Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Inleiding

Desktop 19.04 Roosterwensen overnemen uit het portal

Vanaf versie 19.04 is het mogelijk de roosterwensen uit het portal (voorkeuren en blokkades voor dagen/dagdelen), over te nemen in de desktop. Hoe dat werkt leest u in deze handleiding: Roosterwensen docenten overnemen

Overschrijving van wensen die in de desktop staan

Indien u uw roosterwensen download uit het portal overschrijven deze de instellingen die u in uw desktop bestand bij docenten basis heeft ingesteld. U kunt deze twee manieren van docent randvoorwaarden dus niet zonder meer door elkaar gebruiken. Indien u de roosterwensen uit het portal download kunt u extra randvoorwaarden aanmaken zoals hieronder beschreven word. 


In dit hoofdstuk leert u basis en uitgebreide randvoorwaarden bij docenten in te stellen. In het basisscherm van de randvoorwaarden voor docenten kunt u veel wensen en eisen vastleggen, zoals het aantal beschikbare dagen, voorkeuren voor vrije dagen en blokkades op posities. Ook kunt u hier voorwaarden opgeven voor bijvoorbeeld het roostervolume of het aantal tussenuren.

Wanneer u de randvoorwaarden bij docenten nog specifieker wilt aansturen, kunt u terecht in het scherm voor de uitgebreide randvoorwaarden. U bepaalt zelf de strafpunten per randvoorwaarde en heeft een groot aantal typen tot uw beschikking.

Let in dit hoofdstuk goed op de symbolen BASIS en UITGEBREID, deze geven aan waar u de betreffende randvoorwaarde kunt invoeren.


DESKTOP Roosteren > Roosteren Pro*

* Als u alleen gebruik maakt van Zermelo Basis, dan kunt u Docenten Basis bereiken via Roosteren Basis.

BASIS Randvoorwaarden > Docenten > Docenten Basis

U komt ook in het docenten-basis-scherm door op  te klikken, of de sneltoets CTRL+D te gebruiken als u in Roosteren Pro bent.

UITGEBREID Randvoorwaarden > Docenten > Docenten Uitgebreid

U komt ook in het docenten-uitgebreid-scherm door op  te klikken, of de sneltoets SHIFT+D te gebruiken als u in Roosteren Pro bent.

Instructievideo basis docenten


Dagen en dagdelen instellen

Docenten zijn een x aantal dag(del)en per week beschikbaar voor lessen, maar vaak zijn er nog meer wensen ten aanzien van vrije dag(del)en. Deze wensen kunt u invoeren bij de randvoorwaarden voor docenten.

Beschikbare dagen en dagdelen (niet van toepassing indien u roosterwensen uit het Zermelo Portal download)

BASIS

In de tabel Aantallen dag(del)en kunt u in de witte cellen invullen hoeveel dagen en dagdelen een docent of onderwijsassistent beschikbaar is voor lessen. 

In de grijze cellen wordt geteld hoeveel dagen en dagdelen er vrij van lessen moeten zijn en ook hoeveel van die dagen en dagdelen nog onbepaald zijn. Wanneer er meer vrije dag(del)en zijn bepaald dan het aantal dag(del)en dat iemand vrij zou moeten zijn, dan wordt het desbetreffende gegeven rood.

Wanneer u gebruik maakt van Formatie in het portal, dan kunt u de beschikbaarheden uit het portal overnemen. U ziet welke docenten er volgens de desktop meer of minder dagen beschikbaar zijn dan volgens het portal.

Met de knop kunt u de dagen en dagdelen uit het portal overnemen in de desktop.

Bepaalde dag of dagdeel vrij (niet van toepassing indien u roosterwensen uit het Zermelo Portal download)

BASIS

U "blokkeert" een bepaalde dag of dagdeel door in de regel van de desbetreffende docent te klikken in de cel van de desbetreffende dag of het gewenste dagdeel.
In de cel komt nu een "=" te staan; een "x" betekent dat er al een ingeroosterde les staat.

Let op!

De term "Blokkeren" staat tussen aanhalingstekens omdat Zermelo geen echte blokkades kent: het is een héle sterke wens.
Er zal echter nooit een les niet geplaatst worden omdat ergens een hele sterke wens staat, immers: het belangrijkste voor de roosterautomaat is dat de lessen in het rooster (blijven) staan.

Voorkeur voor dag of dagdeel vrij (niet van toepassing indien u roosterwensen uit het Zermelo Portal download)

BASIS

U kunt ook een voorkeur aangeven die minder zwaar weegt dan een "blokkade". U hebt verschillende mogelijkheden.

In onderstaande voorbeelden zijn de niet-relevante panelen opgekropt ten behoeve van de leesbaarheid.
  • Als u met de rechtermuisknop in een cel klikt, kunt u een wensgewicht aangeven: sterke voorkeur (1), voorkeur (2) en lichte voorkeur (3). U kunt zo ook een eerder ingevoerde voorkeur weghalen.
    In de cel komt nu het getal te staan dat het voorkeurstype aangeeft:1, 2 of 3.
  • Wanneer een docent recht heeft op één of meerdere vrije dagen of dagdelen en hij enkele dag(del)en bóven andere dag(del)en verkiest, dan kunt u met SHIFT+klik de voorkeursdagen/-dagdelen aangeven. De geselecteerde cellen krijgen nu een paars blokje. Van de dag(del)en met een paars blokje moet er minimaal één vrij blijven.
  • Wanneer een docent een voorkeur heeft om juist wél op een bepaalde dag of dagdeel te werken, kunt u dat aangeven door in de desbetreffende cel te ALT+klikken. De geselecteerde cel krijgt nu een groen ruitje.

    Tip

    Zermelo controleert meteen of uw ingevoerde wensen niet tegenstrijdig zijn met de andere voorwaarden.
    Bijvoorbeeld: docent X heeft beschikbaarheid 4-8 en de vrijdag is "geblokkeerd"; wanneer u nu nog de wens "donderdag vrij" zou invoeren ziet het programma dat u overvraagt. Wanneer u het scherm sluit krijgt u een melding.

Max aantal dagen achter elkaar werken

UITGEBREID

Stel dat een docent 3 dagen beschikbaar is. De vrije dagen liggen niet vast maar de docent wil geen 3 dagen achter elkaar lesgeven.

Er zijn 3 mogelijkheden die we dus niet willen:

  • ma, di en wo werken
  • di, wo en do werken
  • wo, do en vr werken

Om dit te voorkomen moeten we dus zorgen dat in iedere combinatie minstens 1 vrije dag zit. 

Eerst geven we aan dat er van de maandag, dinsdag en woensdag 1 dag vrij moet zijn.

  • Selecteer de docent waarvoor u de randvoorwaarde wilt aanmaken
  • Klik in de cel met de tekst <nieuw, klik links>

  • Klik op lessen op minst bezette roosterplaatsen
  • Het evaluatietype staat automatisch op "Zo min mogelijk" en de grens op 0. Laat dit zo staan
  • Selecteer de maandag, de dinsdag en de woensdag in de kolom Roosterplaatsen
  • Wijzig eventueel de strafpunten.

Ditzelfde doet u voor de combinaties di, wo, do en wo, do, vr.

In onderstaand voorbeeldrooster ziet u:

  • maandag 3 lessen
  • dinsdag 4 lessen
  • woensdag 6 lessen

Aangezien er op de lichtste dag 0 lessen mogen staan, krijgen we nu 3 x 100.000 strafpunten (maandag). 

Tussenuren en roostervolume instellen

Voor docenten is het mogelijk om verschillende wensen te hebben wat betreft tussenuren. Zo kunt u aangeven hoeveel tussenuren docenten mogen hebben, of ze in blokken mogen voorkomen en hoe lang een docent op school mag zijn (lessen+tussenuren).

Aantal tussenuren per week

BASIS

U kunt bij docenten basis opgeven wat u vindt van tussenuren voor docenten. U kunt bij grens aangeven hoeveel tussenuren per week u nog acceptabel vindt en bij maximum vanaf welk aantal u het niet meer acceptabel vindt.
Het verschil tussen grens en maximum is het aantal strafpunten dat er wordt toegekend. Indien de grens wordt overschreden dan worden er minder strafpunten toegekend dan wanneer het maximum wordt overschreden.

Max 1 tussenuur per dag

UITGEBREID

Als u meer gedetailleerde wensen heeft met betrekking tot tussenuren, is dit ook in te stellen.

Stel u wilt maximaal 1 tussenuur per dag, dat gaat als volgt:

  • Selecteer de docent waarvoor u de randvoorwaarde wilt aanmaken
  • Klik in de cel met de tekst <nieuw, klik links>
  • Klik op <tussenuren>
  • Het evaluatietype staat automatisch op "Zo min mogelijk". Laat dit zo staan
  • Voer in de kolom vul een 1 in
  • Merk op dat de tekst van de randvoorwaarde wordt aangepast: "tussenuren voor zover meer dan 1 per dag"
  • In de kolom Grens geeft u aan wat nog acceptabel is (in ons voorbeeld 0) en in de kolom Max geeft u het absolute maximum op (in ons voorbeeld 0)
  • Pas eventueel de strafpunten aan.

In onderstaand voorbeeldrooster ziet u:

  • op maandag 1 tussenuur -> is goed, dus 0 strafpunten
  • op dinsdag 2 tussenuren -> mag niet, dus 100.000 strafpunten
  • op vrijdag 1 tussenuur -> is goed, dus 0 strafpunten

Blokken van tussenuren

UITGEBREID

U kunt ook het aantal tussenuren achter elkaar (blokken) beperken. Stel u vindt geen enkel tussenuur-blok per week acceptabel, maar 1 blok is echt het maximum. Dat stelt u als volgt in:

  • Selecteer de docent waarvoor u de randvoorwaarde wilt aanmaken
  • Klik in de cel met de tekst <nieuw, klik links>
  • Klik op <tussenuren>
  • Het evaluatietype staat automatisch op "Zo min mogelijk". Laat dit zo staan
  • Vul in de kolom breed een 2 in
  • Merk op dat de tekst van de randvoorwaarde wijzigt in: "blokken van 2 tussenuren"
  • In de kolom Grens geeft u aan wat nog acceptabel is (in ons voorbeeld 0) en in de kolom Max geeft u het absolute maximum op (in ons voorbeeld 1)
  • Pas eventueel de strafpunten aan.

In onderstaand voorbeeld ziet u:

  • op maandag 2 tussenuren achter elkaar > mag niet dus 1.000 strafpunten
  • op dinsdag 2 tussenuren maar niet achter elkaar > is goed dus 0 strafpunten

Verschil Grens en Max

Bij grens vult u in wat nog acceptabel is en bij max geeft u aan wat het absolute maximum is. In ons voorbeeld hebben we een grens van 0 (1.000 strafpunten) en een max van 1 (100.000 strafpunten).
In het voorbeeld komt er in het rooster 1 'tussenblok' voor. We krijgen dan de strafpunten behorende bij de grens -> 1.000.
Als er een tweede tussenblok zou zijn, gaan we over de max heen en zouden we dus 100.000 strafpunten krijgen.

Wanneer u uw muis boven het evaluatietype houdt (in de gelijknamige kolom), wordt het strafpuntenverloop voor die voorwaarde weergegeven in een tooltip.

Roostervolume

BASIS

Roostervolume is het aantal lesuren plus het aantal tussenuren per week. Het is een andere manier om met beschikbaarheid om te gaan. Dit kan voor het roosteren gunstig zijn én soms ook beter tegemoet komt aan de wensen van de docent. Evenals bij het aantal tussenuren kunt u hier een grens en een maximum definiëren.

Roosterposities blokkeren

Als u geen dag(del)en, maar specifieke roosterposities wilt blokkeren voor bepaalde docenten, zijn daar ook mogelijkheden toe.

Roosterposities basis

BASIS

U kunt specifieke roosterposities, bijvoorbeeld alle 1e uren, blokkeren.
Dat doet u door in het roosterpaneel op de betreffende uren te klikken, er verschijnt dan een "=".

UITGEBREID

Een harde blokkade (=) levert 1.000.000 strafpunten op. Als het slechts een wens is om een bepaalde roosterpositie vrij te zijn, dan is een blokkade te veel van het goede. In het uitgebreide scherm van de docenten-randvoorwaarden heeft u de mogelijkheid om een ander strafpuntenaantal in te voeren. 

Positief of negatief getal?

In de positielijst voert u zelf een getal in. Als u niet wilt dat ergens een les komt, is dit een negatief getal, bijvoorbeeld -10.000. Als u echter juist wel een les op een positie wilt, vult u een positief getal in. De automaat krijgt dan strafpunten als er geen les op die positie komt!


Eerste uren vrij

UITGEBREID

Het kan nog specifieker dan sturen op bepaalde roosterposities. Stel dat een docent graag drie van de vijf eerste uren geen les wil hebben. Om de roosterautomaat zoveel mogelijk ruimte te geven, willen we die drie uren liever niet van te voren vast leggen. Dat betekent dat er drie onbepaalde eerste uren vrij moeten komen.

U regelt dit als volgt:
We beginnen met het definiëren van de eerste uren. Dat doen we met behulp van Roosterplaatsen en -groepen. Vervolgens maken we de randvoorwaarde aan.

  • Selecteer de docent waarvoor u de randvoorwaarde wilt aanmaken
  • Klik in de cel met de tekst <nieuw, klik links>
  • Klik op <vrije roosterplaatsen>
  • Zorg ervoor dat in de kolom Roosterplaatsen de roostergroep met eerste uren staat
  • Wijzig in de kolom Eval. type "Zo min mogelijk" in "Zo veel mogelijk"
  • De grens moet nu nog op 3 worden gezet
  • Pas eventueel de bijbehorende strafpunten aan, afhankelijk van de zwaarte van de wens/eis.

In onderstaand voorbeeldrooster ziet u:

  • maandag 1e uur les 
  • dinsdag 1e uur les
  • vrijdag 1e uur les 

In de randvoorwaarde hebben we bepaald dat er minimaal 3 eerste uren vrij moeten zijn. In dit voorbeeld zijn er maar 2 eerste uren vrij, dat is er dus één te weinig. Dat betekent 1.000 strafpunten.

Werkdruk bepalen

BASIS

U kunt ook iets zeggen over de werkdruk van docenten. De werkdruk is daarbij gedefinieerd als het aantal lesuren in een reeks. In de grijze kolommen staan berekende getallen, deze kunt u niet bewerken. Het gaat om het gemiddeld aantal lesuren per dag, het aantal lesuren op de dag met de met de meeste lessen en het aantal lesuren in de langste reeks lessen achter elkaar.

U kunt aangeven wat u vindt van:

  • een nog acceptabel grens-aantal lesuren op een dag
  • een maximum-aantal lesuren op een dag
  • een nog acceptabel grens-aantal lesuren aaneengesloten op een dag
  • een maximum-aantal lesuren aaneengesloten op een dag.

In onderstaand voorbeeld is te zien welke reeksen worden geteld. Bij docent CSJ staan op maandag 6 lesuren in geroosterd. Het werkdruk-maximum van 5 lesuren per dag is daarmee dus overschreden.

Wissels beperken

UITGEBREID

U kunt om verschillende redenen het aantal wissels van docenten willen beperken. U heeft bijvoorbeeld te maken met meerdere locaties waartussen gependeld wordt door docenten, of u heeft docenten die meerdere vakken geven en die niet meer dan 1 wissel per dag tussen de vakken mogen hebben.

We gaan in ons voorbeeld uit van docenten die op meerdere locaties lesgeven en die maximaal 1 wissel per dag mogen hebben. De wissels mogen boven alleen plaatsvinden als er een vrij lesuur tussen zit.

Locaties definiëren

U dient eerst vast te leggen welke lessen op locatie A en welke op locatie B plaatsvinden. Dit doet u bij Afdelingen en Stamklassen
U vindt dit scherm in het hoofdmenu Beheer > Schoolstructuur > Afdelingen en Stamklassen.

Lesverzamelingen van de locaties

De software maakt automatisch lesverzamelingen aan van alle lessen behorende bij een vestiging. In ons geval dus een verzameling voor locatie a (#a) en een verzameling voor locatie b (#b)

In het hoofdmenu Roosteren kunt u gaan naar Lessen > Lesverzamelingen. U ziet de lesverzamelingen staan. Om deze lesverzamelingen straks te kunnen gebruiken in een randvoorwaarde, dient u er een masker van te maken.

Wisseltabel bewerken

Er mag door een docent alleen gewisseld worden als er een tussenuur is. We maken hiervoor gebruik van een tabel.

  • Klik in menu Structuur op Wisselinformatie
  • Selecteer de regel met lesverzameling #locatie A en #locatie b
  • Vul in de cel boven de tabel "wissel zonder tussenuur" het aantal strafpunten in (wij adviseren u hier 1 in te vullen, aangezien u bij de randvoorwaarde zelf het werkelijke aantal strafpunten zult bepalen)
  • Merk op dat in de tabel nu ook het getal 1 wordt geplaatst in een aantal cellen
  • Klik op de knop <Controleer en accepteer>.

Randvoorwaarde aanmaken

Tenslotte maakt u de randvoorwaarde aan bij de docent(en).

  • Klik op de knop <Docenten uitgebreid>
  • Selecteer de docent waarvoor u de randvoorwaarde wilt aanmaken
  • Klik in de cel met de tekst <nieuw, klik links>
  • Klik op Wisselscore uit wisseltabel
  • Het evaluatietype staat automatisch op "Zo min mogelijk". Laat dit zo staan
  • Selecteer in de kolommen Masker de maskers voor locatie a en locatie b
  • De wisselrandvoorwaarde wil een zo laag mogelijke score uit de wisseltabel. U vult dus bij Grens en Max 0 in aangezien er in de wisseltabel een 1 staat bij verboden wissels.

In onderstaand voorbeeldrooster ziet u:

  • een wissel op maandag met een tussenuur, dat mag
  • op woensdag is er ook een wissel na een tussenuur, dat mag
  • op vrijdag moet de docent van locatie b naar a zonder tussenuur. Dat mag niet en dus genereert de wisseltabel een score van 1. Dat is meer dan de max van 0 en dus worden er 1.000.000 strafpunten gegeven.

Randvoorwaarde voor groep docenten instellen

UITGEBREID

U kunt randvoorwaarden voor een enkele docent aanmaken, maar het zal regelmatig voorkomen dat u één of meerdere randvoorwaarde(n) voor meerdere docenten wilt laten gelden. Hiervoor kunt u verzamelingen van docenten maken. De randvoorwaarde(n) die u bij deze verzameling aanmaakt, gelden voor alle docenten van die verzameling.

Verzameling van docenten aanmaken

  • Klik in het menu Randvoorwaarden op Docenten > Standaardwaarden verzamelingen docenten
  • Klik in het menu Verzamelingen op Uurgroep
  • Klik op de knop <Nieuw>
  • Geef de verzameling een naam en klik op <OK>
  • Klik op de knop <Participatie>
  • Klik in de kolom van de zojuist gemaakte verzameling om docenten aan de verzameling toe te voegen en klik op <OK>
  • Klik nogmaals op <OK>.

Randvoorwaarde voor de verzameling docenten aanmaken

  • Klik in het menu Randvoorwaarden op Docenten > Standaardwaarden verzamelingen docenten
  • Selecteer de verzameling in de kolom Docset
  • Maak de gewenste randvoorwaarde
  • Verlaat het scherm met het groene vinkje
  • U krijgt een scherm waarin getoond wordt bij welke docenten de randvoorwaarde doorgevoerd zal worden
  • U kunt eventueel een docent hiervan uitsluiten door deze te selecteren
  • Klik op <OK, voer de geselecteerde acties uit>










Wanneer u een docent uitsluit voordat u op de knop <OK, voer de geselecteerde acties uit> klikt, is dat slechts eenmalig. Dat betekent dat bij een volgende keer dat u dit scherm te zien krijgt, de docent weer gewoon meedoet! U kunt een docent definitief uit de verzameling halen zodat deze niet meer de randvoorwaarden van die verzameling doorgevoerd krijgt.

Bij Randvoorwaarden > Docenten > Docenten uitgebreid herkent u bij een docent uit de docentverzameling de randvoorwaarde aan de naam van de docentverzameling in de kolom Bron.

Extra opties scherm basis randvoorwaarden docenten

Hoeveelheid informatie op scherm beïnvloeden

BASIS

Via het menu Panelen kunt u het aantal panelen uitbreiden of juist verminderen.

Randvoorwaarden per tijdvak

BASIS

Standaard worden de voorwaarden op alle tijdvakken toegepast.
Wilt u dat niet, bijvoorbeeld omdat de beschikbaarheid van een docent in een ander tijdvak verschilt van de beschikbaarheid in het eerste tijdvak, dan kunt u dat aanpassen.
U klikt in de kolom Tvb op de afkorting "bnd" (staat voor "gebundelde" tijdvakken) hetgeen nu verandert in "apart".
Vervolgens kunt u per tijdvak verschillende voorwaarden invullen: selecteer daarvoor eerst in het Tijdvak drop-down menu het correcte tijdvak.

Gefixeerde lessen

BASIS

DESKTOP 3.12 Vanaf desktop versie 3.12 is het voor u inzichtelijk op welke posities gefixeerde lessen staan. U kunt in het rooster met kruisjes zien waar lessen staan. Als een les gefixeerd is, staan daaromheen de welbekende nietjes. De gefixeerde lessen worden ook weergegeven in de panelen Dagen en Dagdelen met dezelfde kruisjes en nietjes.

Filters

BASIS

Het is in het docentenbasisscherm mogelijk om de beschikbaarheden te filteren. Dit geeft u inzicht in de verdeling van vrije dagen en/of dagdelen. Er zijn meerdere filteropties mogelijk:

  • Docenten filter: Hiermee kunt u de beschikbaarheden op lesgroepniveau in beeld krijgen, maar ook filteren op bijvoorbeeld docentverzamelingen:

  • Filter op sectieniveau: Hiermee kunt u de docentbeschikbaarheden per sectie in beeld krijgen. Dit kan handig zijn om te bekijken of er niet teveel docenten binnen een sectie op dezelfde dagen vrij zijn.


  • Filter op stamklasniveau: Hiermee kunt u de docentbeschikbaarheden per stamklas in beeld krijgen:



Als u kiest om op stamklasniveau te filteren, dan worden de beschikbaarheden getoond van de docenten die les geven aan de desbetreffende lesgroep, dus docenten die een (cluster)groep lesgeven met een paar leerlingen uit de desbetreffende klas worden niet getoond.

Trefwoorden: randvoorwaarden, randvoorwaarde, docenten, docent, docentenrandvoorwaarden, vrije dagen, dagdelen, basisscherm, vrije dagdelen

  • No labels