Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata



Inleiding

In het portal kunt u alles regelen omtrent taken en taakbeheer. U kunt verschillende taakgroepen aanmaken, waar u vervolgens verschillende taken aan koppelt. Taken en taakgroepen worden portalbreed opgeslagen. Voor uw project activeert u de taken die op uw school ingezet worden. U kent deze vervolgens per docent toe.

PORTAL Beheer > Portal-inrichting > Taken en Taakgroepen

PORTAL Personeel > Takenverdeling

Inrichting

Om taken toe te kennen aan docenten moet er eerst zaken worden ingericht. Hiervoor moet u vier stappen doorlopen:

  • Stap 1: het aanmaken van taakgroepen
  • Stap 2: het aanmaken van taken
  • Stap 3: het activeren van taken
  • Stap 4: het toekennen van taken aan docenten


Stap 1: Het aanmaken van een taakgroep

Allereerst moeten er taakgroepen worden aangemaakt. Een taakgroep is een verzameling taken. Een voorbeeld van een taakgroep is Organisatie en Zorgtaken. Taken die hieronder kunnen vallen zijn bijvoorbeeld: faalangsttraining, medezeggenschapsraad, zorgcoördinatie. Taakgroepen maakt u zelf aan in uw portal. De taakgroepen worden portalbreed opgeslagen, niet per schoolproject. Indien er meerdere scholen gebruik maken van één portal, kunnen deze dus gebruikmaken van dezelfde taakgroepen. Standaard is er één taakgroep aanwezig, genaamd Algemeen. 

U kunt een taakgroep als volgt toevoegen:

  1. Open in het portal Beheer > Portal-inrichting >Taakgroepen
  2. Klik op <Toevoegen>
  3. Geef de Taakgroep een naam en een afkorting. Ook kunt u een korte omschrijving toevoegen

Importeren van taakgroepen

Het is ook mogelijk taakgroepen te importeren via een CSV-bestand. Het bestand kan de volgende drie kolommen bevatten: Afkorting taakgroep, Taakgroep en Omschrijving van de taakgroep.

  1. Ga in het Portal naar: Beheer > Portal-inrichting > Taakgroepen 
  2. Klik op de knop <Importeren>

  3. Klik op de knop <Bestand kiezen> en wijs het te importeren CSV-bestand aan

  4. Klik op de knop <Verder>
  5. Definieer de kolomkoppen
  6. Klik op de knop <Nieuwe importeren>

Stap 2: Taken aanmaken

Nadat u de taakgroepen hebt aangemaakt in het portal, kunnen we taken gaan toevoegen.

Taken kunt u als volgt aanmaken:

  1. Ga naar Beheer > Portal-inrichting > Taken

  2. Klik op <Toevoegen>

  3. Selecteer de taakgroep waartoe de nieuwe taak behoort
  4. Geef de taak een naam en een afkorting. U kunt ook een omschrijving van de taak toevoegen
  5. Klik op <Toevoegen>


Importeren van taken

Het is ook mogelijk taken te importeren via een CSV-bestand. Het bestand moet minimaal de volgende kolommen bevatten: Taakgroep en Afkorting taak.

  1. Ga in het Zermelo Portal naar: Beheer > Portal-inrichting > Taken 
  2. Klik op de knop <Importeren>

  3. Klik op de knop <Bestand kiezen> en wijs het te importeren CSV-bestand aan

  4. Klik op de knop <Verder>
  5. Definieer de kolomkoppen

  6. Klik op de knop <Nieuwe importeren>

Stap 3: Taken activeren voor uw project

Voordat u taken kunt toekennen aan uw werknemers, moeten de taken geactiveerd worden voor uw roosterproject. Bij het activeren geeft u ook het standaard aantal uur en het maximaal aantal uur (budget) voor de taak aan. Wanneer u een taak wilt activeren voor uw project, doet u het volgende:

  1. Ga in het Zermelo Portal naar: Personeel > Takenverdeling > Geactiveerde taken 
  2. Klik op <Toevoegen>. U krijgt nu het volgende scherm:
  3. Selecteer in het drop-down menu de taak die u wilt activeren
  4. Voer het minimaal aantal uren in
  5. Voer het standaard aantal uren in (de standaardvergoeding die een werknemer krijgt voor deze taak)
  6. Voer het taakbudget in (maximaal aantal uren voor deze taak)
  7. U kunt de taak lesreducerend maken door een vinkje te zetten (zie paragraaf hieronder)

Importeren van geactiveerde taken

Het is ook mogelijk de geactiveerde taken te importeren via een CSV-bestand. Het bestand moet minimaal de kolom Taak bevatten.

  1. Ga in het Zermelo Portal naar: Personeel > Takenverdeling > Geactiveerde taken 
  2. Klik op de knop <Importeren>

  3. Klik op de knop <Bestand kiezen> en wijs het te importeren CSV-bestand aan
  4. Klik op de knop <Verder>
  5. Definieer de kolomkoppen (Taak, Lesreducerend, Minimaal aantal uur, Standaard aantal uur en Taakbudget) 

  6. Klik op de knop <Nieuwe importeren>

Lesreducerende taken

U kunt voor elke geactiveerde taak aangeven of deze lesreducerend is. Indien u de taak lesreducerend maakt, zal de taak omgerekend in lesuren in mindering worden gebracht op het richtgetal voor uw les- en sectieplanning (Inzet secties en Inzet lessen). Hierdoor heeft u bij werknemers met grote taken (bijvoorbeeld het decanaat) een beter inzicht in hun werkelijk in te zetten aantal lesuren. Een ander voorbeeld van een lesreducerende taak is het mentoraat.

We zullen dit verduidelijken met een voorbeeld:

  1. We hebben voor de vestiging de taak decanaat geactiveerd. Voor deze taak staat een standaard vergoeding van 100 klokuren
  2. De netto taakomvang in klokuren van docent hou is 1453 (dit is de totale taakomvang, dus lessen én taken) en zijn taakruimte is 153
  3. Docent hou gaat in totaal 145 klokuren aan taken uitvoeren. Dit is inclusief het decanaat van 100 klokuren

Indien we van het decanaat (100 klokuren) een lesreducerende taak maken, zal het totaaloverzicht bij Formatieplanning er als volgt uit zien:

De taakruimte van docent hou is vergroot met 100 klokuren en is nu 253 klokuren in totaal. Er zijn dus 100 klokuren minder beschikbaar voor de lestaak, waardoor de lesruimte met 100 klokuren is verlaagd. Hierdoor is ook het aantal te plannen lesuren (Plan.les) verlaagd.


Niet-lesreducerende taken

Indien we van het decanaat (100 klokuren) een niet-lesreducerende taak maken, zal het totaaloverzicht bij Formatieplanning in het portal er als volgt uit zien:



Docent hou heeft de taken precies binnen zijn taakomvang. Het richtgetal Plan.les is dus gelijk aan de Max.les.
 

In het scherm Geactiveerde Taken ziet u alle taken die op uw school (vestiging) gebruikt worden. Voor het openen van geactiveerde taken gaat u naar:

  1. Personeel > Takenverdeling > Geactiveerde taken
  2. Zorg dat het juiste roosterproject én de vestiging is geselecteerd


In het scherm Geactiveerde Taken ziet u verticaal alle taken staan die op uw school worden uitgedeeld. Per taak ziet u bijvoorbeeld het aantal personen met een toekenning, de totale inzet in klokuren bij taken en het saldo op basis van het opgegeven budget:

Het is ook mogelijk om een taak meerdere malen aan een docent toe te kennen. Dit kan handig zijn als het een taak betreft die gefragmenteerd wordt uitgevoerd.


Stap 4: Toekennen van taken aan docenten

Het toekennen van een taak in het portal bij een werknemer gaat als volgt:

  1. Ga naar Personeel > Takenverdeling > Takenverdeling
  2. Selecteer het juiste roosterproject, de vestiging en eventueel een team
  3. Selecteer de modus <plaatsen>
  4. Klik op de cel bij de betreffende taak en de betreffende docent. De cel kleurt nu groen

Om het standaard aantal klokuren eventueel aan te passen, doet u het volgende:

  1. Selecteer de modus <bewerken>
  2. Kik op de te bewerken taak/docent
  3. Plaats een vinkje bij Uren handmatig
  4. Vul het afwijkende aantal uren in
  5. Klik op de knop <Bijwerken>
     

Importeren van toegekende taken

Het is ook mogelijk de reguliere taken per docent te importeren via een CSV-bestand. Het bestand moet minimaal de volgende kolommen bevatten: Werknemer en Taak.

  1. Ga in het Portal naar: Personeel > Takenverdeling > Geactiveerde taken (details)
  2. Klik op de knop <Importeren>

  3. Klik op de knop <Bestand kiezen> en wijs het te importeren CSV-bestand aan

  4. Klik op de knop <Verder>
  5. Definieer de kolomkoppen (Werknemer, Taak, Uren, en eventueel start, eind of opmerking voor docent of directie) 

  6. Klik op de knop <Nieuwe importeren>

Totaaloverzicht

In het totaaloverzicht Takenverdeling ziet u per team en eventueel per sectie terug welke docent welke taken toegekend heeft gekregen en hoeveel uur. Het is ook mogelijk om alle gegevens te zien. In dat geval kiest u bij Team voor 'alle teams' en bij secties voor 'alle secties'. Het is ook mogelijk om filtercombinaties te maken van bepaalde teams en bepaalde secties.

U kunt ook per taak direct navigeren naar Takenverdeling (details), via de knop met het vergrootglas. 

U krijgt dan alle detail taaktoekenningen te zien van de betreffende taak en kunt daar eventueel opmerkingen kwijt. Daarbij wordt ook rekening gehouden met het eventueel opgegeven filter voor Teams en/of Secties: 

Opmerking 

In het totaaloverzicht worden eventueel ingevulde opmerkingen nu zichtbaar als u met de muis over de taak bij de desbetreffende docent gaat:


Trefwoorden

taken, taakgroep, taak, taakverdeling, schooltaken, taken toekennen, lesreducerend

  • No labels