Page tree

Versions Compared

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

Inleiding

Naast leerlingen en medewerkers is het ook mogelijk dat ouders/verzorgers gebruik maken van het portal. Zij kunnen op het portal het rooster van hun kind of kinderen bekijken. Als u gebruik maakt van de Ouderavondmodule, dan kunnen ouders/verzorgers via het portal gespreksaanvragen voor hun kinderen doen. Om al deze zaken voor ouders te faciliteren is het wel noodzakelijk dat zij worden toegevoegd als gebruikers in het portal. 


Image Added

Panel
bgColorwhite
titleBGColorwhite

Op deze pagina

Table of Contents
minLevel2

Zie ook:


Importeren van ouders/verzorgers

Het is mogelijk om ouders/verzorgers te importeren. U kunt daarvoor gebruik maken van een exportbestand uit de leerlingadministratie. De gegevens uit uw administratie zullen letterlijk worden overgenomen. Het is dus belangrijk om voor het maken van de import kritisch te kijken naar deze gegevens.


Expand
titleOptie 1: Algemeen import bestand met ouders

Wanneer u uit een willekeurige externe bron de ouders wilt importeren, heeft u een *.csv bestand nodig waarin de gebruikerscode staat van de ouder én de kinder(en) waaraan de ouder gekoppeld moet worden. We adviseren echter minimaal de volgende informatie van een ouder in het bestand op te nemen:

  1. Code: de gebruikersnaam van de ouder. Dit moet een unieke code zijn binnen het Zermelo Portal (bij Beheer > Gebruikers)

  2. Achternaam

  3. Email: hiermee is het mogelijk achteraf de gebruiker een mail te sturen met het wachtwoord

  4. Leerlingcodes: een lijst met leerlingnummers (komma-gescheiden) van de kinderen waar dit de ouder voor is. Let op: er mag geen spatie tussen de leerlingnummers en komma('s) staan.

 Het is belangrijk dat u het bestand voorziet van een kopregel. De inhoud van het *.csv bestand kan er dan als volgt uitzien:


Code Block
languagetext
titleVoorbeeld bestand ouders.csv
Code;Achternaam;Email;Leerlingcodes
ouder2001;Harrisson;har@apple.com;201700023
ouder2002;Lennon;len@apple.com;201700076
ouder2003;McCartney;cart@apple.com;201700045,201700003
ouder2004;Starr;sta@apple.com;201700018


Voor de volledigheid kunt u de volgende kolommen toe te voegen aan uw bestand: Geslacht, Huisnummer, Plaats, Postcode, Straat, Tussenvoegsel en Voornaam. Dit is optioneel.


Expand
titleOptie 2: Verzorgersimport bestand uit SOMtoday

Om binnen Somtoday de verzorgersexport te maken dient u in Somtoday de volgende opties te doorlopen:

  1. Ga naar het kopje 'Beheer'.
  2. Ga naar het tabblad 'Import & Export'.
  3. Kies daar voor de optie 'Verzorgers'.
  4. Kies voor 'Gegevens verzorgers op aparte regels opnemen'.
  5. U klikt onderaan het formulier op 'Exporteren'.

Het *.csv bestand wordt nu gegenereerd en u kunt het, zodra het voltooid is, opslaan door er op te klikken.

Tip
titleTip

Controleer of het bestand dat geëxporteerd is inderdaad de juiste extensie heeft. Open de verzorgersexport in Excel en kies voor opslaan als CSV (gescheiden door lijstscheidingsteken).


Tip
titleTip

Controleer of de ouders in de kolom account "true" hebben staan. Als daar "false" staat, dan wordt er voor de ouder geen account aangemaakt.


Info

Maakt uw school gebruik van de Somtoday ELO module? In dat geval kunnen de ouders/verzorgers de Zermelo ouderavond gesprekken ook direct aanvragen via Somtoday. Neem contact op met Somtoday voor meer informatie.



Expand
titleOptie 3: Importeren uit Magister

Om binnen Magister een verzorgersexport te maken dient u in Magister de volgende opties te doorlopen:

  1. Ga naar Leerlingen > Leerlingen > Overzicht.
  2. Klik op de Kolomkiezer:
  3. Klik onder 'Leerling' op het plusje voor Ouders. Klik vervolgens Ouder/verzorger 1 aan
  4. Voer deze stap uit voor Ouder/Verzorger 1 en daarna voor Ouder/Verzorger 2 en voor Ouder/Verzorger 3. (warning) Doe dit ook als u Ouder/Verzorger 2 en/of 3 bij geen enkele leerling heeft ingevuld
    Voor elke ouder dient u de volgende kolommen te selecteren. Let op dat u de juiste hoofditems gebruikt (Persoon, Loginaccount en Communicatie):
    • Selecteer onder Persoon de kolommen:
      • Voorletters
      • Tussenvoegsel
      • Achternaam
    • Selecteer onder Loginaccount de kolommen:
      • ExterneID
      • Gebruikersnaam
      • Gebruikersaccount vervallen
    • Selecteer onder Communicatie de kolom:
      • E-mail
  5. Dit is dan het resultaat in de Kolomkiezer:
  6. (Optioneel) Het is mogelijk om voor elke ouder ook Straat, Huisnummer, Huisnummer Toevoeging, Postcode en Plaats toe te voegen aan de export
  7. Klik op <Voltooien>
  8. Kies voor Export > Tab gescheiden tekst.


Warning
titleExportbestand niet bewerken

Let op: bewerk dit txt-bestand niet. Het is de bedoeling dat u precies dit bestand importeert.


Tip

De lay-out van deze export kunt u opslaan indien u deze rechten hebt binnen Magister. Daarna kunt u deze export makkelijker opnieuw kiezen:


Stap 1: Openen van het *.csv of *.txt bestand

  • Ga naar Ouders > Overzicht
  • Kies bij 'Filter op' voor Alle ouders 
  • Zorg dat 'Bewerken' aan staat en kies vervolgens voor 'CSV import' 
  • Open via 'Bestanden kiezen' het correcte CSV bestand
  • Verander eventueel de Tekencodering als u leestekens wilt meenemen
  • Geef vervolgens bij de 'Import-bron' aan om welk bestand het gaat:
    • Zermelo Portal
    • SOMtoday verzorgersexport
    • Status
      subtletrue
      colourBlue
      titlePortal 1.14
       Magister verzorgersexport
  • Kies vervolgens voor 'Verder'. 

Info

Afhankelijk van de import-bron moet u nog enkele vervolgstappen doen, voordat u ouders kunt importeren. 

  1. Gebruikt u de Zermelo Portal import, ga naar Stap 2
  2. Gebruikt u de Somtoday import, ga naar Stap 3
  3. Status
    subtletrue
    colourBlue
    titlePortal 1.14
    Gebruikt u de Magister import, ga naar Stap 3


Stap 2: Configuratie voor Zermelo Portal import

  • Zorg ervoor dat minimaal de kolommen Gebruikersnaam, Achternaam, email en Leerlingcodes correct zijn gekoppeld 
  • (optioneel) Zorg ervoor dat de volgende kolommen ook gekoppeld zijn: Geslacht, Huisnummer, Plaats, Postcode, Straat, Tussenvoegsel en Voornaam
  • Ga naar Stap 4.

Stap 3: Configuratie voor Somtoday of Magister import

  • Het portal heeft automatisch voor u de correcte kolommen toegepast, waardoor u verder niets hoeft te doen

  • Ga naar Stap 4.

Tip
titleIn administratie gedeactiveerde ouders/verzorgers

Het kan zijn dat u bij het starten van dit scherm de waarschuwing krijgt dat er gedeactiveerde ouders/verzorgers zijn gevonden. Dit zijn ouders die wél beschikken over een account in het Zermelo Portal, maar volgens het exportbestand uit Somtoday of Magister geen account moeten krijgen. Bijvoorbeeld omdat (recentelijk) het account in Somtoday of in Magister is gedeactiveerd.

Wanneer u dit scherm krijgt, heeft u twee opties:

  1. Bovenstaande ouders archiveren. De gebruikersaccounts (Beheer > Gebruikers) van deze ouders worden in het portal gearchiveerd. U kunt daarna door met de import.
  2. Geen actie ondernemen. De gebruikersaccounts worden in het portal niet aangepast. U kunt daarna door met de import.


Info

Wanneer u ouders importeert uit Somtoday of Magister dan worden de gebruikersnamen voor ouders gegenereerd door het portal. U kunt ze herkennen aan de afkortingen beginnend met een 'v' + een volgnummer. Voor het vergelijken van de gegevens tussen Zermelo en Somtoday of tussen Zermelo en Magister levert dit geen probleem op, aangezien het vergelijk zal plaatsvinden op basis van het UUID.


Stap 4: Ouders importeren, bijwerken of synchroniseren

U heeft nu drie opties voor het overnemen van ouders:


OptieOmschrijving
1Nieuwe ouders importeren

Ontbrekende ouders (te herkennen aan ) worden toegevoegd aan het portal en worden gekoppeld aan één of meerdere leerlingen (kinderen). Bestaande ouders worden niet aangepast.

2Bestaande ouders bijwerken

Bestaande ouders (te herkennen aan ) worden bijgewerkt. Eventuele nieuwe leerlingen (kinderen) worden toegevoegd aan de bestaande ouders.

3Synchroniseren

Zowel optie 1 (nieuwe ouders importeren) als optie 2 (bestaande ouders bijwerken) wordt uitgevoerd.


Optie 1: Nieuwe ouders importeren

  • Kies voor Nieuwe importeren
  • De nieuwe ouders worden aangemaakt
  • Na het succesvol 'Importeren' komt u weer terug in het hoofdscherm Ouders > Overzicht.

Warning
titleKinderloze ouders

Het is mogelijk dat u de melding Het kinderloze-ouderprobleem krijgt. Het importbestand bevat één of meerdere ouders waarvan alle kinderen (leerlingen) niet bekend zijn als gebruiker op het portal. Wanneer er dergelijke kinderloze ouders worden geconstateerd, wordt de volledige import afgebroken. Dit voorkomt dat er verkeerde gegevens in uw portal komen te staan. De foutmelding toont een overzicht van de ouders waar het probleem zich voordoet.


Tip
titleGebruikersbeheer voor ouders

De nieuwe gebruikersaccounts van ouders bevatten standaard nog geen gebruikersrechten, bijvoorbeeld voor het inschrijven voor de ouderavond. Ga naar Beheer > Gebruikers om deze nieuwe gebruikers te voorzien van de juiste rechten en ze bijvoorbeeld een wachtwoord te geven om mee in te loggen.


Tip
titleSchoolfunctie Ouder/verzorger

Bij Onderwijs > Schoolfuncties kunt u ouders/verzorgers rechten geven om de roosters van hun kind te bekijken.


Optie 2: Bestaande ouders bijwerken

  • Kies voor 'Bestaande bijwerken'
  • De bestaande ouders worden bijgewerkt
  • Na het succesvol 'Bijwerken' komt u weer terug in het hoofdscherm Ouders > Overzicht

Info

Wanneer er één of meerdere nieuwe kinderen (leerlingen) worden gevonden bij een ouder wordt deze ouder-leerling relatie toegevoegd. Mocht het gebeuren dat in het portal een ouder-leerling relatie bekend is die niet in het importbestand wordt aangegeven, dan blijft de relatie in het portal dus bestaan. Hiermee is het mogelijk om in één Zermelo Portal ouders te importeren uit verschillende scholen.

Mocht het onverhoopt toch de bedoeling zijn dat de relatie tussen de ouder en de leerling is verbroken, dan zult u dit handmatig in het portal moeten aanpassen.


Optie 3: Synchroniseren

  • Kies voor 'Synchroniseren'

  • Ontbrekende ouders worden toegevoegd (zie Optie 1: nieuwe ouders importeren)
  • Bestaande ouders worden bijgewerkt (zie Optie 2: bestaande ouders bijwerken)
  • Na het succesvol 'Importeren en Bijwerken' komt u weer terug in het hoofdscherm Ouders > Overzicht

Handmatig wijzigen

U kunt handmatig ouder-kindrelaties wijzigen. U doet dit door een leerling aan een andere ouder/verzorger te koppelen. Dit kan op twee verschillende plekken in het portal, via ouders en via leerlingen.

Warning

Als er nog gespreksaanvragen zijn voor een leerling in een niet-gearchiveerde ouderavond, dan is het niet mogelijk om bij de desbetreffende ouder/verzorger een leerling weg te halen.

Via ouders

In onderstaand voorbeeld gaan we van de volgende situatie uit: Mevrouw van Zanten is de ouder van Esther van Zanten. Door een verandering is mevrouw van Zanten nu ook ouder geworden van Lucille Ball. We regelen dit als volgt:

  • Ga naar Ouders > Overzicht. Zoek de desbetreffende ouder/verzorger op
  • Dubbelklik in de kolom 'Kinderen' bij de desbetreffende ouders/verzorgers
  • Zoek de leerling die u wilt toevoegen en zet er een vinkje bij
  • Klik op 'OK' om deze wijziging definitief te maken.

Via leerlingen

In onderstaand voorbeeld gaan we van de volgende situatie uit: Eva Baas is de ouder van Sven Baas. Door een verandering is Adam van der Laan nu ook ouder geworden van Sven Baas. We regelen dit als volgt:

  • Ga naar Leerlingen > Overzicht > Eigenschappen. Zoek de desbetreffende leerling op
  • Dubbelklik in de kolom 'Ouders' bij de desbetreffende leerling
  • Zoek de ouder die u wilt toevoegen en zet er een vinkje bij
  • Klik op 'OK' om deze wijziging definitief te maken.


Panel
titleTrefwoorden

ouders, ouder, verzorger, verzorgers, leerling, importeren, bijwerken, synchroniseren, somtoday, som