Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata


Inleiding 

Vanaf portal versie 1.7 is een groot gedeelte van het roostervoorbereidingsproces ondergebracht in het portal. Hierdoor kunt u voor het opbouwen van het nieuwe schooljaar (2017-2018) teamleiders, mentoren, sectieleiders en formatiebeheerders allerlei gegevens laten invoeren en/of controleren. 

Het is belangrijk dat u eerst deze migratie uitvoert voor het project 2016-2017, voordat u een nieuw project aanmaakt voor schooljaar 2017-2018. Dit scheelt u namelijk een hoop tijd. Bij het aanmaken van een nieuw project in het portal kunt u onder andere de schoolstructuur en schoolfuncties baseren op voorgaand schooljaar. Hierdoor blijft de migratie maar eenmalig. 

De migratie behandelt twee hoofdonderwerpen: 

  • Welke vakken op afdeling (lessentabel) wilt u migreren naar het portal?

  • Welke bevoegdheden van docenten wilt u aanmaken in het portal?

Bij het migreren van de vakken op uw lessentabel wordt ook allerlei ontbrekende informatie toegevoegd, zoals: ontbrekende keuzes, secties, splitsingsnorm en het gepland aantal groepen per keuze-aanbod. Afhankelijk van uw situatie is het mogelijk dat u (zonder extra handelingen) in één keer alles kunt migreren, of dat u een aantal handmatige correcties moet doorvoeren. Om dit zo goed mogelijk te bepalen stellen wij u een aantal vragen. Beantwoordt u alle controle-vragen met 'nee', dan kunt u zonder probleem de migratie direct uitvoeren.

Uitgebreide instructievideo

In deze video worden alle onderstaande stappen uitgebreid behandeld. Duur: 17:07.

Let op: de migratie-tool zit nu in de desktop in het menu Beheer > Migratie Onderwijsvraag (dit wijkt af van wat er in het filmpje te zien is).

Opschonen van groepen en lessen

Het is erg praktisch als u, voor u aan de migratie begint, controleert of in Groepen en Lessen de kolom lessen groen is. Als hier veel vervuiling of fouten in zitten, heeft u hier later last van.

Ook adviseren we om te controleren of de groepsgebonden lessentabellen goed staan. Probeer ook hierin goed op te schonen.

Voorbereiding

Er zijn een aantal zaken die u vooraf moet regelen (controleren), voordat u kunt migreren. 

  1. Uw huidige project in het portal van 2016-2017 moet voorzien zijn van tijdvakken. PORTAL Onderwijs > Schoolstructuur > Tijdvakken
  2. Uw huidige keuzes in het portal moeten (waar relevant) voorzien zijn van het type 'Vak'. PORTAL Beheer > Portal-inrichting > Keuzes
  3. De afdelingen in uw desktopproject 2016-2017 moeten overeenkomen met de afdelingen in het portalproject 2016-2017.
  4. De docenten in uw desktopproject  2016-2017 (docentdomein) moeten overeenkomen met de docenten (contracten) in het portalproject 2016-2017.
  5. De docenten in uw portalproject 2016-2017 moeten voorzien zijn van een hoofdvestiging.


Welk roosterbestand gebruiken voor migratie

Voor het uitvoeren van de migratie kunt u het beste werken met een zo'n actueel mogelijk roosterbestand (udmz). Het is daarbij wel belangrijk dat u met een volledig roosterbestand werkt. Hiermee bedoelen wij dat in ieder geval alle tijdvakken nog in uw bestand aanwezig zijn. Dit is belangrijk voor het kunnen uploaden van de lessentabel. Mochten (om wat voor reden dan ook) niet alle tijdvakken meer in uw bestand aanwezig zijn, dan adviseren wij u een 'ouder' bestand te gebruiken waarin dit nog wel het geval is.

Bij gebruik van Formatiebeheer

Bij het migreren van de gegevens naar het portal gaan we altijd uit van de actuele gegevens in het rooster. Dit betekent dat bijvoorbeeld het aantal lesgroepen per vak, gekoppelde lessen en de lessenverdeling direct uit uw rooster worden geüpload. Er wordt niet gekeken of er in de formatiebeheer-module nog een andere lessenverdeling bekend is.

Benodigde rechten voor uitvoeren migratie

Bij het uitvoeren van de migratie is het noodzakelijk dat u in het portal bent ingelogd als administrator met het bijbehorende admin recht heeft. Dit heeft u nodig voor het aanmaken van een aantal portal brede items, zoals keuzes en secties.

Migreren van de onderwijsvraag voor schooljaar 2016-2017

Om bij de migratie te komen gaat u naar de portalconnector in de rechterbovenhoek van de desktop.

  1. Ga naar de Zermelo Desktop.
  2. Ga naar Beheer > Migratie onderwijsvraag.

Het scherm van de portalmigratie start nu op. In dit scherm ziet u verticaal alle relevante vakken staan, zowel van uw roosterproject in de desktop als de reeds aanwezige keuzes in het portal. Horizontaal ziet u de afdelingen staan.

Controlevragen

Controlevragen doorlopen

We hebben hieronder vier controlevragen opgesteld. Als u die allemaal kunt beantwoorden met nee, kunt u direct door naar de migratie zelf.

Beantwoordt u één of meerdere vragen met ja, kijk dan naar de tips die er bij staan en ga pas daarna naar de migratie.

Vraag 1: Maakt u in de desktop gebruik van roostertechnische vakken?

Een roostertechnisch vak is een vak dat u in de Zermelo Desktop wél op de lessentabel heeft staan, maar dat u niet gebruikt in uw keuzeformulier. Dit zijn vaak 0-uurs vakken, die als hulpmiddel gebruikt worden bij het maken van een rooster. Dit kan bijvoorbeeld een vak 'jongens' en een vak 'meisjes' zijn om te gebruiken bij het clusteren. Deze roostertechnische vakken worden idealiter niet naar het portal geüpload. Er wordt immers geen onderwijsvraag voor bepaald. 
Een vak in de desktop dat niet op de lessentabel staat telt niet als roostertechnisch vak. Een vak als "vergadering", dat alleen voor docenten is aangemaakt, is dus geen roostertechnisch vak.


 Ja, ik maak gebruik van roostertechnische vakken

U kunt deze roostertechnische vakken eenvoudig uitsluiten.

  1. Kies in de migrator voor Vakken.

  2. Geef in de kolom roosterhulp aan of het hier gaat om een roostertechnisch vak.
  3. Sluit het scherm met Opslaan en sluiten.
  4. Na het sluiten van dit scherm zal de migrator opnieuw worden opgestart. Dit kan even duren.

Vanaf nu worden deze roostertechnische vakken genegeerd bij de migratie naar het portal.

Het scherm Vakken kunt u ook gewoon benaderen via het hoofdmenu Beheer > Schoolstructuur > Vakken. Mocht u in de toekomst een roostertechnisch vak willen toevoegen, dan kunt u altijd aangeven dat u dit niet wilt gebruiken in de communicatie met het portal.

Vraag 2: Heeft u in de desktop dubbele vakcodes?

In de desktop is het mogelijk een afkorting zowel met hoofd- als met kleine letters te gebruiken. Bijvoorbeeld de code 'DU' en 'du'. In allerlei opzichten is dit zeer onwenselijk, voornamelijk in de communicatie met bijvoorbeeld leerlingenadministratiesystemen. In het portal wordt er afgedwongen dat een vakcode altijd uniek is, ongeacht hoofd- of kleine letters.


 Ja, ik heb in mijn Desktop dubbele vakcodes

Dit hoeft bij de migratie geen probleem te zijn (al is het wel een onwenselijke situatie).

OK U heeft twee verschillende codes voor hetzelfde vak (bijvoorbeeld 'DU' en 'du'), maar u gebruikt slechts één van deze codes op de lessentabel.

In dat geval heeft u in het vakdomein nog wel de keuze staan, maar gebruikt u deze inmiddels niet meer. De migrator zal deze keuze volledig negeren. U hoeft verder niets te doen.

Mocht dit zo zijn, dan is het te overwegen de betreffende keuze uit uw vakdomein te verwijderen. Dit is echter niet noodzakelijk voor het uitvoeren van de migratie.


KAN BETER U heeft twee verschillende codes voor hetzelfde vak (bijvoorbeeld 'DU' en 'du'), maar u gebruikt deze niet op dezelfde afdeling.

In dat geval gaat het gewoon goed. In het portal krijgt u dan (of had u al) één keuze, namelijk 'du'. Voor de afdeling waar in de desktop gebruik wordt gemaakt van de afkorting met de hoofdletter(s), wordt deze afkorting automatisch vertaald naar de keuze met een kleine letter in het portal. We adviseren u echter deze situatie te voorkomen.


PROBLEEM U heeft twee verschillende codes voor hetzelfde vak (bijvoorbeeld 'DU' en 'du') en u gebruikt deze op dezelfde afdeling.

We adviseren u één van de vakken te hernoemen naar een andere unieke vakcode. Stel dat u de volgende situatie heeft:

U gebruikt beide codes op één afdeling. Bijvoorbeeld om in het ene geval aan te geven dat het gaat om een profiel (EC) en in het andere geval om aan te gegeven dat het gaat om een vak (ec). Deze situatie ondersteunen we niet (meer). U kunt deze code als volgt wijzigen:

  1. Ga naar Vakken.
  2. Kies voor Bewerken vakken.
  3. In de kolom vakafkorting kunt u een nieuwe naam invullen.

We passen de afkorting van het profiel bijvoorbeeld aan naar 'ecp'.


Bij het wijzigen van de vakafkorting worden de lessentabel en pakketvakken direct aangepast. Echter voor andere onderdelen waar u de afkorting tekstueel gebruikt, wordt dit niet gedaan. Bijvoorbeeld bij formules voor (les)verzamelingen, de naam van de lesgroep, en bij het gebruik van vertaalboeken. Let ook op dat u (voor de correcte administratie) deze keuze ook in alle reeds afgeknipte bestanden moet hernoemen, wanneer u bijvoorbeeld gebruik wilt maken van de managementmodule in de desktop.

Vraag 3: Heeft u keuzes waarbij u in het portal (keuzeformulier) een andere afkorting gebruikt dan in de desktop? 

Wij adviseren u in het portal te werken met de officiële vakafkortingen van het ministerie. Dit maakt het geheel overzichtelijk en eenduidig. Wij raden u ook sterk aan om dezelfde afkortingen in uw roosterbestand te gebruiken.

Het komt echter voor dat men graag in het roosterbestand wil afwijken van de officiële afkorting van het ministerie. Bijvoorbeeld wanneer u in het portal in uw keuzeformulieren heeft gewerkt met de vierletterige afkorting van de wiskundevakken (wisa, wisb, wisc, wisd), maar in het roosterbestand in de desktop maakt u gebruik van een tweeletterige afkorting (wa, wb, wc, wd). Een ander voorkomend scenario is dat u in uw roosterbestand voor zowel de onderbouw als de bovenbouw wilt werken met dezelfde afkorting voor een vak (bijvoorbeeld Nederlands 'ne'), terwijl in het portal op de keuzeformulieren gewerkt wordt met de officiële afkorting voor Nederlands 'netl'. 


 Ja, ik gebruik voor hetzelfde vak een andere afkorting in het portal dan in de desktop

Als u dit toch wilt blijven doen, kunt u gebruik maken van de roostercodes. Bij iedere keuze in het portal kunt u aangeven welke afkorting u wilt gebruiken voor de communicatie met de desktop. Per vak zijn er twee verschillende scenario's:

  1. De keuze komt één keer in het portal voor, en krijgt voor uw desktop een afwijkende naam ('wisa' met roostercode 'wa').
  2. De keuze komt twee keer voor in het portal. Eén keer als officiële afkorting ('ne') en één keer als roostercode van een andere officiële afkorting ('netl' met roostercode 'ne').

1. De keuze komt één keer in het portal voor, en krijgt voor uw desktop een afwijkende naam

We nemen als voorbeeld de situatie waarbij in uw portal op de keuzeformulieren is gewerkt met de vierletterige afkorting van de wiskundevakken (wisa, wisb, wisc, wisd), maar in het desktopproject is gewerkt met een tweeletterige afkorting (wa, wb, wc, wd). In de migrator ziet u dan het volgende:

De migrator constateert dat er acht wiskundevakken zijn: vier in de desktop en vier in het portal. Deze situatie is relatief eenvoudig op te lossen:

  1. Ga naar het portal.
  2. Ga naar Beheer > Portal-inrichting > Keuzes.
  3. Zoek de betreffende vakken op.
  4. Geef aan dat u de roostercode handmatig wilt opgeven en vul vervolgens de gewenste codes in.
  5. Ga nu terug naar de desktop en de migrator.
  6. Kies voor verversen (alleen noodzakelijk wanneer de migrator niet opnieuw is gestart).

U ziet nu het volgende resultaat:

De migrator constateert nu slechts de gewenste vier wiskundevakken en geeft de relatie in het groen aan. U kunt in een volgende fase de gegevens migreren (lessentabel en dergelijke).


2. De keuze komt twee keer voor in het portal. Eén keer als officiële afkorting en één keer als roostercode van een andere officiële afkorting

We nemen even de volgende situatie als voorbeeld. In het roosterbestand gebruikt u voor het vak Nederlands op iedere afdeling de afkorting 'ne'. In het portal heeft u op het keuzeformulier voor de leerlingen in vwo 4 echter de officiële code 'netl' gebruikt. De afdelingen vwo 5 en vwo 6 hebben in het portal nog geen keuze-aanbod. Bij het starten van de migrator kunt u de volgende (vergelijkbare) situatie zien:

De stappen zijn vrijwel identiek aan de stappen bij punt 1, maar er is een extra tussenstap. We beginnen met het aangeven van de roostercode:

  1. Ga naar het portal.
  2. Ga naar Beheer > Portal-inrichting > Keuzes.
  3. Zoek de betreffende vakken op (in dit voorbeeld 'netl').
  4. Geef aan dat u de roostercode handmatig wilt opgeven en vul vervolgens de gewenste code (in dit voorbeeld 'ne') in.

    Merk op dat er twee keuzes voor Nederlands zijn (ne en netl), maar deze dragen vanaf nu dezelfde roostercode.
  5. Ga nu terug naar de desktop en de migrator.
  6. Kies voor verversen (alleen noodzakelijk wanneer de migrator niet opnieuw is gestart).

U heeft nu het volgende (tussen)resultaat:

De keuze is nu weliswaar op één regel geplaatst en voor de afdeling vwo 4 in orde, maar voor de afdelingen vwo 5 en 6 moet de migrator straks de keuze aanmaken. Hier is het echter voor de migrator onduidelijk welke portalkeuze (ne of netl) er moet worden gebruikt. U zult nu per vak aan moeten geven om welke portalkeuze het gaat:

  1. Klik met de rechter-muisknop op de betreffende keuze.
  2. Activeer de gewenste keuze voor deze afdeling (in dit geval netl).

In de migrator ziet u nu het volgende:

De migrator is nu op de hoogte wat er met de Nederlands-vakken moet gebeuren. U kunt in een volgende fase de gegevens migreren (zoals lessentabel e.d.).

Let op! Met roostercodes is het mogelijk twee (of meer) keuzes uit het portal te vertalen naar één vak in de desktop. Het is niet mogelijk twee (of meer) vakken uit de desktop te vertalen naar één keuze in het portal.

De volgende situatie moet u voorkomen:

  1. In uw roosterbestand heeft u de keuze 'aard' en 'ak'.
  2. In het portal heeft u de keuze 'aard' voorzien van de roostercode 'ak'.

Voor het roosterbestand in de desktop bestaat er dan één roostercode, namelijk 'ak'. Wanneer u in uw roosterbestand ook gebruik maakt van 'aard', dan heeft u een probleem. De desktop verwacht dan eigenlijk dat u in het portal twee keuzes heeft, namelijk 'aard' én 'ak'. U kunt dit oplossen door óf de keuze toe te voegen aan de afdeling, of in de desktop het onderscheid te verwijderen.

Vraag 4: Heeft u een vak waarvan de afkorting gelijk is aan een opleiding, profiel of sector?

In het portal is het mogelijk van een keuze aan te geven of het gaat om een vak, opleiding of profiel. Door deze duidelijke scheiding kunnen wij allerlei extra mogelijkheden bieden in het portal, bijvoorbeeld een indicatie van het verwacht aantal leerlingen per opleiding.

In de desktop is het niet mogelijk een dergelijk onderscheid te maken. In de meeste gevallen is dit ook geen enkel probleem, omdat de afkorting van een opleiding/profiel vaak niet overeenkomt met een keuze. Op praktijkafdelingen van het VMBO gebeurt dit soms wel. Omdat u in de desktop gebruik kon maken van hoofd en kleine letters, is het mogelijk dat u ervoor gekozen heeft om bijvoorbeeld de sector Economie (EC) en het vak economie (ec) dezelfde afkorting te geven. Voor een softwaresysteem is dit echter erg onwenselijk. Hoe kan het systeem immers bepalen of er hier gesproken wordt over een sector, of over een keuze?


 Ja, ik gebruik een afkorting zowel voor een vak, als voor een opleiding, profiel of sector

In de officiële vakcodetabel van het ministerie (http://wetten.overheid.nl/BWBR0038243/2016-08-01#BijlageIII) is voor ieder vak een officiële afkorting opgenomen. Voor profielen of opleidingen is dit niet gedaan. Hierdoor is het mogelijk dat u dezelfde afkorting heeft voor zowel een vak als ook voor een opleiding of profiel. Dit komt met name voor op VMBO-praktijkscholen, waarbij de afkorting bwi gebruikt voor zowel het officiële vak Bouwen, wonen, interieur (elementcode 1200) als het profiel met dezelfde naam. Voor het portal zult u echter een onderscheid moeten maken tussen het vak en het profiel. Het vak draagt immers een lessentabel met zich mee en het profiel niet.

De eenvoudigste oplossing is dat u voor het vak de officiële afkorting gebruikt (bwi) en voor het profiel een alternatieve afkorting (bwi-p). Mocht u in het portal al gewerkt hebben met het profiel Bouwen, wonen, interieur, dan is alleen het wijzigen van de afkorting voldoende. De eventuele keuzes van leerlingen en bestaande keuzeformulieren worden automatisch aangepast.

U kunt een afkorting als volgt aanpassen:

  1. Ga naar Beheer > Portal-inrichting > Keuzes.
  2. Zoek de betreffende keuze op.
  3. Dubbelklik in de kolom Code.
  4. Wijzig de afkorting van het profiel.

U heeft dan het volgende resultaat:

Wanneer u in Stap 2 van de migrator de keuzes gaat uploaden, zal de migrator voor u een nieuw vak toevoegen met de afkorting (in dit geval bwi).

Uitvoeren van de migratie van de onderwijsvraag

Wanneer u bovenstaande vragen heeft beantwoord en opgelost, kunt u de gegevens migreren. De knoppen zijn nu beschikbaar geworden op de toolbar in de migrator: 

Mocht u deze knoppen niet kunnen gebruiken, dan is er toch nog een probleem. Raadpleeg de knop Uitleg en probeer het probleem op te lossen. U ziet namelijk dat u de stappen van de migratie niet uit kunt voeren.

U kunt in de migrator naar uw desktopvakken gaan via de knop Vakken. U kunt hier kiezen voor de lijst met vakken, of het activeren van vakken op afdelingen. U heeft hiermee de mogelijkheid vóór het migreren nog een aantal zaken aan te passen.

U kunt in de migrator naar uw desktopsecties via de knop Secties. U heeft hier de mogelijkheid om eventueel nog de naam of invulling van uw secties te wijzigen, vóórdat u deze gaat migreren naar het portal.

Stap 1: Secties

Het migreren van secties bestaat uit drie onderdelen:

  1. Het aanmaken van portalbrede secties.
  2. Activeren van de secties op uw school (vestiging).
  3. Het plaatsen van docenten in secties.

Bij het starten van het scherm kunt u ervoor kiezen alle acties in één keer uit te voeren, of deze per stuk te behandelen. 

Aanmaken van portalbrede secties 

Bij het openen van het scherm ziet u een overzicht van alle secties in het portal.


In de kolom Waar? kunt u zien of de betreffende sectie al aanwezig is het portal. Alleen voor de secties waarbij staat Alleen in Desktop is het mogelijk deze aan te maken in het portal. 

Voor het aanmaken van de secties doet u het volgende: 

  1. Selecteer de gewenste secties via de kolom Selectie.
  2. Kies voor de optie Maak geselecteerde secties aan in het portal.

U kunt de secties in het portal vinden bij Beheer > Portal-inrichting > Secties.

Activeren van portalbrede secties

Iedere aanwezige sectie in het portal kan vervolgens geactiveerd worden op een vestiging in uw project. Dit is een wijziging ten opzichte van secties in de desktop. Daar was immers geen onderscheid tussen de sectie Engels op vestiging A of B. Deze wijziging is nodig, omdat wij ook de sectieleider de mogelijkheid willen geven in het portal de lessenverdeling te verzorgen binnen zijn/haar vestiging. Bovendien is het nu ook mogelijk om aan te geven dat uw sectie Klassieke Talen niet relevant is op uw VMBO-vestiging. 

Bij het migreren van uw secties worden alle aanwezige secties automatisch op al uw vestigingen geactiveerd. Hiermee heeft u dezelfde uitgangssituatie als in uw roosterbestand in de desktop. U kunt eventueel achteraf in het portal aangeven dat sommige secties niet relevant zijn op één van uw vestigingen. 

Wanneer u kiest voor het activeren van uw secties, krijgt u het volgende scherm te zien: 

Wanneer u kiest voor Doorgaan zullen de secties geactiveerd worden op uw vestiging. 

U kunt de geactiveerde secties in het portal vinden bij Onderwijs > Schoolstructuur > Geactiveerde Secties.

Plaatsen van docenten in secties

Nadat u de secties heeft aangemaakt in het portal én de secties heeft geactiveerd in uw project, kunnen de docenten in de secties geplaatst worden. Hiervoor wordt de huidige sectieverdeling in de desktop integraal overgenomen. 

U kunt de sectieverdeling van docenten in het portal vinden bij Personeel > Sectieverdeling.

Omdat u de bevoegdheden nog niet geüpload heeft (Stap 4 van de migratie) ziet het scherm Sectieverdeling er nu wat vreemd uit. Iedere docent is wel in een sectie geplaatst, maar omdat de bevoegdheid (nog) mist denkt het portal dat dit onterecht is. Na het uitvoeren van Stap 4 is dit gecorrigeerd.


Stap 2: Keuze-aanbod

Het migreren van het Keuze-aanbod bestaat uit vier onderdelen:

  1. Aanmaken van portalbrede keuzes.
  2. Activeren van keuzes in uw project.
  3. Aanvullen van lessentabellen, secties en vaktype (klassikaal/keuze).
  4. Aanvullen van lesvergoeding en splitsingsnorm.
Aanmaken van portalbrede keuzes

Bij het openen van het scherm ziet u een overzicht van alle aanwezige keuzes in uw portal.

Voor het aanmaken van de keuzes doet u het volgende: 

  1. Selecteer de gewenste keuzes via de kolom Selectie (standaard zijn de ontbrekende keuzes geselecteerd).
  2. Kies voor de optie Maak geselecteerde keuzes aan in het portal

U kunt de keuzes in het portal vinden bij Beheer > Portal-inrichting > Keuzes.

Activeren van keuzes in uw project

Wanneer de keuzes aanwezig zijn, kunt u ze 'activeren' op een afdeling. Door een keuze te activeren op een afdeling geeft u aan dat leerlingen de keuze (optioneel) in hun keuzepakket kunnen krijgen en u kunt er (in het geval van een vak) ook lessentabellen en onderwijsvraag voor berekenen. Bij het openen van het scherm ziet u per afdeling het aantal keuzes dat geactiveerd kan worden: 

Voor het activeren van keuzes doet u het volgende: 

  1. Selecteer de gewenste afdeling(en) via de kolom Selectie.
  2. Kies voor de optie Activeer binnen de geselecteerde afdelingen alle te activeren keuzes.

U kunt de geactiveerde keuzes in het portal vinden bij Onderwijs > Keuze-aanbod.

Aanvullen van lessentabellen, secties en vaktype (klassikaal/keuze)

In deze stap worden onder andere de keuzes op afdeling voorzien van een sectie. Wanneer u de secties niet (allemaal) heeft geactiveerd in Stap 1, dan is het mogelijk dat sommige keuzes op afdelingen géén sectie krijgen toebedeeld.

Wanneer uw Keuze-aanbod per afdeling is bepaald, kunt u deze informatie gaan aanvullen met lessentabellen, secties en het vaktype. Met het vaktype wordt aangegeven of het gaat om een klassikaal vak of een keuzevak. Een keuze wordt een klassikaal vak wanneer alle stamklassen van de betreffende afdeling als lesgroep gekoppeld zijn aan dit vak. Deze informatie kunt u vinden in het scherm Groepen en Lessen. Er wordt dus niet gekeken of alle leerlingen de keuze in het pakket hebben. 

Bij het openen van het scherm ziet u het volgende:

Iedere regel omschrijft een vak op afdeling (bijvoorbeeld ak op h4). U ziet per regel de gegevens staan.

Voor het aanvullen van de gegevens bij een keuze op afdeling doet u het volgende: 

  1. Selecteer de gewenste keuzes op afdelingen via de kolom Selectie (standaard is alles geselecteerd).
  2. Kies voor de optie Alles.
  3. (Optioneel) U kunt er ook voor kiezen om de stappen Lestabel, Sectie en Type afzonderlijk te doen.

Groepsgebonden lessentabellen

Een groepsgebonden lessentabel wordt niet direct overgenomen. U wordt hier voor gewaarschuwd in de volgende stap (Stap 3: Geplande groepen).

U kunt deze lessentabellen zelf aanpassen in het portal bij Onderwijs > Geplande lessen voor een specifieke groep.

U kunt informatie over de lessentabel, sectie en type in het portal vinden bij Onderwijs > Geplande groepen.

Voor de lessentabel is er ook een aparte weergave: Onderwijs > Lessentabel.

Aanvullen van lesvergoeding en splitsingsnorm

In deze stap worden de lesvergoedingen en splitsingsnormen (maximale groepsgrootte) naar het portal geüpload. Bij het openen van het scherm ziet u aan de linkerkant de afdelingen en aan de rechterkant de vakken die per afdeling worden aangeboden: 

In het portal is per roosterproject aangegeven wat de standaardwaarden zijn voor Maximale groepsgrootte en Standaard klokuren per les. Bij het migreren gebeuren er twee dingen:

  1. Per afdeling wordt gekeken of in de desktop wordt afgeweken van de standaard groepsgrootte en lesvergoeding uit het portalproject
    1. Zo nee, dan gebeurt er niets bij het uploaden. 
    2. Zo ja, dan wordt per afdeling in het portal de instelling (waar nodig) op handmatig gezet.
  2. Vervolgens wordt per vak op afdeling in de desktop bekeken of er wordt afgeweken van de standaardwaarden van de afdeling.
    1. Zo nee, dan gebeurt er niets bij het uploaden.
    2. Zo ja, dan wordt per vak op afdeling in het portal de instelling (waar nodig) op handmatig gezet. 

Bekijken of aanpassen projectinstelling voor lesvergoeding en splitsingsnorm

Een nieuwe instelling in het portal is dat u per roosterproject een standaard kunt opgeven voor de maximale groepsgrootte en splitsingsnorm. In de desktop was dit per afdeling geregeld. Bij het migreren van deze gegevens is het dus erg belangrijk dat uw standaard in het portal correct is ingesteld. Dit voorkomt dat u onnodige uitzonderingen krijgt op afdelingsniveau. Controleer dus voor de zekerheid voordat u gaat uploaden de huidige standaardwaarden.

Ga in het portal naar: Onderwijs > Schoolstructuur > Projectinstellingen.

Hier ziet u onder andere de instelling voor maximale groepsgrootte en standaard klokuren per les.

Om de standaardwaarden per afdeling naar het portal te uploaden, kiest u voor:

  1. Selecteer Werk binnen de geselecteerde afdelingen de parameters bij.

U kunt informatie over de afdelingsstandaard voor maximale groepsgrootte en lesvergoeding vinden bij Onderwijs > Afdelingen.

U kunt informatie over de maximale grootte en lesvergoeding van uw keuze-aanbod (vakken) vinden bij Onderwijs > Geplande groepen.

Stap 3: Geplande groepen 

Het migreren van de geplande groepen bestaat uit slechts één onderdeel.

  1. Aanmaken van geplande groepen op basis van actuele roostergroepen.

In het portal wordt er gewerkt met geplande groepen (Portal > Onderwijs > Geplande groepen). Dit zijn groepen waarmee u bepaalt of u bijvoorbeeld wilt koppelen en waar u de lessenverdeling (formatie) op baseert. Deze groepen bevatten geen leerlingen. In het rooster werkt u met de echte roostergroepen (Desktop > Beheer > Schoolstructuur > Groepen en Lessen). Bij het gebruik van de lesconnector worden de geplande groepen automatisch gekoppeld aan uw roostergroepen. Daar hoeft u niets voor te doen.

Let op! De geplande groepen worden aangemaakt op basis van de actuele groepen in uw rooster. Wanneer u werkt met onze formatiemodule wordt er niet gekeken of u een extra groep in de formatie heeft gepland, en deze nog niet heeft verwerkt in het roosterbestand. De informatie uit formatiebeheer wordt niet gebruikt, alleen de informatie uit het rooster.

Aanmaken van geplande groepen op basis van roostergroepen

Bij het selecteren van de optie krijgt u het volgende scherm te zien:

Wanneer u kiest voor Ja worden de geplande groepen in uw portal aangemaakt. 

U kunt informatie over de geplande groepen in het portal vinden bij Onderwijs > Geplande groepen > Geplande groepen (details).

Nadat u een afdeling heeft geselecteerd, kunt u het volgende zien:

Groepsgebonden lessentabellen

Een groepsgebonden lessentabel wordt niet direct overgenomen. U krijg bij het aanmaken van geplande groepen wel (eenmalig!) een melding die aangeeft om welke groepen het gaat.

U kunt deze zelf aanpassen in het portal bij Onderwijs > Geplande lessen voor een specifieke groep.

Stap 4: Bevoegdheden 

Een nieuw onderdeel in het portal is dat u van personeelsleden per vak (keuze) de bevoegdheid kunt registeren. Deze administratie is gedetailleerder dan de registratie van bevoegdheden in het roosterbestand in de desktop. In de desktop kon u per vak op afdeling aangeven of de docent wel of niet bevoegd was voor het geven van dit vak. Welke status (bevoegd, benoembaar of bekwaam) of welk opleidingsniveau de docent had (1e of 2e graads) werd niet geregistreerd.  Door het groeperen van afdelingen werd hierin wel vaak een onderscheid gemaakt.

In het portal kunt u dit nu wel registreren. De bevoegdheden van een docent worden opgeslagen in het dossier en zijn daarmee portalbreed. Hierdoor kunt u ieder schooljaar gebruik maken van dezelfde bevoegdheden. Ook bijzonder handig wanneer u met meerdere scholen gebruik maakt van één portal en u docenten onderling wilt uitwisselen. 

Tijdens Stap 4 van de migratie kunt u een vertaling maken van de huidige bevoegdheden in de desktop naar de nieuwe bevoegdheidsstructuur in het portal. In de meeste gevallen heeft u ná de migratie een eerste opzet in het portal, maar zult u deze achteraf nog verder moeten aanvullen of verfijnen. In de desktop is immers niet bekend of de docent nog in opleiding is voor het vak (benoembaar) of daadwerkelijk zijn diploma heeft behaald (bevoegd). 

Om de registratie van bevoegdheden te vereenvoudigen wordt er gewerkt met bevoegdheidstypes. Een type bestaat uit een graadsgebied (1e of 2e) en een status (bevoegd, benoembaar, bekwaam). Wij bieden standaard vier verschillende types aan: 

U kunt deze vinden bij Beheer > Portal-inrichting > Bevoegdheidstypes en kunt ze daar ook eventueel aanvullen.  

Aanmaken van bevoegdheden bij docenten

Bij het openen van het scherm krijgt u het volgende te zien:

Verticaal staan uw docenten. Horizontaal staan de vakken. In de cel kunt u zien of de software verwacht dat de docent een 1e of 2e graads bevoegdheid heeft. Standaard wordt voor iedere afdeling aangegeven dat er gewerkt wordt in het 2e graads vakgebied. Wanneer u in het verleden nog niet eerder heeft gewerkt met graden, is het dus mogelijk dat alle vakken nog (onterecht) op 2e graadsgebied staan. 

U kunt als volgt voor afdelingen het graadsgebied wijzigen:

  1. Klik op de knop Graden.
  2. Per afdeling kunt u in de kolom Graad 1 of Graad 2 aangeven wat de afdelingsstandaard is.
  3. Het is optioneel dat u per vak op een afdeling een uitzondering maakt via de knop Per Afd/Vak. Dit kan handig zijn wanneer u bijvoorbeeld op vwo 3 (2e graads gebied) het vak gr wilt markeren als 1e graads.

Let op! Ook in het portal kunt u per afdeling en per keuze (vak) aangeven wat het graadsgebied is. Deze inrichting is géén onderdeel van de migratie. Deze zult u in het portal ook (éénmalig) moeten inrichten. De standaard voor de afdeling kunt u vinden bij Portal > Onderwijs > Afdelingen. Een afwijking per vak kunt u invullen bij Onderwijs > Geplande groepen.


Voor het migreren van de bevoegdheden;

  1. (optioneel) Beperk uw migratie tot een bepaalde sectie. Standaard is er geen sectiefilter. 
  2. Kies voor Naar uploaden bevoegdheden.
  3. Er opent nu een nieuw scherm Aanpassen portalbevoegdheden.

    In dit scherm ziet u verticaal alle docenten en vakcombinaties (eventueel gefilterd op een sectie). Per regel kunt u aangeven welke bevoegdheid u wilt registeren voor deze docent. Wanneer u de graden correct heeft aangegeven, wordt hier alvast het meest logische bevoegdheidstype voor u gekozen. In de meeste gevallen hoeft u hier verder dus niets te doen. 
  4. Kies voor Upload geselecteerde bevoegdheden om de bevoegdheden ook daadwerkelijk in het portal aan te maken.

U kunt de bevoegdheden in het portal vinden bij Personeel > Bevoegdheden.

De migratie is nu klaar! In de volgende hoofdstukken kijken we naar eventueel aanvullende informatie.

Formatie in roosterproject 2016-2017 via het portal

Wanneer u beschikt over licentie Formatie kunt u de keuze maken om al dit jaar over te stappen naar het volledige formatiebeheer in het portal. U heeft dan de Zermelo Desktop/Client niet meer nodig. 

Om ervoor te zorgen dat u werkt met de correcte gegeven, moet u een aantal extra stappen doorlopen:

  1. Aanvullen van geplande koppelingen en lessenverdeling
  2. Aanvullen van ontbrekende pakketkeuzes
  3. Uitschakelen van Werken met ZPlanning in groepen en lessen. 

Ook als u geen formatiebeheer heeft, kan het handig zijn om de volgende stappen uit te voeren. Bijvoorbeeld als u alvast wilt een indruk wilt krijgen hoe de roostervoorbereiding vanaf schooljaar 2017-2018 eruit komt te zien. Het is echter niet noodzakelijk. Stap 3 is voor u niet relevant.

Aanvullen van geplande koppelingen en lessenverdeling

Nadat u de migratie heeft uitgevoerd, heeft u nog geen lessenverdeling in het portal. Ook ontbreken eventuele koppelingen. Een nieuw onderdeel in de Zermelo Desktop is de Lesconnector. Hiermee kunt u als roostermaker met het portal communiceren over de geplande lessen en lessenverdeling. In het dagelijks gebruik zult u er vaak voor kiezen om eventuele wijzigingen te downloaden in uw project. Bijvoorbeeld wanneer er een docentwissel heeft plaatsgevonden, of wanneer een docent voor een korte periode is vervangen. 

U kunt deze lesconnector echter ook gebruiken voor het uploaden van geplande koppelingen en het overschrijven van de lessenverdeling. Na het uitvoeren van de migratie kan het handig zijn om dit éénmalig te doen, om zo uw project voor 2016-2017 volledig in te richten. 

Let op! Wanneer u de schoolfunctie Roostermaker heeft, kunt u alleen Geplande koppelingen en lessenverdeling uploaden naar het portal wanneer de applicatiebeheerder voor u het recht Onderwijsvraag bewerken heeft aangezet. Dit is instelbaar bij Onderwijs > Schoolfuncties > Instellingen.

Het aanvullen van de geplande lessen en de lessenverdeling werkt als volgt:

  1. Open de Lesconnector. Deze kunt u vinden in de toolbar naast de portalconnector:
  2. Ga naar Upload naar Portal
  3. Kies voor Koppelingen > Upload koppelingen
  4. Kies voor Koppelingen > Wijzig aantal lesuren per koppeling
  5. Kies voor Lessenverdeling > Upload lessenverdeling
  6. Kies voor Lessenverdeling > Wijzig aantal lesuren per docent

Voor meer informatie over het werken met de lesconnector verwijzen wij u graag naar ZZZZZZDe Lesconnector.

Aanvullen van ontbrekende pakketten

Het is mogelijk dat u in het verleden in uw portal niet voor iedere afdeling pakketkeuzes heeft geregistreerd. Dat is nu wel van belang. Met name voor afdelingen waar leerlingen individuele keuzes kunnen maken (bijvoorbeeld in de bovenbouw). Deze pakketkeuzes worden immers gebruikt om te bepalen hoeveel groepen u verwacht. Om deze keuzes alsnog in het portal te krijgen, kunt u ze exporteren uit de desktop. U heeft dan geen keuzeformulieren nodig. Deze kunt u later altijd toevoegen. 

Om de exportbestanden te maken, doet u het volgende:

  1. Ga in de desktop naar Exporteren > Keuzepakket > Portal.
  2. Geef nu een map aan waarin de exportbestanden weggeschreven moeten worden.

Voor iedere afdeling in de desktop worden nu de pakketkeuzes weggeschreven in een *.csv bestand. Deze kunt u vervolgens in het portal importeren.

Voor meer informatie over het importeren van pakketkeuzes, zie Keuzepakketten importeren.

Groepen en lessen: Werken met ZPlanning uitschakelen

In het scherm Groepen en Lessen wordt het verwacht aantal lesgroepen bepaald door de onderwijsvraag uit de Desktop formatiemodule. Wanneer u het formatiebeheer voor 2016-2017 ook volledig via het portal wilt doen, dan zult u deze berekening zelf moeten uitschakelen. Dit gaat eenvoudig via: 

  1. Ga naar Groepen en Lessen
  2. Ga naar Opties > Werken met ZPlanning


Roosterprojecten vanaf schooljaar 2017-2018 en hoger werken automatisch niet meer met de formatiemodule in de Zermelo Desktop. Daar hoeft u dus niets voor te doen.

Formatie in roosterproject 2016-2017 blijvend via de desktop

Het is goed mogelijk dat u uw huidige formatiebeheer voor 2016-2017, en dan met name de vergoeding voor lessenverdeling, nog via de Zermelo Desktop wilt laten verlopen. U zult gezien hebben dat na de release van het Portal (1.7) de kolom inzet lessen bij iedere docent op '0' staat en is voorzien van een handmatig mogelijkheid: 

De inzet lessen wordt voor u vanaf nu in het Portal berekend. Omdat er nog geen lessen of lessenverdeling bekend is, wordt deze berekening op '0' gezet. Om uw huidige formatiegetallen weer terug te krijgen, doet u het volgende:

  1. Ga in het portal naar Personeel > Formatie > Planning
  2. Selecteer het project van Schooljaar 2016-2017
  3. Selecteer één van de contractregels (docenten)
  4. Klik op uw toetsenbord op CTRL+A om alle docenten te selecteren. 
    Alternatief: u kunt ook de eerste regels selecteren en daarna met SHIFT+klik de laatste regel om alle docenten te selecteren
  5. Kies vervolgens voor Bulkwijziging
  6. Geeft in dit scherm aan dat u overal de inzet lessen handmatig? wilt toepassen

U geeft hiermee aan dat u de waarde van de totale lesinzet graag handmatig wilt overschrijven. Na deze wijziging blijft het antwoord nog even op '0' staan. Wanneer u eenmalig uw desktop formatiebeheer heeft gestart en afgesloten (ongeacht of u dit via de Zermelo Desktop of via de Zermelo Client doet), dat zijn de oude waarde weer teruggeschreven. 

Aanmaken van nieuw project 2017-2018

Wanneer u alle gegevens heeft ingevoerd voor 2016-2017, kunt u dit project ook als basis gebruiken voor het nieuwe project voor 2017-2018. 

Een nieuw project aanmaken gaat eenvoudig via: 

  1. Ga naar Beheer > Roosterprojecten.
  2. Kies voor Toevoegen.
  3. Selecteer de correcte School en het Schooljaar.
  4. Geef vervolgens het huidige schooljaar op bij Gebaseerd op.

Er wordt nu een nieuw project aangemaakt met zoveel mogelijk relevante informatie van vorig jaar. Voor meer informatie, zie Nieuw portalproject aanmaken.

Nazorg

Wat is er niet meegekomen in de migratie?

  1. Invoeren van uitsluitingen van pakketdelen op afdelings- of vak-op-afdelings-niveau.
  2. Eventuele andere bijzondere situaties uit de vertaalboeken.


  • No labels