Pagina-navigatiestructuur
Spring naar het einde van metadata
Ga nar het begin van metadata

Het portal

Algemeen

 Desktop, portal, app ... Wanneer gebruik ik welke software?

We kunnen ons voorstellen dat u zich dit afvraagt! We hebben de verschillende onderdelen voor u op een rij gezet.

 Hoe kan ik data wijzigen in het portal?

Enkele schermen zijn voorzien van een schrijfbeveiliging. Rechts bovenin ziet u de volgende knop: U kunt hierop klikken om in de bewerkbare velden data aan te passen.

U kunt ook met sneltoets 'B' navigeren naar de knop Bewerken en deze vervolgens aan- of uitzetten met Enter of Spatiebalk. De precieze sneltoets hangt af van het gebruikte besturingssysteem en browser.

Op pagina's zonder schrijfbeveiliging kunt u een veld bewerken door te dubbelklikken.

De inhoud van sommige cellen kunt u handmatig overschrijven. U zet dan een vinkje onder het potloodje voor de cel die u wilt bewerken. Vervolgens kunt u aanpassingen doen in de geselecteerde rij door te dubbelklikken waar u wilt bewerken.

 Zijn er sneltoetsen in het portal?

Los van de browserafhankelijke sneltoetsen, zijn er ook portalafhankelijke sneltoetsen. Via Ctrl+? ziet u een overzicht van de sneltoetsen. Deze zijn in twee categorieën verdeeld:

  1. Portal: dit zijn sneltoetsen die overal in het portal werken.
  2. Grid: dit zijn sneltoetsen die alleen in schermen werken met een grid, waarvoor er eerst geklikt moet worden in een regel. Een voorbeeld van een dergelijk is scherm in Beheer>Gebruikers, of Leerlingen> Overzicht.
 Kan ik de volgorde van kolommen wijzigen?

Ja, in een groot deel van de schermen in het portal kunt u de volgorde van de kolommen wijzigen. U klikt de kolomkop aan die u wilt verplaatsen en sleept deze vervolgens naar rechts of naar links.

 Kan ik kolommen zelf aan/uit zetten?

Ja, dat kan. Wanneer u met de rechtermuisknop op de kolomkop klikt, kunt u zelf een selectie maken. Meer over kolommen aanpassen.

Beheer

 Kunnen we gebruik maken van LDAP?

Ja, dat kan! We hebben een compleet stappenplan voor u gemaakt. Hierin staat precies beschreven wat en hoe u dit instelt.

 Hoe kan ik een gebruiker verwijderen?

Een gebruiker kan niet zomaar in het portal verwijderd worden. De leerling of docent heeft een bepaalde historie, die bewaard dient te worden. Toch kan het prettig zijn, gebruikers die geen actuele rol meer spelen, niet steeds in beeld te krijgen. U kunt in deze gevallen de gebruiker archiveren. In het menu Beheer > Gebruikers kunt u één of meerdere gebruikers selecteren en archiveren met de daarvoor bestemde knop <Archief>. Meer over het toevoegen en verwijderen van gebruikers

 Waar pas ik een geboortedatum of adres aan in het portal?

In het portal zijn de geboortedatum en adresgegevens van gebruikers standaard verborgen. U kunt bij Beheer > Gebruikers deze gegevenskolommen zichtbaar maken via de menuoptie Kolommen achter de rechtermuisknop. Hierna kunt u in dit scherm een geboortedatum of adresgegevens aanpassen.

 Ik heb twee-factor-authenticatie (2FA) ingesteld voor mijn account op het portal. Wat doe ik als ik een nieuwe telefoon heb?

U logt in met de authenticatiecode van uw oude telefoon, en schakelt met uw oude telefoon twee-factor authenticatie uit. Daarna schakelt u deze weer in maar dan koppelt u uw nieuwe telefoon. Als u niet (meer) weet hoe u dit moet doen, dan volgt u de stappen op onze handleiding.

 Ik heb twee-factor-authenticatie (2FA) ingesteld voor mijn portal-account. Wat doe ik als mijn telefoon kapot of gestolen is?

U neemt contact op met de beheerder of admin van het portal van uw school. De beheerder van het portal kan via het menu Beheer > Gebruikers de twee-factor-authenticatie van de gebruiker deactiveren. U kunt dan weer inloggen met alleen uw wachtwoord. Met uw gerepareerde of nieuwe telefoon kunt u de twee-factor-authenticatie weer inschakelen.

 Ik heb twee-factor-authenticatie (2FA) ingesteld voor mijn portal-account. Maar mijn code bij inloggen is incorrect, wat moet ik doen?

Het kan zo zijn dat de tijd van uw Google Authenticator en de server waarop de code gegenereerd wordt niet synchroon loopt. Hierdoor is de code die u in beeld krijgt niet de juiste omdat hij verouderd is. Bij Google Authenticator is dat op te lossen door op de puntjes te klikken rechts boven en dan te kiezen voor 'instellingen'. U klikt op 'Tijdcorrectie voor codes' en drukt op 'Nu synchroniseren'. U krijgt een melding dat u weer gesynchroniseerd bent en u kunt nu weer inloggen met de 2FA.

Onderwijs

 Kan ik iemand kijkrechten geven voor de prognoses?

Ja, dat kan, mits er bij u op school afspraken zijn gemaakt over welke groepen mensen dit mogen. U kunt voor mentoren en teamleiders aangeven of ze de gegevens alleen mogen bekijken, of dat de deze ook mogen bewerken. Meer informatie hierover kunt u vinden bij Schoolfuncties.

 Waar kan de formatiebeheerder de onderwijsvraag zien/bepalen?

De onderwijsvraag kunt u in het portal bewerken via het onderdeel Onderwijs > Geplande Groepen. Meer over de Geplande Groepen en Geplande Lessen.

 Waarom klopt het percentage leerlingen in een opleiding niet?

Een leerling kan in twee opleidingen zitten. Het percentage waarmee deze leerling meetelt voor één van die opleidingen, is de helft van het percentage waarmee die leerling in de afdeling zit.

Bijvoorbeeld:
Als een leerling voor 80% naar VWO3 gaat, met zowel opleiding 'tto' als opleiding 'regulier', dan zal deze leerlingen voor een vak Engels dat alleen voor regulieren leerlingen is voor 40% meetellen, en voor een vak Cambridge Engels dat alleen voor tto-leerlingen is ook voor 40%. Het percentage '80% in VWO3' is wel aan te passen, maar de verdeling over 'tto' en 'regulier' niet.

Leerlingen

 Kan een mentor de keuzepakketten van zijn/haar leerlingen bekijken?

Ja, dat kan. De mentor kan bij Leerlingen > Prognoses . tabblad Prognoses (details) de vakken van de leerlingen zien.

 Waar kan ik een leerling tussentijds van afdeling wijzigen?

In het portal kunt u de afdelingsdeelname verwijderen en een nieuwe toevoegen. U doet dit bij: Leerlingen > Overzicht of lees hier meer over dit onderwerp

 Kan iemand in het portal de leerlingen in stamklassen indelen?

Ja, dat kan! Het is mogelijk de teamleider hiervoor rechten te geven. In het portal gaat u als roostermaker naar Onderwijs > Afdelingen. In de kolom <Stamklasindeling> bepaalt u of het portal of de desktop leidend is. In het geval van de desktop, betekent het dat u als roostermaker in de desktop de stamklasindeling vastlegt. In het geval u hier kiest voor portal, dan kunt u een teamleider rechten geven. Deze kan dan in het portal de stamklasindeling bepalen welke u vervolgens downloadt via de portalconnector.

Als u bij een afdeling heeft aangegeven dat het portal leidend is, kan deze in het portal bij Leerlingen > Roostergroepindelingen > Stamklassen, de stamklasindeling bepalen.


 Hoe krijg ik de opmerkingen bij keuzepakketten in beeld?
  • Ga in het portal naar Leerlingen > Pakketkeuze > Keuzepakketten.
  • Houdt de cursor boven een kolomkop, bijvoorbeeld 'Ment'.
  • Er verschijnt een pijltje in deze cel. Klik op dit pijltje.
  • Ga in het menu dat nu verschijnt naar Kolommen > Pakket-opmerking.

De opmerking die bij het pakket van de leerling hoort komt nu in beeld. Deze instelling moet elke keer dat u opnieuw inlogt opnieuw gedaan worden.


Personeel

 Hoe kan ik een nieuwe werknemer toevoegen?

Dat kan via de wizard "Werknemer toevoegen". In het portal bij Personeel > Overzicht, kunt u middels de knop <Toevoegen> de wizard starten.


Roosters

 Waarom zie ik in het klassenrooster soms lessen van verkeerde klassen?

In het roosteroverzicht Groepen kan het voorkomen dat er lessen van andere groepen worden getoond. De oorzaak hiervan is meestal een leerling die recentelijk van klas gewijzigd is. Bij het opvragen van een groepsrooster checkt het portal eerst welke leerlingen er volgens het portal in deze groep zitten (Leidend hiervoor zijn de roostergroepindelingen). Bij deze leerlingen worden vervolgens alle lessen en afspraken gezocht die via het (dag)rooster uit de desktop gepubliceerd zijn. 

Wanneer een leerling overstapt van lesgroep zult u daarom, naast de groepsdeelname in het portal, ook het (basis)rooster moeten verversen.

Voor het dagrooster betekent dit dat, naast het actuele dagrooster, ook versie 1 van het dagrooster met de aangepaste groepsindeling opnieuw gepubliceerd moet worden om deze fout te herstellen.

 Hoe kan ik een gepubliceerd rooster weer verwijderen?

Soms is er een rooster gepubliceerd voor een dag, bijvoorbeeld Goede Vrijdag, waarop de lessen toch niet door gaan. Als deze dag al is weggehaald uit de jaarplanner, dient u de volgende stappen te ondernemen om het rooster voor deze dag uit het portal te verwijderen:

  1. Selecteer het juiste dagroosterbestand
  2. Ga naar Beheer > Jaarplanner
  3. Selecteer het tijdvak
  4. Bekijk de datum waarvoor het rooster verwijderd moet worden. Zorg ervoor dat deze dag ACTIEF staat (groen).
  5. Klik op het groene vinkje
  6. Ga naar Publiceren > Bekijk roosters
  7. Selecteer alleen de dag waarvoor het rooster verwijderd moet worden
  8. Filter op 'Totaaloverzicht'
  9. Shift-klik op de kolom 'Verwijderen?' om in één keer voor alle afspraken een vinkje te plaatsen
  10. Klik op de delete-knop:
  11. Ga opnieuw naar Beheer > Jaarplanner en haal de dag weer uit het bestand









Op deze pagina


Zermelo App

 Voor welk platform is de app beschikbaar?

De app is beschikbaar voor Android, Windows en iOS. Meer over de Zermelo App.

 Waarom wordt mijn app steeds ontkoppeld?

In de oudere versie van de app kan u hier last van hebben als u te weinig ruimte op uw telefoon of tablet heeft. Als u de laatste versie van de app downloadt (hoger dan 1.4.6) zult u hier geen last meer van hebben.

Roosteren

 Het basisrooster mist enkele weken. Hoe repareer ik dit?
Het bestand dat één of meerdere weken/dagen mist in een roosterbestand, kunt u eenvoudig repareren. Hiervoor opent u in het betreffende bestand de jaarplanner. U selecteert het juiste tijdvak en via de kalender kunt u dagen (de)selecteren. Nadat u de jaarplanner heeft afgesloten met het groene vinkje ziet u dat de groene balk is aangepast. Meer over de jaarplanner.
 Ik heb (de lessen van) tijdvak 1 uit mijn basisrooster verwijderd, nu heb ik verschillen in het Groepen en Lessen scherm. Hoe los ik dit op?

U heeft tijdvak 1 verwijderd uit uw basisrooster, en/of alle lessen van het tijdvak verwijderd. Het Groepen en Lessen scherm klopt daardoor niet meer. U kunt dit op 2 verschillende manier oplossen. Welke methode het beste is, hangt af van uw situatie.

Situatie 1: U heeft geen tijdvak 1 meer in de jaarplanner en ook geen lessen van tijdvak 1 in uw lesdomein.

  1. U lost dit op door tijdvak 1 opnieuw aan te maken in de jaarplanner.
  2. Baseer het nieuwe tijdvak 1 op tijdvak 2.
  3. Tijdvak 1 is nu identiek aan tijdvak 2.
  4. U heeft nog een aantal verschillen met het portal, deze kunt u zelf oplossen in het Groepen en Lessen scherm.

Situatie 2: U heeft nog wel een tijdvak 1, maar geen lessen van tijdvak 1 in uw lesdomein.

  1. Ga naar het lesdomein.
  2. Vervang in de kolom Tdv 'tv2' door 'tv1,tv2'.
  3. Selecteer alle lessen en splits de lessen per tijdvak via het menu Lesdomein > Maak losse lessen per tijdvak op selectie.
  4. Tijdvak 1 is nu identiek aan tijdvak 2.
  5. U heeft nog een aantal verschillen met het portal, deze kunt u zelf oplossen in het Groepen en Lessen scherm.
 Kan ik een overzicht printen van de ingevoerde wensen en eisen van docenten?

Dat is mogelijk. In de desktop bij Docenten > Beschikbaarheden, heeft u de mogelijkheid een exportweergave aan te zetten (knop <Exportweergave>). Als u vervolgens het scherm afdrukt (rechtermuisknop linksbovenaan) heeft u cellen met "v" voor verboden vrije dagen en cellen met "o" voor een onbepaalde vrije voorkeursdag. Daarnaast zijn ook de standaard symbolen zichtbaar, zoals de = voor een blokkade en de 1,2,3 voor voorkeurs vrije dagen. Meer over de beschikbaarheden van docenten.

 Ik wil graag voor het 2e tijdvak afwijkende randvoorwaarden. Kan dat?

Dat kan voor leerlingen en voor docenten. In het basisscherm Leerlingen en Docenten kunt u op de cel klikken in de kolom "tvb". De kleur verandert naar oranje en de tekst wijzigt in "apart".

Onderwijskundige randvoorwaarden kunt u niet voor verschillende tijdvakken verschillend inrichten. U kunt op het moment dat u het nieuwe tijdvak gaat roosteren de randvoorwaarde aanpassen, maar zet de randvoorwaarde weer terug wanneer u de automaten ook nog aanzet voor een wijziging in het lopende tijdvak.

 Hoe zorg ik ervoor dat de strafpunten van tijdvak 1 niet meer getoond worden?

In de jaarplanner, bij het menu Beheer, is het mogelijk om een tijdvak te deactiveren. Om een tijdvak te deactiveren klikt u het vinkje in de kolom 'actief' bij het betreffende tijdvak uit.

U kunt het rooster van het gedeactiveerde tijdvak niet meer optimaliseren en de strafpunten van dat tijdvak worden niet meer getoond. U kunt dit bijvoorbeeld gebruiken als tv1 is afgelopen en u aan het roosteren bent voor het 2e of 3e tijdvak.

 Waarom kan ik in de lessentabel een vak niet ontkoppelen van een afdeling?

In het portal kunt u bij Onderwijs> Lessentabel aangeven hoeveel uur per week een vak wordt gegeven. Meer over de lessentabel.

In het scherm Onderwijs > Keuze-aanbod kunt u aangeven welk vak op welke afdeling voorkomt. Hier kunt u vakken (ont)koppelen. Meer over keuze-aanbod.

 Hoe zorg ik ervoor dat een bepaalde les aan het begin of einde van de dag wordt geroosterd?

De zogenaamde kop-staartconstructie kunt u prima regelen met de uitgebreide leerlingrandvoorwaarden. Het principe is de betreffende lessen in een lesverzameling te zetten. Alle andere lessen zet u ook in een lesverzameling. Als voorbeeld nemen we de mentorlessen van 4 vwo. We maken een lesverzameling van de mentorlessen in 4 vwo en we maken een lesverzameling van alle andere lessen in 4 vwo. De truc is nu om een wisselrandvoorwaarde te maken die het aantal wissels tussen beide verzameling beperkt. Immers, wanneer de leerlingen eerst een niet-mentorles zouden hebben, vervolgens een mentoruur en daarna weer enkele niet-mentorlessen, wordt er 2 keer gewisseld. Als we slechts één keer wisselen toestaan, zorgen we ervoor dat er of met een mentorles gestart wordt of met een mentorles geëindigd wordt.


 Wat moeten we doen om de Arena te kunnen gebruiken?

We hebben een uitgebreide technische instructie voor u beschikbaar.

Ouderavond

 Kan ik ook ouders/verzorgers importeren uit SOM of Magister?

Dat kan. Hoe u ouders/verzorgers en de relatie met de leerlingen kunt importeren, wordt hier beschreven.

 Hoe kan ik ouders alsnog aparte gesprekken laten aanvragen als ik de gespreksmogelijkheden al heb aangemaakt?

Bij Leeringen > Overzicht > Eigenschappen kunt u een vinkje zetten in de kolom 'Aparte gesprekken ouders'. Dit doet u voordat u gespreksmogelijkheden in de client aanmaakt. Mocht u dit op een later moment willen doen, dan moet u:

  1. Eerst de gespreksmogelijkheden voor deze leerlingen verwijderen
  2. De vinkjes bij leerlingen zetten voor aparte gesprekken voor ouders
  3. Daarna opnieuw de gespreksmogelijkheden voor deze leerlingen genereren.

Na het volgen van deze stappen zullen de gespreksmogelijkheden daadwerkelijk apart zijn aangemaakt voor de (gescheiden) ouders.

Onderhoud

Managementinformatie 

 De getallen voor de uitstroom in de overgangsmatrix zijn te hoog. Hoe los ik dat op?

De getallen voor de uitstroom zijn de leerlingen in #uit van het roosterbestand. Als hier precies de leerlingen in zitten die afgelopen schooljaar (2016-2017) nog wel op school zaten, maar het huidige schooljaar (2017-2018) niet meer, dan zijn de getallen correct. Het kan echter zijn dat de afdeling #uit ook nog leerlingen bevat die na schooljaar 2015-2016 van school af gingen. Hier volgt een stappenplan om deze leerlingen uit het bestand te krijgen, zodat daarna de getallen in de Overgangsmatrix ook voor de uitstroom weer correct zijn.

  1. Open in Zermelo Desktop het project van schooljaar 2016-2017
  2. Ga naar Leerlingen > Overzicht
  3. Open het leerlingendomein via de knop 
  4. Zet eventueel de lijstweergave uit (via Weergave > Lijstweergave)
  5. Selecteer afdeling #uit
  6. Zorg dat de kolom 'Stamklas vorig jaar' in beeld is
  7. Maak een export-bestand via deze knop:  
  8. Open het exportbestand in een programma als Excel of Kladblok
  9. Vervang in de kolom 'Stamklas vorig jaar' de stamklasnaam door een nog niet bestaande stamklas, bijvoorbeeld 'X'
  10. Sla het gewijzigde exportbestand op
  11. Open nu in Zermelo Desktop het project van schooljaar 2017-2018
  12. Ga naar Leerlingen > Overzicht
  13. Zorg dat de kolom 'Stamklas vorig jaar' in beeld is
  14. Importeer het exportbestand via deze knop: 
  15. Koppel de kolommen 'Object' en 'Stamklas vorig jaar' en klik op <OK>.

 Bij lesstatistiek is de som van alle getallen niet gelijk aan het totaal. Hoe kan dat?
De tabellen bij de lesstatistiek geven een totaal in de cel "alle". Deze kan afwijken van de som van alle waarden in die kolom. Dit verschil kan ontstaan door de aanwezigheid van gekoppelde lessen. Stel dat er in 4 en 5 gymnasium een gekoppelde les is voor het vak grieks. Bij de afdeling 4gym komt de les voor en bij de afdeling 5gym ook. In totaal is het 1 les, maar bij beide afdelingen staat de les ook vermeld.
 Wanneer moet ik mijn project/bestand doorrekenen?

Bij het doorrekenen van een project wordt er voor elke lesdag die voorkomt in dat schooljaar een tabel aangemaakt. Per dag wordt voor elke afdeling, leerling, stamklas, lesgroep, lokaal en docent bijgehouden welke lessen gegeven zijn en vervallen zijn. Wanneer u een jaaroverzicht opent, worden de getallen in die tabellen geraadpleegd. Elk weekbestand dat gearchiveerd wordt, wordt doorgerekend. In feite zou het dus voldoende moeten zijn, om éénmalig uw project door te rekenen voor het afknippen van de eerste week. Vervolgens wordt voor elke week die u archiveert, de tabel opnieuw berekend.

Er gelden echter de volgende uitzonderingen:

  • Wanneer u na doorrekenen nog leerlingtaken aanmaakt/wijzigt
  • Wanneer u na doorrekenen de lesperiode nog wijzigt
  • Wanneer u na doorrekenen de lessentabel nog wijzigt

Wanneer u alleen de tabellen van de lesstatistiek raadpleegt, hoeft u helemaal niet door te rekenen!

 Ik heb leerlingtaken aangemaakt, maar zie de klokuren niet terug als onderwijstijd. Wat gaat er mis?

Leerlingtaken dient u altijd aan te maken in het basisrooster. Leerlingtaken in andere roosterbestanden worden niet meegenomen. Wellicht heeft u leerlingtaken aangemaakt nadat het project is doorgerekend. In dat geval dient u het basisrooster nogmaals door te rekenen. Meer over leerlingtaken.

 Hoe maak ik een bestand voor de Integrale Personeelstellingen Onderwijs (IPTO)?

U maakt een txt-bestand voor IPTO vanuit het roosterbestand van week 40 via het menu Export > Integrale Personeelstellingen Onderwijs. Voor een uitgebreide omschrijving hiervan verwijzen wij u naar de betreffende pagina, IPTO.

Dagroosteren

 Ik wil nog iets wijzigen in een reeds gearchiveerd bestand. Kan dit?
Dat kan. U kunt een reeds gearchiveerd bestand terugzetten. Vervolgens kunt u het bestand gewoon openen in de dagroostermodule. Let op: alleen de meest recente versie van het weekbestand wordt gearchiveerd. Wanneer u een dergelijk bestand terugplaatst uit het archief, heeft u dus slechts 1 versie.
 Ik heb een afgeknipt weekrooster verwijderd, hoe kan ik opnieuw een week afknippen?

In het Basisrooster kunt u via Beheer > Jaarplanner de week die was afgeknipt weer actief maken. Dit doet u door het tijdvak te selecteren waarin de week valt, in de kalender kunt u de week actief maken door deze te selecteren, de week kleurt nu groen. Hierna kunt u met Dagen afknippen een dagroosterbestand maken van de betreffende week. 

Toetsen en mondelingen

 Kan ik het centraal examen ook in Zermelo roosteren?

Dat kan. We hebben zelfs al voor een groot deel voor uw gedaan! Jaarlijks maken wij voor de verschillende leerwegen / opleidingen, een toetsroosterbestand aan. De verschillende examens staan al op de juiste dag en tijden ingeroosterd. We hebben een tutorial voor u geschreven, waarin u precies kunt lezen welke werkwijze u kunt hanteren.

 Ik heb een toetsrooster gemaakt, maar mijn basisrooster is inmiddels gewijzigd. Wat moet ik nu doen?
We hebben de handelingen voor u op een rijtje gezet!

Formatie

 Hoe verwerk je het beleid rondom werkdrukvermindering en ontwikkeltijd?

We hebben een pagina voor u aangemaakt waar u kunt lezen wat het voor de verwerking in Zermelo betekent:

19-20 werkdrukvermindering en ontwikkeltijd


Sectie en Lesverdeling

 Hoe plaats ik een docent in een sectie?

Een docent wordt niet zozeer in een sectie geplaatst. Een docent krijgt een bevoegdheid voor een vak. Een vak op een afdeling is gekoppeld aan een sectie. Als u vervolgens bij bijvoorbeeld de lessenverdeling filtert op sectie, ziet u alleen de docenten die bevoegd zijn voor de vakken in die sectie.

 Hoe komt het dat de vergoeding van de sectiewaarden afwijken van de waarden in de lessenverdeling?

Als de standaard-lesvergoeding voor één of meerdere vakken op een afdeling binnen een sectie afwijkt van die van de rest van de sectie, gaat de gemiddelde berekening per les ook omhoog of omlaag. Dit heeft invloed op de toekenning van het aantal geplande klokuren die past bij de sectie-inzet. Pas als de echte lessenverdeling wordt gemaakt, weet u precies welke lesvergoeding toegekend moet worden.

Ofwel: het sectiegemiddelde kan afwijken als er binnen de sectie uitzonderingen zijn.

 Kunnen de docenten hun eigen formatiekaart inzien?

Ja dat is mogelijk, u kunt bij onderwijs schoolfuncties per roosterproject aangeven of docenten wel of niet hun formatiekaart kunnen inzien.

Verloven

 Waar zijn de jaarverloven en deeltijdverloven gebleven?

Na de migratie zijn uw jaarverloven omgezet naar planningsverloven. De deeltijdverloven zijn omgezet naar onderhoudsverloven. In de kolom Formatie-berekening kunt u zien waar het verlof wordt verrekend en u kunt het daar ook aanpassen:

Het concept van jaarverlof, waarbij een verlof in de planning alleen maar meegenomen werd wanneer dit het gehele jaar duurde, is komen te vervallen. Dit heeft vooral voordelen voor langdurige verloven, die niet precies een heel schooljaar duren. Voorbeeld: stel u heeft een fulltime docent die vanaf 1 september voor 0,2 fte ouderschapsverlof wil opnemen voor de rest van het jaar, wat neerkomt op 304 klokuur. Waarschijnlijk wilde u de jaartaak van de docent structureel verlagen met 304 klokuur, zodat u later geen vervangers hoeft te zoeken.

Omdat het verlof niet het gehele schooljaar duurde, kwam deze in de huidige situatie bij deeltijdverloven te staan. Hierdoor had u een positief saldo bij Planning en een negatief saldo bij Onderhoud. Dit kwam bij het totaalsaldo wel weer goed, maar het was niet overzichtelijk. In de nieuwe situatie kunt u ervoor kiezen dit grote verlof tóch te verrekenen bij de planning: 

Versie 1.18 ouderschapsverlof als deeltijdverlofVersie 1.19 ouderschapsverlof als planningsverlof

 Waarom kan ik de invloed op Persoonlijk budget niet aangeven?

Anders dan bij Uitbreidingen, komt het slechts in enkele gevallen voor dat een verlof tot vermindering van het persoonlijk budget recht zorgt. We hebben er daarom voor gekozen dit een eigeschap van het Verloftype te maken. Via het verloftype (Beheer > Portal-inrichting) kunt u aangeven of een bepaald soort verlof ook reductie van het persoonlijk budget oplevert. U ziet dat bij de verloven terug middels een niet bewerkbare groene vink.

 Waarom is de werktijdfactor bij mijn verlof zo hoog?

Een werktijdfactor wordt op dezelfde manier berekend als bij uitbreidingen. Een verlof van 340 uur op jaarbasis is gelijk aan een werktijdfactor van 340/1659 * 365/365 = 0,2049 fte. Wanneer u een docent voor één dag een verlof heeft gegeven van 8 uur, komt de werktijdfactor uit op 1,77 fte. Dat komt, omdat wanneer 1659 uur verdeeld wordt over 365 dagen, er ongeveer 4,5 uur per dag gerekend wordt. Heeft de docent dan een verlof van 8 uur op die dag, dan is de werktijdfactor voor die dag 8/4,5 klokuur = 1,77 fte.

 Waarom zie ik na de migratie een verschil tussen Omvang (klu) en Inzet?

Het verschil tussen Omvang (klu) en Inzet wordt veroorzaakt door de automatische berekening van ast en desk. Omdat wij vooraf niet eenvoudig kunnen bepalen welk percentage u voor ast en desk wilt gebruiken, staat deze standaard op 0%. Het gevolg is dat, hoewel er bij uw verloven is aangegeven dat er ook extra desk berekend moet worden, het antwoord altijd 0 klokuur is. 

Wij willen uiteraard wel dat uw totale formatiegegevens na de migratie blijven kloppen. Mocht u bij een medewerker één of meerdere verloven hebben ingevoerd met een vermindering voor ast en desk, dan ziet u deze na de migratie versie 1.19 terug bij Personeel > Formatie > Verlof Onderhoud

Het nadeel is echter, dat wanneer u na 7 maart 2018 (release van 1.19) een nieuw verlof voor deze docent toevoegt, dat u handmatig de extra ast en/of desk moet registeren. 

Voor het nieuwe schooljaar 2018-2019 wordt alles automatisch voor u berekend. Daar hoeft u geen handmatige wijzigingen meer door te voeren. 

Persoonlijk Budget

 Waarom kan ik het budget nu verdelen over meerdere toepassingen?

De voornaamste reden is omdat uitbreidingen nu ook voor een verhoging van het persoonlijk budgetrecht kunnen zorgen. Hierdoor krijgt de docent in de loop van het schooljaar extra PB uren te verdelen, die u waarschijnlijk niet automatisch wilt toevoegen aan de eerder gemaakte keuze. We voorkomen hiermee dat een docent met een toepassing voor lestaakreductie bij een uitbreiding voor het vervangen van lessen niet een hogere lestaakreductie krijgt. U kunt zelf met de medewerker bepalen hoe u de extra uren inzet.

Overigens is de VO CAO 2016 niet eenduidig of het basisrecht ook slechts voor één toepassing ingezet kan worden. Onze interpretatie is dat wel altijd geweest, maar we komen hiermee ook tegemoet aan klanten die graag het basisbudget willen verdelen over bijvoorbeeld lessen en taakreductie.

 Hoe geef ik nu aan dat een docent zijn verlof spaart?

In de nieuwe persoonlijk budget module geeft u eerst aan dat u voor de docent het basisrecht graag wilt gebruiken voor verlof, door deze in de kolom Naar verlof-budget te plaatsen. Bij het onderdeel Verlofbudget Basis ziet u in de kolom Beschikbaar basisverlofbudget het aantal beschikbare verlofuren voor deze docent. Dit is een combinatie van het gespaarde basisverlof aangevuld met het huidige recht uit Naar verlof-budget.

Het sparen van verlof is dan heel eenvoudig. Het verlof wordt namelijk automatisch gespaard. Alleen wanneer een docent daadwerkelijk PB-basis verlof opneemt via Personeel > Aanstellingen > Verloven, wordt het verlofbudget verlaagd.

 Hoe kan ik zien hoe het gespaarde budget is opgebouwd?

U kunt in de kolom Beschikbaar basisverlofbudget zien hoe het gespaarde verlof is opgebouwd, door in de cel te klikken op het vergrootglas (). Er opent dan een nieuw venster. Hier ziet u per schooljaar het oude saldo, de nieuwe inleg (uit toepassing Naar verlof-budget), het Beschikbaar basisverlofbudget van dat jaar, de opname van PB-basis verloven en het nieuwe saldo:

In principe zal het Saldo nieuw van het vorige jaar (bijvoorbeeld 2017-2018) gelijk moeten zijn aan het saldo oud van het volgende jaar (2018-2019). Na de migratie kan dit echter niet het geval zijn, omdat het saldo oud voor ieder jaar handmatig is ingevoerd.

 Hoe zorg ik ervoor dat het gespaarde basisverlof automatisch wordt berekend?

Na de migratie kan het gespaarde verlof er als volgt uitzien:

Als u wilt dat het verlofsaldo automatisch wordt berekend, doet u dat als volgt:

  1. Kies via het rechtermuisknopmenu op een kolomkop voor Kolommen > Oud saldo basisbudget en Oud saldo basisbudget handmatig?
  2. Haal vervolgens de handmatig optie weg bij Saldo oud
  3. Zodra u dat doet, wordt het Saldo oud gevuld met het nieuwe saldo van vorig schooljaar
  4. Herhaal deze stappen voor alle relevante projecten (behalve het eerste project)

We zien nu dat het saldo automatisch wordt berekend:

 Ik had handmatig PB recht opgegeven, maar dat zie ik niet meer terug

Dat klopt! Vanaf versie 1.19 is het niet meer mogelijk het berekende recht voor Persoonlijk budget aan te passen. Omdat nu ook uitbreidingen en verloven optioneel invloed kunnen uitoefenen op het PB recht, verwachten we niet dat het nog nodig is het recht zelf ook handmatig aan te passen.

 Hoe werkt de fixatie van (de waarde van) het basisverlofbudget na vier jaar?

Het gespaarde basisverlofbudget wordt conform de CAO lid 7.2.2.b.II na vier jaar in (geld)waarde gefixeerd. Dat wil zeggen dat het aantal klokuren vanaf dat jaar stopt in waarde mee te groeien met het salaris van de docent. De gespaarde klokuren worden bij het fixeren omgerekend naar Euros tegen het uurloon in het jaar van fixatie (dus vier jaar na het opzij leggen). Bij opname in een later jaar worden ze terugvertaald naar klokuren tegen het uurloon van dat jaar. Bij salarisstijging zal het oorspronkelijk gespaard aantal klokuren daarom later minder klokuren waard zijn geworden. Onderstaande tabel toont een concreet voorbeeld.

De 50 klokuren basisverlofbudget die in het schooljaar 2016-2017 nieuw ingelegd worden, blijven tot en met schooljaar 2020-2021 evenveel waard in klokuren. In dat laatste schooljaar wordt de waarde in Euros echter gefixeerd, tegen een uurloon van 100,- Euro. Door de salarisstijging naar 110,- Euro in schooljaar 2021-2022 zijn ze dat jaar minder waard in klokuren, namelijk nog maar (100 / 110) x 50 = 45 klokuren. Het saldo aan het begin van schooljaar 2021-2022 is daarom niet 250 uur, maar slechts 245 uur.

 Waarom staan bij sommige docenten na de migratie toepassingen (zoals lesreductie) in het rood?

Het kan zijn dat u na de migratie bij een aantal docenten die recht hebben op aanvullend verlof, één of meerdere toepassingen de waarde in het rood ziet staan:

Dat komt omdat een docent met het recht voor aanvullend verlof deze ook alleen mag opnemen als verlof. De oude software deed geen controle op de invoer, waardoor u (per ongeluk) het verlof ook kon opnemen als lesreductie of taakreductie. In versie 1.19 van het portal worden de overige toepassingen grijs gemaakt, zodat u niet per ongeluk een foute invoer kunt krijgen. We hebben er voor gekozen deze waarde niet om te zetten naar daadwerkelijke verloven, omdat u dan een verschil krijgt op de jaartaak van de docent. Voor het schooljaar 2017-2018 adviseren wij u deze foute invoer dan ook te laten staan.

 Waarom is er een apart budget voor het aanvullend verlof?
Dat komt, omdat de VO CAO van 2016-2017 verschillend met het gespaarde verlofbudget om gaat. Het belangrijkste verschil is dat een docent zijn aanvullend budget mag sparen, maar dat dit niet na vier jaar in waarde gefixeerd moet worden. Iets wat wel van toepassing is bij het basisbudget. Bovendien komt het gespaarde aanvullend budget na het einde van het dienstverband te vervallen, terwijl het basisbudget uitgekeerd moet worden.
 Een aanvullend verlof levert bij ons geen verlaging van de deskundigheidsbevordering. Hoe regel ik dat?

In versie 1.18 van het portal moest u per persoonlijk budgetverlof aangeven of deze wel of niet invloed heeft op de deskundigheidsbevordering. Vanaf versie 1.19 van het portal kunt u deze keuze bij Projectinstellingen vastleggen, zodat dit op alle PB-aanvullend verloven wordt toegepast. U vindt de instellingen bij Onderwijs > Schoolstructuur > Projectinstellingen:

 Waarom zie ik de werktijdreductie staan?
Deze kolom is vooral ter informatie. U ziet hier de jaartaakreductie door opname van het persoonlijk budget. Bij een opname van 340 klokuur komt dit dus uit op een wtf van 0,2049.
 Wat doet Reductie maximaal aantal lessen (max.les red.)?
Bij een opname van 340 klokuur wordt vanaf nu conform de CAO het maximaal aantal lessen met 6,0 verlaagd. De kans is groot dat het maximaal aantal lessen bij docenten met een PB-aanvullend verlof na deze migratie lager is dan u vooraf had. Dat komt eenvoudigweg omdat de 20% verlaging van uw jaartaak (340/1659) alleen resulteert in een verlaging van 6 lessen op het moment dat uw maximaal aantal lessen per aanstelling 30 is. Als u het maximaal aantal lessen weer gelijk wilt maken, kunt u bij de instelling Lesreductie voor volledig gebruik aanvullend PB een waarde invullen die overeenkomt met 20% reductie van uw maximale aantal lessen. Bijvoorbeeld 5,0 bij 25 lessen, of 4,8 bij 24 lessen.  
 Hoe geef ik aan dat de docent aanvullend verlof opneemt?

De opname voor aanvullend verlof gaat, evenals bij het basisverlof, via een PB-aanvullend verlof bij Personeel > Aanstellingen > Verloven. Echter in het geval van een aanvullend verlof, werkt u waarschijnlijk maar met hoogstens één verlof. De docent neemt immers structureel 170 of 340 klokuur op. In versie 1.19 van het portal is het daarom mogelijk om rechtstreeks het verlof aan te passen, door eenvoudigweg de cel te bewerken:

Hiermee maakt u daadwerkelijk een verlof aan, of bewerkt u een reeds bestaand verlof. U kunt deze ook gewoon bekijken via Personeel > Aanstellingen > Verloven:

 Het gespaarde verlof van de docent klopt niet
Saldo oud wordt in principe per schooljaar berekend, maar u kunt deze handmatig opgeven. Na de migratie zal deze in de meeste gevallen op handmatig staan. Dit verklaart het verschil tussen saldo oud van het huidige jaar en saldo nieuw van het vorige jaar. U kunt per schooljaar kiezen of u het saldo oud toch automatisch wilt laten berekenen, door de handmatig vink bij Saldo oud weg te halen. Wij adviseren u sterk om in ieder geval vanaf het project 2018-2019 te werken met een automatisch berekend saldo. 
 Ik heb een medewerker die op twee scholen in het portal werkzaam is. Hoe gaat dat?
We berekenen het verlofbudget per school. Heeft u een medewerker die in een portal op verschillende scholen actief is, dan heeft deze medewerker dus per school een apart verlofbudget. Wanneer een medewerker gedurende het schooljaar wisselt van school, dan zult u in overleg het eventueel gespaarde budget handmatig moeten overnemen.
 Hoe herken ik een docent met BAPO overgangsregeling?

Het berekenen van het persoonlijk budget recht is bij de update van 1.19 aangepast. Een docent die bij de start van het schooljaar 56 jaar is, krijgt conform de CAO pas recht op aanvullend verlof vanaf de eerstvolgende maand dat hij 57 jaar is geworden. De CAO VO 2016-2017 geeft echter aan dat een werknemer in de leeftijdscategorie 52 tot 56 die op 31 juli 2014 gebruik maakte van de oude BAPO regeling, deze nog maximaal 5 jaar mocht doorzetten tot de maand dat de medewerker de leeftijd van 57 heeft gehaald. Het schooljaar 2018-2019 is nog het laatste schooljaar waarin deze regeling actief is.

Wanneer u een docent heeft die bij de start van schooljaar 2018-2019 een leeftijd heeft van 56 jaar, dan zult u zien dat het berekende recht toch op basis van het volledige jaar wordt gedaan:

Via de rechtermuisknop kunt u de verborgen kolom BAPO? zichtbaar maken:

Wanneer u deze regeling uitzet, zult u zien dat het recht berekend wordt vanaf de eerste maand dat de medewerker 57 is. De omvang van het PB is dan ook lager:


Decaan

 Kan ik in een formulier naar het vakkenpakket van vorig jaar kijken?

Ja dat kan. Als u wilt dat een leerling bijvoorbeeld alleen een vak kan kiezen als hij dat vak vorig jaar ook had, kunt u dat inbouwen. We hebben een tutorial gemaakt om u stap voor stap te laten zien hoe dit werkt.

 Hoe kan ik het vakkenpakket van een leerling meenemen naar volgend jaar?
We gaan er vanuit dat de leerlingen in het portal een pakket hebben voor het huidige jaar. Wanneer de leerlingen worden geprognosticeerd naar het volgende schooljaar heeft u de mogelijkheid het pakket van het vorige jaar over te nemen. In het portal kunt u dit regelen bij Leerlingen > Pakketkeuze > tabblad Keuzepakketten. Wanneer er minimaal 1 leerling is geselecteerd, kunt u de knop <Pakket vorig jaar overnemen> gebruiken. Meer over het overnemen van pakketten.
 Het keuzeformulier is gepubliceerd en toch kan een leerling het niet invullen. Wat is er aan de hand?

Mogelijk zijn er in het keuzeformulier keuzes gebruikt, die nog niet aan een afdeling zijn gekoppeld. Het is op dat moment niet mogelijk voor leerlingen om het formulier te doorlopen. U zult eerst in het portal bij Onderwijs > Keuze-aanbod de keuzes aan de afdeling moeten koppelen.

 Hoe herstel ik foutieve vakafkortingen in mijn keuzeformulier?

Stel u had in uw desktop verkeerde vakafkortingen staan, welke naar het portal zijn gemigreerd. Deze wilt u graag aanpassen naar de correcte afkorting.

Indien de afkorting nog niet voorkomt in uw portal dan kunt u het vak hernoemen naar juiste vak bij Beheer > Portal-inrichting > Keuzes. Let hierbij wel op dat deze vakbenaming dan voor het gehele portal wordt aangepast. Indien u slechts op één afdeling de afkorting wilt veranderen, dan moet u ook het onderstaande stappenplan volgen.

Komt de afkorting wel al voor in uw portal, dan moet u de volgende stappen doorlopen om het vak te kunnen aanpassen:

  • Koppel het juiste vak aan de afdeling (Onderwijs > Keuze-aanbod > Keuze-aanbod)
  • Ga naar het overzicht van de keuzepakketten (Leerlingen > Pakketkeuze > Keuzepakketten)
  • Selecteer de betreffende afdeling en maak een export van het keuzepakket
  • Kies vervolgens voor de optie importeren waarbij het zojuist gemaakte exportbestand weer wordt ingelezen
  • De vakafkortingen in het bestand worden automatisch gekoppeld aan de keuze op deze afdeling. Bij de foutieve keuze kiest u voor een vertaling naar de juiste vakafkorting
  • Wis daarna bij alle leerlingen in bulk het foutieve vak

Koppelingen

 Is er een koppeling met Microsoft AD?

Ja, er is een koppeling voor het inloggen van gebruikers, dit kan zowel via Single-sign-on met SAML 2.0 (Active Directory) als via Inloggen met LDAP (Active Directory). User provisioning wordt niet ondersteund, leerlingen, docenten en ouders kunt u importeren uit de leerlingadministratie.

 Is er een koppeling met Azure AD?

Voor zover wij weten is Azure AD vergelijkbaar met een eigen AD op school. Het is alleen niet mogelijk om Inloggen met LDAP (Active Directory) te gebruiken, om gebruikers te laten inloggen kunt u gebruik maken van Single-sign-on met SAML 2.0 (Active Directory).

 Is er een koppeling met Office 365?

Ja, het is mogelijk om het rooster in te lezen in Office 365. Voor informatie kunt u kijken op Rooster exporteren naar agenda. Op internet kunt u informatie vinden over hoe u deze gegevens importeert in Outlook.

 Is er een koppeling met Somtoday?

Ja, u kunt gegevens en roosters importeren en exporteren naar Somtoday. Hierover kunt u meer lezen op Zermelo en Somtoday. Ook is het mogelijk via Somtoday ouders ouderavondgeprekken te laten aanvragen die geroosterd worden met Zermelo.

 Is er een koppeling met Magister?

Ja, het is mogelijk gegevens en roosters te importeren en exporteren naar Magister. Meer informatie hierover kunt u vinden op Lesgroepen en -indelingen naar Magister (desktop).

 Is er een koppeling met Itslearning?

Ja, Itslearning leest roosters in vanuit het Zermelo Portal. Meer informatie hierover kunt u vinden op de site van Itslearning.

Technisch: LDAP

 Wat gebeurt er als een gebruiker inlogt?
  • De gebruiker vult zijn gebruikersnaam en wachtwoord in zoals bekend in het Zermelo Portal. Dit kan zijn afkorting/leerlingnummer zijn of zijn "Extra gebruikersnaam".
  • Een van onze servers bekijkt de instellingen voor deze gebruiker en produceert een LDAP gebruikersnaam (userPrincipalName o.i.d.)
  • De server maakt verbinding met jullie LDAP server op het opgegeven adres en poort. Dit is nog een onbeveiligde verbinding.
  • Als de verbinding gemaakt is en TLS staat aan stuurt onze server het STARTTLS commando en dan wordt de verbinding omgezet naar een versleutelde verbinding. Als dat is ingesteld controleert onze server het beveiligingscertificaat van jullie LDAP server.
  • Onze server probeert nu over de versleutelde verbinding in te loggen op de LDAP server. Als dit lukt mag de gebruiker ook het portal in, lukt het niet krijgt de gebruiker "ongeldige gebruikersnaam en/of wachtwoord" te zien.
 Is LDAP niet onveilig?

Bij gebruik van een beveiligde LDAP verbinding (met een geldig certificaat) is het laten inloggen via LDAP een veilig systeem. Het belangrijkste nadeel is dat uw leerlingen en docenten hun schoolwachtwoord invoeren op een server van ons. Als er ingebroken zou worden op onze server zouden kwaadwillenden de wachtwoorden kunnen onderscheppen van de mensen die op dat moment inloggen. ADFS heeft dit nadeel niet aangezien het wachtwoord op een server van de school zelf wordt ingevoerd. Meer informatie hierover kunt u vinden op Single-sign-on met SAML 2.0 (Active Directory).

 Mijn leerlingen en docenten zitten in een aparte OU, wat nu?

Het kan zijn dat u gebruik kunt maken van een principalname in de vorm van een mailadres. Dan gaat het vaak goed.

Zo niet, raden wij aan om de principal_template in te stellen voor de leerlingen en voor de docenten het veld "LDAP gebruikersnaam"/"userPrincipalName" te gebruiken.

 Ik wil geen poort openzetten voor LDAP, ondersteunen jullie ook ADFS?

Voor informatie over de koppeling met ADFS zie: Single-sign-on met SAML 2.0 (Active Directory).

  • Geen labels