwijderen

    Het verwijderen van gegevens is een complex proces en u mag niet alle gegevens zomaar verwijderen. Het portal voert strenge controles uit of gegevens van elkaar afhankelijk zijn, voordat u iets kunt verwijderen. Deze controles kunnen echter blokkerend werken als u een gekopieerd portal wilt opruimen.

Na afloop

  1. Gebruikers gaan na de splitsing naar een nieuw adres om in te loggen. Dit kan met dezelfde inloggegevens als die ze eerder gebruikten. U stelt de gebruikers (nogmaals) op de hoogte via een bericht op uw site of via een email.
  2. Gebruikers moeten de Zermelo App opnieuw koppelen.
  3. Aan partijen die koppelen met het portal moeten de nieuwe portaladressen doorgegeven worden.
  4. U controleert of iedereen kan inloggen en of alle koppelingen nog goed werken.

Kosten

Aan een extra portal zijn kosten verbonden. Op dit moment (november 2016) zijn deze als volgt:

  1. Het eerste extra portal kost 500 euro/jaar.
  2. Elk extra portal hierna kost 250 euro/jaar.
  3. Voor het kopiëren van een portal rekenen we geen kosten.
  4. Voor het optionele door Zermelo opruimen van de portals geldt ons gebruikelijke uurtarief.
  • Geen labels