Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Inleiding

Deze nieuwe situatie van online onderwijs, roept waarschijnlijk diverse praktische vragen op. Wij hebben een aantal tips voor u verzameld hoe u het beste met deze unieke situatie om kunt gaan.

Op deze pagina staan enkele handige tips en trucs speciaal voor het formatiebeheer.

Op deze pagina

Zie ook:

Wijzigingen alleen in de desktop doorvoeren

We raden u aan om wijzigingen alleen door te voeren in de desktop en niet in het portal. We nemen hierbij aan dat er geen aanpassingen zijn in de lesvergoedingen. Is dat wel het geval, lees dan de tips hieronder.

Alle wijzigingen in het rooster kunnen in de desktop gemaakt worden en als les of afspraak naar het portal worden gepubliceerd, zonder dat dit invloed heeft op de formatieberekeningen. Het systeem zal registreren dat er verschillen zijn, die de roostermaker accepteert als gegeven. U ziet als formatiebeheerder deze verschillen niet en ziet dus ook geen veranderingen in de berekeningen.

Als u  wilt kunt u (voor de zekerheid) de roosterkamer in deze weken het recht ontnemen de lesverdeling in het portal aan te passen.

Een extra tijdvak creëren

Als u toch een extra tijdvak wilt creëren, volg dan onderstaande instructies/tips:

1 Exporteer uw formatiekaarten naar PDF om zo de huidige situatie vast te leggen. 

We adviseren u de huidige formatiekaarten te exporteren naar een PDF. Daarmee legt u in ieder geval de situatie vast zoals deze nu is, zodat u daar altijd op kunt teruggrijpen. 

Ga naar:

  1. Personeel > Formatie > Planning
  2. Selecteer al uw docenten (CTRL+A)
  3. Kies vervolgens voor Formatiekaarten afdrukken
  4. U kunt hier de opmaak van de formatiekaarten nog aanpassen en klik vervolgens op afdrukken
  5. Kies bij de afdruk methode niet voor de printer, maar voor opslaan in PDF

Zie Formatiekaarten in bulk afdrukken voor meer informatie.

2 Exporteer uw formatieberekening naar Excel (csv)

In ieder scherm is het mogelijk om een csv bestand te exporteren. Hiermee legt u in ieder geval de situatie vast, zoals het op dit moment is.

Ga naar:

  1. Personeel > Formatie > Planning
  2. Kies voor exporteer naar csv

Zie CSV-export en afdrukken voor meer informatie.

3 Wij willen, ondanks advies dit niet te doen, toch een extra tijdvak voor deze periode, waar moeten we dan op letten?

Als u ervoor gekozen hebt een extra tijdvak aan te maken in het portal, dan is het waarschijnlijk verstandig om het formatiegewicht per tijdvak op handmatig te plaatsen. Normaal gesproken wordt formatief gezien een klokuurvergoeding gelijkwaardig over de tijdvakken verdeeld. Een les met 50 klokuur op jaarbasis wordt bij twee tijdvakken precies 25 om 25 klokuur verdeeld. Heeft uw school ervoor gekozen een extra tijdvak aan te maken voor de duur van een aantal weken, dan zou de les onevenredig veel vergoed worden.

U kunt het gewicht aanpassen bij:

  1. Schoolstructuur > Onderwijs > Tijdvakken
  2. Kies vervolgens voor Formatiegewicht

U krijgt nu een scherm, waar u het gewicht kunt plaatsen op handmatig:

Let op! Deze wijziging kan invloed hebben op de berekeningen in andere tijdvakken. Ook vervangingen krijgen een andere berekening als u weken heeft verplaatst of verwijdert uit een tijdvak!

Wilt u dat het tijdvak met de "corona-weken" niet van invloed is op de berekeningen, zet dan het gewicht op "0".

Wanneer u geen week kunt plaatsen in uw nieuwe "corona"tijdvak, dan betekent dat meestal dat er afspraken bekend zijn in het portal voor die week/weken welke afspraken die verwijderd moeten worden; dit kan alleen de roostermaker doen!
Bij het aanmaken van een extra tijdvak, wordt in het nieuwe tijdvak de lessentabel volledig op 0 gezet. Het makkelijkst past u dit daarna aan, door de lessentabel te exporteren naar csv, deze aan te passen en weer te importeren. Zermelo kan namelijk niet bepalen of het extra tijdvak moet lijken op het tijdvak er voor of het tijdvak er na. Daarin verwerkt u ook de aanpassingen die u nodig heeft voor het nieuwe lesrooster.

Veel scholen voegen lessen van verschillende klassen samen, om bijvoorbeeld instructies te geven. Let op dat u bij het maken van de koppelingen dan alleen het actieve tijdvak koppelt. De docent die deze lessen gaat geven krijgt lessen in zijn planning staan. De docenten die er af gaan, gaan minder lesuren geven. Bedenk ook of u dit wilt verwerken in de lesinzet of dat u daar handmatig de oude getallen laat staan.

Als u nog geen extra tijdvak heeft aangemaakt, maar u bent dit wel voornemens, raden wij aan om eerst een export te maken van uw formatiekaarten en uw formatieberekening, zoals hierboven is beschreven.

4 Overnemen van saldi van vorig jaar.

Let op met het overnemen van saldi van 19-20 naar het schooljaar 20-21 als u in deze periode aanpassingen heeft gemaakt in uw portal. De kans is aanwezig dat berekeningen niet meer helemaal correct zijn.

Eerder op deze pagina hebben we het advies gegeven om formatieberekeningen van 19-20 te exporteren zodat u ze terug kunt zoeken. We adviseren u in geval van twijfel, terug te zoeken wat de oude waarden waren en die zo nodig te gebruiken. De importmogelijkheid is toegevoegd aan de komende release (20.04) van april.

Eventueel aanpassen van PB-Verlofbudget

In de huidige situatie is het mogelijk dat geplande snipperdagen uit het PB-verlofbudget (spaarverlof) niet doorgaan. U kunt als school uw personeel tegemoet komen door deze gecancelde snipperdagen te verwijderen bij Personeel > Aanstellingen > Verloven. Op deze manier maakt u het verlofbudget voor uw medewerkers weer kloppend. U kunt natuurlijk ook met het personeel afspreken dat gemaakte verloven doorgaan: dan hoeft er niets aangepast te worden in uw formatie. 

Voorbereidingen nieuwe schooljaar

We raden u aan de voorbereidingen voor het nieuwe jaar volgens de planning te laten verlopen. Het voordeel van werken met het portal is dat u niet afhankelijk bent van een netwerkomgeving op school. Het portal kan vanaf ieder device geopend worden. Wat nodig is, is dat de juiste rechten en de toegang open staan. U kunt dus leerlingen vanaf thuis hun pakketkeuze laten invullen. Natuurlijk kunnen we een voorlichtingsavond niet plannen, maar de techniek van het invoeren is wel geborgd.

Ditzelfde geldt voor het invoeren en beoordelen van de roosterwensen van docenten. Ook dit gaat online en kan gewoon doorgaan.

Prognoses zijn ook een onderdeel, dat in deze bijzondere tijden, ook door kan gaan vanuit thuis. We adviseren dan ook om deze zaken niet te laten liggen tot iedereen weer op school is, maar dit vanuit thuiswerk-situaties op te pakken. 

En een laatste belangrijke stap is het klaar maken van sectieverdeling en lessenverdeling. Nu heeft uw roostermaker wellicht meer tijd om te proefclusteren en proefroosteren. Maar bedenk dat dit vooral zinvol is als er een lessenverdeling in het project aanwezig is.

Kortom: probeer de planning die u gemaakt heeft, te handhaven. Dit Planningsdocument kan u daarbij helpen.

  • No labels