Page tree

Versions Compared

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.


Inleiding

U heeft nu de ouderavond gemodelleerd, de gezinnen samengesteld ouders/verzorger geïmporteerd en de gespreksmogelijkheden zijn zichtbaar (geweest) voor de ouders. Nu de aanvragen voor gesprekken binnen zijn, kunt u deze verwerken tot een ouderavondrooster. 

Kies in het portal voor <Start> in de kolom Start Ouderavond Client voor het juiste ouderavondbestand. Op deze pagina doorlopen we het menu Roosteren in de Ouderavond Client.

Info

De screenshots die op deze pagina ziet kunnen wat verouderd zijn. De beschrijving van de stappen is echter actueel.

Image Added

Panel
bgColorwhite
titleBGColorwhite

Op deze pagina

Table of Contents
minLevel2

Zie ook:


Blokkades Toevoegen

In het scherm Roosteren > Blokkades Toevoegen kunt u blokkades aanbrengen in het te maken ouderavondrooster. Dit gebruikt u bijvoorbeeld om een lange pauze voor de docenten in te voeren of voor het verwerken van een afwezigheid op een dag(deel) voor van docenten of ouders/verzorgers. In het tabblad Docent ziet Docent ziet u het totaal aantal aangevraagde gesprekken aangevraagd voor deze per docent; in het tabblad Gezin het tabblad Ouder het totaal aantal gesprekken per gezinouder/verzorger.

Blokkades aanbrengen bij docenten

Een docentenafwezigheid docent kan de hele dag afwezig zijn, maar ook een dagdeel of los uur. U gebruikt deze kunt een blokkade ook gebruiken om bijvoorbeeld een lange pauze voor de docent in te lassen bij docenten

Panel
titleBlokkade bij docenten
  1. Ga naar Roosteren > Blokkades Toevoegen
  2. Selecteer het tabblad Docent en de Datum waarop u deze de blokkade wilt invoeren.
  3. Door klikken en slepen kunt u een één of meerder meerdere blokkades aanbrengen in het rooster van de docent

Image Removed

Info

Door op de linkerkolom (docentafkorting of gezinsnummer) te klikken, selecteert u de hele dag in één keer.

Door SHIFT-klik op de Positie kunt u een blokkade aanbrengen voor alle docenten of gezinnen in één keer op dat moment.

Tijdswensen gezinnen

Ook gezinnen

Image Added

Tijdswensen ouders/verzorgers

Ook ouders/verzorgers kunnen voor een dag(deel) geblokkeerd worden. Zij kunnen hun roosterwensen kenbaar maken door bij de aanvraag van de gesprekken een opmerking voor de roostermaker toe te voegen. De werkwijze voor het toevoegen van een blokkade is hetzelfde als bij docenten.

Panel
titleBlokkade bij gezinnenouders/verzorgers
  1. Ga naar Roosteren > Blokkades Toevoegen
  2. Selecteer het tabblad Gezin Ouder en de Datum waarop u deze de blokkade wilt invoeren
  3. Sorteer op de kolom Opmerkingen door op de kolomkop te klikken. De gespreksaanvragen met opmerkingen voor de roostermaker komen dan bovenaan te staan
  4. Door klikken en slepen kunt u een één of meerder meerdere blokkades aanbrengen in het rooster van het gezin
Een ouder die een gesprek aanvraagt kan middels een 'Opmerking voor de roostermaker' aangeven of hij/zij op een bepaalde dag niet beschikbaar is. Wat hier is ingevuld wordt getoond in de kolom 'Opmerkingen'
  1. de ouder/verzorger
  2. Klik op het veld met de opmerking om deze te markeren als "verwerkt". De cel krijgt dan een groene kleur

Image Added


Info

Door op de linkerkolom (docentafkorting of nummer van de ouder/verzorger) te klikken, blokkeert u in één keer de hele dag voor deze persoon.

Een blokkade aanbrengen voor alle docenten of ouders/verzorgers op een bepaald moment doet u door middel van SHIFT+klik op de kolomkop van dat moment.

Roosteren op datum

Nadat de blokkades zijn aangebracht in het rooster van de docenten en de gezinnenouders/verzorgers, kunt u de gesprekken roosteren op datum. Wanneer u gaat Ga naar Roosteren > Roosteren op datum opent u het . Er opent een scherm waarmee u dit de gesprekken automatisch of handmatig kunt doenverdelen over de dagen. In dit scherm kunt u naar ook de Instellingen pauzewensen van de automaat en naar de Pauzewensen. Ook kunt u hier handmatig de gesprekken over de dagen verdelen door in een cel in de kolom van een avond en de rij van een gesprek te klikken (bijvoorbeeld bij nagekomen aanmeldingen). In dit scherm kunt u ook controleren op onmogelijkhedendocenten en ouders instellen en controleren op eventuele onmogelijkheden in het rooster, bijvoorbeeld een docent met teveel gespreksaanvragen. Dit laatste doet u door op de knop 'Controle' <Controle> te klikken.

 Image Removed

Hier ziet u per gesprek, docent of gezin op elke rij de volgende informatie: 

  • Gesprek:gespreksnummer/gezinsnummer/docent/de dagplaatsing (het cijfer geeft de lengte aan). Grijze vakjes geven de dagen aan waar een gesprek eigenlijk niet mag door een klasblokkade. U kunt het gesprek hier wel met de hand plaatsen! Zie het gedeelte over onderhoud.
  • Docent:afkorting/het totaal aantal gespreksmomenten/het aantal dagen waarop de docent moet komen/de dagplaatsingen (het cijfer geeft het aantal gespreksmomenten aan op die dag).
  • Gezin:gezinsnummer/totaal aantal gespreksmomenten/het aantal dagen waarop het gezin moet komen/de dagplaatsingen (het cijfer geeft het aantal gespreksmomenten aan op die dag).

De tabellen die u ziet bij de keuze Docent of Gezin zijn puur informatief. U kunt hier niets in veranderen. In de tabel die u te zien krijgt als u linksboven Gesprek selecteert kunt u per gesprek met een muisklik dit gesprek op één van de avonden plaatsen.

Achter de knop Instellingen staan de parameters die de verdeling over de dagen beïnvloeden. Indien u instemt met de standaardinstellingen klikt u op Automatisch verdelen over avonden. U ziet dat Zermelo aan het werk gaat.

Na enige tijd (Zermelo vindt vrij snel een eerste oplossing en gaat dan op zoek naar betere) drukt u op Escape. U ziet dan de verdeling over de dagen die Zermelo gevonden heeft:

Image Removed
Bij de standaardinstellingen Het scherm bevat drie verschillende tabbladen:

  • Gesprek: Op dit tabblad ziet u alle aangevraagde gesprekken. Ieder gesprek heeft een uniek nummer gekregen (zie kolom ID). Per gesprek ziet u welke ouders en welke docenten erbij betrokken zijn en over welke leerling het gesprek gaat. In dit scherm is voor iedere dag van de ouderavond een aparte kolom opgenomen waarin de gesprekken gepland kunnen worden. Grijze vakjes in deze kolommen geven aan dat er een blokkade op de betreffende dag staat. Dit kan een blokkade vanuit de docent of een blokkade vanuit de ouder/verzorger zijn. In de kolom 'Niet ingedeeld' ziet u welke gesprekken er (nog) niet zijn ingedeeld. Het getal dat u in deze kolommen ziet, geeft de lengte van het gesprek aan. Standaard duurt een gesprek één gespreksmoment. Indien er een extra lang gesprek is aangevraagd, komt hier een 2 te staan.
  • Docent: Dit tabblad bevat een overzicht van alle docenten waarvoor een gespreksmogelijkheid is aangeboden. Per docent is te zien hoeveel gespreksmomenten er zijn aangevraagd en hoeveel daarvan er al zijn gepland, of nog moeten worden gepland. Ook ziet u hier op hoeveel dagen een docent is ingeroosterd. De informatie in dit tabblad is puur informatief, u kunt hier niets in veranderen.
  • Ouder: Op dit tabblad ziet u een overzicht van alle ouders aan wie een gespreksmogelijkheid is aangeboden. Per ouder/verzorger ziet u hoeveel gespreksmomenten er zijn aangevraagd en hoeveel daarvan er al zijn gepland of nog moeten worden gepland. Ook ziet u hier op hoeveel dagen de ouders naar school moeten komen. Net als bij het tabblad Docent is de informatie in dit tabblad puur informatief.

Image Added

Pauzewensen instellen

U kunt instellen hoeveel gesprekken een docent of ouder/verzorger achter elkaar heeft. Standaard staat ingesteld dat docenten in een reeks van 6 gespreksmomenten maximaal 4 gesprekken hebben. Hierbij wordt er vanuit gegaan dat docenten op een vaste plek blijven zitten en af en toe een pauze hebben. Bij ouders staat standaard ingesteld dat zij in een reeks van twee gesprekken maximaal één gesprek hebben. Ouders hebben namelijk tijd nodig om van lokaal naar lokaal te lopen. Deze instellingen kunt u eventueel aanpassen. Hiervoor klikt u op de knop <Pauzewensen>. U komt dan in onderstaand scherm terecht waarin u de instellingen per docent of ouder/verzorger handmatig kunt wijzigen.

Image AddedImage Added

Gesprekken automatisch indelen

De aangevraagde gesprekken kunnen met de automaat over de verschillende dagen verdeeld worden. De automaat houdt hierbij rekening met de blokkades en pauzewensen die bij de docenten en ouders/verzorgers zijn ingesteld en maakt op basis daarvan de meest gunstige verdeling. De automaat streeft ernaar dat zoveel mogelijk ouders slechts op één dag naar school hoeven te komen, hetzelfde geldt (in mindere mate) voor de docenten. 

Info
titleAutomaatinstellingen

Standaard is ingesteld dat het belangrijker is dat ouders op zo min mogelijk dagen naar school moeten komen dan docenten. Het kan dus voorkomen dat docenten twee en soms zelfs drie dagen naar school moeten komen. De beschikbaarheid van docenten en ouders heeft natuurlijk ook een grote invloed op het roosterproces. Met de parameters achter 

Instellingen

<Instellingen> kunt u

dit

het gedrag

aansturen. Vanzelfsprekend heeft ook beschikbaarheid een grote invloed op dit proces en natuurlijk het feit dat er een verdeling is gemaakt voor onder- en bovenbouw. De automaat van Zermelo is dermate snel, dat er heel goed te experimenteren is. U hoeft niet uren te wachten op een verdeling. In een testbestand met ruim 400 gespreksaanvragen, de verdeling over drie dagen, maar geen beperkingen op het gebied van beschikbaarheden vindt het systeem binnen tien seconden een verdeling over de dagen.U kunt gesprekken handmatig op een bepaalde dag zetten door

van de automaat aansturen. De automaat is erg snel, waardoor u makkelijk met de instellingen kunt experimenteren. Met de knop <Herstel> kunt u altijd weer terug naar de standaardinstelling.


Panel
titleAutomatisch roosteren
  1. Ga naar Roosteren > Roosteren op datum
  2. (Optioneel) Pas de instellingen van de automaat aan door op de knop <Instellingen> te klikken
  3. Klik op de knop <Automaat>; de automaat gaat aan de slag
  4. De automaat plaatst alle gesprekken en gaat vervolgens op zoek naar een (nog) betere verdeling. U kunt op escape drukken om de automaat te stoppen. Vaak gebeurt dit vanzelf
  5. Het resultaat is te zien in het tabblad Gesprek

    Image Added

    Het kan zijn dat er voor bijvoorbeeld een docent meer gesprekken zijn aangevraagd, dan het aantal momenten dat hij of zij beschikbaar is. De automaat zal de gesprekken dan toch op een dag plaatsen. U kunt controleren of dit het geval is door op de knop <Controle> te klikken. Er opent dan een mededelingenscherm waarin de eventuele problemen worden beschreven. U kunt de problemen oplossen door een gesprek uit te roosteren en te fixeren (zie hieronder), of door de pauzewensen aan te passen.

Gesprekken handmatig indelen en fixeren

Status
subtletrue
colourRed
titleDesktop 3.11
 U kunt gesprekken ook handmatig op een bepaalde dag zetten (bijvoorbeeld bij nagekomen aanmeldingen). Dit doet u door bij het betreffende gesprek in de cel te klikken die bij het betreffende gesprek en de betreffende dag hoort. Gesprekken kunnen

Als een gesprek echt op een bepaalde dag gefixeerd worden door in de kolom Naam te klikken. Als er een docent is die meer gesprekken moet volgen dan het aantal moment moet plaatsvinden, dan kunt u dat gesprek fixeren. Als u daarna (nogmaals) met de automaat aan de slag gaat, zal dit gesprek op de gefixeerde dag blijven staan. Een gesprek fixeren doet u door op de kolom 'Fixeren' te klikken. Het fixeren kunt u ook gebruiken voor gesprekken die een probleem opleveren en daarom juist niet ingeroosterd moeten worden. Dit is bijvoorbeeld het geval als er bij een docent meer gesprekken zijn aangevraagd dan het aantal momenten waarop hij/zij beschikbaar is, dan kun u . U kunt dan de gesprekken kiezen die niet geroosterd zullen gaan worden. Klik in de kolom 'niet ingedeeld' bij de betreffende gesprekken. Deze gesprekken dienen gefixeerd te worden, wat u kunt doen door achter het gesprek in de kolom Naam te klikkendesbetreffende gesprekken en klik in de kolom 'Fixeren'. De gefixeerde niet-ingedeelde gesprekken worden dan niet ingeroosterd , en de ouders zien na publiceren van het rooster de mededeling dat er geen afspraak gemaakt is. Op de pagina Ouderavondrooster Rooster publiceren wordt uitgelegd waar u de inhoud van deze mededeling kunt bepalen.

Image Added

Als u een verdeling heeft gevonden die u acceptabel vindt, klikt u op het groene vinkje. De dagverdeling wordt opgeslagen in het portal. U bent nu klaar om te gaan roosteren op tijd. 

Roosteren op tijd

U klikt in het hoofdscherm op Nu de gesprekken op een bepaalde dag zijn gepland, kunt u de gesprekken gaan roosteren in de tijd. Hierbij gaat u de gesprekken zo gunstig mogelijk over de dag verspreiden. Dit kunt u handmatig doen, maar we raden u aan om gebruik te maken van de automaten. Als u gaat naar Roosteren > Roosteren op tijd. U ziet voor elke datum een , komt u in een scherm terecht waarin u alle gesprekken kunt zien die op een bepaalde dag zijn gepland. Per dag is er een apart tabblad.

 Image Added

Image Removed

Het gesprek nr. 9 is actief. Rechts ziet u tussen de groene balken het rooster van de docent (Kro) en het gezin (5415). Boven de groene balken ziet u de roosters van alle gezinnen waar Kro een gesprek mee heeft. Onder de groene balken

Handmatig roosteren

In dit voorbeeld is gesprek nummer 14 actief. Dit gesprek is in de vorige stap gepland op avond 1. Aan de rechterkant van het scherm ziet u wat de mogelijkheden zijn om dit gesprek op avond 1 in te plannen. Bij het gesprek zijn zowel een docent (men30) als een gezin (74) betrokken. De twee regels tussen de groene balken geven de roosters van de docent (boven) en de ouders/verzorgers (onder) weer. Zo ziet u dat docent men30 een blokkade heeft staan op de tijdstippen 19.30 tot en met 19.50. Daar kan het gesprek dus niet worden gepland. 

In de regels tussen de groene balken en de grijze regels ziet u de roosters van de indirect betrokken docenten en gezinnen bij dit gesprek op deze avond. Boven de bovenste groene balk, ziet u de roosters van alle andere ouders/verzorgers waar men30 een gesprek mee heeft. In dit geval zijn dat er geen. Onder de onderste groene balk ziet u de roosters van alle andere docenten waar gezin 5415 naast Kro nog de betreffende ouders/verzorgers een gesprek mee heeft (op deze avond), in dit geval alleen docent MOD. hebben. Naast men30 spreken de ouders deze avond dus ook nog met docent vbk.

Het rooster is nu nog leeg. De gekleurde cellen geven aan waar Zermelo "mooie plekjes" ziet om het gesprek te plaatsen. Boven het rooster ziet u de gesprekstijden met hun nummers.Door  Door tussen de groene balken op een cel te klikken waar docent en gezin ouders/verzorgers vrij zijn, plaatst u het actuele gesprek. Als u de shift ingedrukt houdt bij het klikken, fixeert u de plaatsing, hetgeen te zien is aan het feit, dat het gesprek dan nietjes krijgt. Dit met de rechtermuisknop op het geplaatste gesprek klikt, dan hebt u onder andere de mogelijkheid om het gesprek te fixeren of eventueel weer uit te roosteren. Dat een les gefixeerd is, kunt u zien aan de nietjes die om het gesprek heen komen te staan. Dit kan handig zijn, als een bepaald gesprek op een bepaald moment moet plaatsvinden. Zo kunt u met de hand roosteren.U ziet bovenaan een aantal knoppen. Zermelo kent voor ouderavonden twee roosterautomaten 

Image Added

Automatisch roosteren

U kunt ook de computer het werk laten doen. Voor het roosteren van ouderavonden in de tijd heeft Zermelo twee automaten beschikbaar: een snelle en een grondige. Zermelo probeert dan per avond alle nog niet ingeroosterde gesprekken in te roosteren. Hierbij wordt rekening gehouden met de instellingen achter Opties. Ook hier geldt: durf te experimenteren. U kunt met de knop Uitroosteren het rooster altijd weer verwijderen en opnieuw beginnen. U bent heel nieuwsgierig en klikt op Automaat (snel). Binnen korte tijd is Zermelo klaar.

Image Removed

 
U ziet het effect op het rooster van Kro.

Als u tussen de groene balken klikt op een roosterplaats waar Kro en 5415 vrij zijn, wordt het actuele gesprek daar geplaatst. U kunt ook boven en onder de groene balken gesprekken verplaatsen. Als u boven kijkt naar het rooster van gezin 5416 ziet u dat het gesprek op roosterpositie 07 donkerblauw is. Het is donkerder dan de andere ingeroosterde gesprekken, omdat dit het gesprek is met Kro. Boven de groene balken staan de roosters van alle gezinnen met wie Kro een gesprek heeft op deze avond, dus op elke regel is één gesprek (mogelijk over meer roosterposities) donker gekleurd. (Hetzelfde geldt voor de docentroosters onder de groene balken in fel geel). Op deze wijze kunt u in de "planscherm" gesprekken inroosteren en verplaatsen. 

Er is nog één interessante kolom: urgentie. Als hier –1 staat, betekent dat, dat het gesprek is ingeroosterd. Als u sorteert op deze kolom (op kolomkop klikken) kunt u onderaan de niet-ingeroosterde gesprekken vinden. Als deze niet zijn ingeroosterd door de automaat van Zermelo, dan zouden we graag dit bestand

Image Added

Beide automaten zijn 'aanvullend'. Dat wil zeggen dat ze alleen nieuwe gesprekken plannen. Reeds (handmatig) geroosterde gesprekken zullen ze gewoon laten staan. De automaten houden rekeningen met de instellingen die zijn te vinden in het menu 'Opties'. Na het plaatsen van de gesprekken door de automaten kunt u het rooster eventueel nog laten optimaliseren. Klik hiervoor op de knop <Optimaliseer>. Tijdens het optimaliseren worden alle niet-gefixeerde gesprekken meegenomen.

In het planningsscherm is te zien wat het effect is van het automatisch roosteren. U ziet dat ook de roosters van de indirect betrokken personen bij het gesprek gevuld zijn. 

Image Added

Aan de linkerkant is te zien dat de kolommen Pos en Tijd zijn gevuld. Als u wilt weten of alle gesprekken zijn ingeroosterd, dan kunt u op de kolomkop van een van deze kolommen klikken. U sorteert de gesprekken dan op het tijdstip dat ze plaatsvinden. Op die manier komen alle gesprekken die nog niet ingeroosterd zijn bovenaan bij elkaar te staan. Als de automaat van Zermelo niet alle gesprekken inroostert, dan zouden we uw bestand graag eens willen bekijken (helpdesk@zermelo.nl). We verwachten dat dit niet vaak zal gebeuren. Het kan natuurlijk ook zijn, dat er gespreksaanvragen zijn binnengekomen , toen het rooster al gemaakt was. Deze kunt u dan met de hand of met de automaat toevoegen.

Info

In de praktijk is voor ouders een zinvolle instelling 2-1. Hiermee stuurt u aan, dat ouders tussen twee gesprekken altijd de tijd krijgen om naar het volgende gesprek te wandelen. U kunt natuurlijk ook gebruik maken van pauzes tussen gesprekken en bij ouders 1-1 of 3-2 of 4-3 instellen. Dit kan zinvol zijn, als alle tafels in de aula staan en men hooguit 1 minuut nodig heeft om naar een volgende tafel te gaan.

U bent nu klaar om tafels toe te gaan kennen. Sluit hett scherm met OK en klik op Roosteren > Roosteren op lokaal.

Roosteren op lokaal

U krijgt eerst een scherm waarin u kunt aangeven of u losse gesprekken wilt plaatsen (last-minute gesprekken) of dat u lokalen/tafels aan docenten wilt toekennen. Ook
Tip
titleNagekomen gesprekken

Het komt wel eens voor dat er na de sluitingsdatum alsnog gespreksaanvragen binnenkomen. U kunt deze gespreksmogelijkheden zelf aanmaken. Daarna kunt u bij Roosteren > Roosteren op datum het gesprek op een bepaalde dag plaatsen. Dit kan met de automaat, want deze is aanvullend. Ga daarna naar Roosteren > Roosteren op tijd. Ook hier kunt u een van de aanvullende automaten (grondig of snel) gebruiken om het gesprek in te roosteren. Het gesprek wordt dan in het bestaande rooster toegevoegd. Let op! Het is aan te bevelen om het rooster hierna handmatig te verbeteren. Als u dit met optimaliseer zou doen, dan worden alle niet-gefixeerde gesprekken van alle dagen geoptimaliseerd. Eventuele eerdere handmatige aanpassingen worden dan weer teniet gedaan.


Als u een verdeling heeft gevonden die u acceptabel vindt, klikt u op het groene vinkje. Het rooster wordt opgeslagen in het portal. U bent nu klaar om de lokalen te roosteren. 

Roosteren op lokaal

Bij Roosteren > Roosteren op lokaal kunt u per docent of per gesprek de lokalen toevoegen.

Beschikbare lokalen (en tafels) worden uit het portal overgenomen. U dient eventuele extra benodigde lokalen en tafels in het portal toe te voegen bij Onderwijs > Schoolstructuur > Lokalen. Wanneer de extra lokalen specifiek voor de ouderavond zijn en niet voor reguliere lessen gebruikt kunnen worden, dan kunt u de Capaciteit (les) op 0 zetten. De roostermaker ziet deze lokalen dan niet bij het roosteren in de desktop.

Voordat u de lokalen gaat roosteren, kunt u een marge instellen die aangeeft hoeveel vrije momenten er tussen de roosters van twee docenten moet bestaan moeten zitten voordat ze zij van dezelfde tafel gebruik mogen maken. U doet dit via de knop <Marge>. De standaardwaarde hiervoor is 3. U kiest voor de eerste optie en komt in het grote lokalenscherm.

Image Removed

U kijkt naar het scherm met de lokalentoewijzing op de BB-avond (zie linksboven in het scherm) U ziet van links naar rechts:

  • Docentafkorting
  • voor de marge is 3. Dat wil zeggen dat er tussen het einde van de gesprekken met docent X drie gespreksmomenten moeten zitten voordat docent Y gebruik kan maken van hetzelfde lokaal.

    Status
    subtletrue
    colourRed
    titleDesktop 18.11
     De ouderavond client laad alleen lokalen waarbij in de portal is aangegeven dat de Capaciteit ouderavond meer dan 0 is. Wanneer een lokaal in het portal aanpast of toevoegt bij Onderwijs > Schoolstructuur > Lokalen dient u de client opnieuw te starten om deze wijzigingen in de client te zien. In de client kunt u ook de capaciteit aanpassen maar géén lokalen toevoegen. In het scherm roosteren op lokaal, kunt u kiezen voor de knop Lokalen en Tafels. Wanneer u in dit scherm de capaciteit aanpast en afsluit met het groene vinkje upload u de gedane wijzigingen naar het portal. 

    Warning

    Wanneer u lokalen reeds heeft toegevoegd aan gesprekken tussen ouders en docenten wordt het afgeraden om lokalen te hernoemen in het portal. Het lokaal zal namelijk van de gesprekken worden gehaald. Indien u toch de lokalen wenst te hernoemen dient u daarna het lokalenrooster van de gesprekken goed na te kijken.


    Lokalen per docent

    Als u het scherm Roosteren > Roosteren op lokaal opent, dan ziet u per avond een overzicht van de docenten die zijn ingeroosterd en de beschikbare lokalen. 

    Image Added

    Per docent ziet u: 

    • Een grafische weergave van het rooster van de docent op deze avond. Een 'g' betekent dat er op dat specifieke moment een gesprek gepland staat. Een '.' betekent dat er géén gesprek gepland staat. In dit voorbeeld zien we dat docent kps op positie 4 een gesprek heeft staan.
    • Begintijd van de docent. Positie 4 begint om 19.30.
    • Eindtijd van de docent (met inclusief de marge er aan toegevoegd). Positie 4 eindigt om 19.40 en de marge is ingesteld op 3. Dat betekent dat er pas om 20.10 weer een nieuwe docent in het lokaal kan beginnen.
    • Het lokaal-/tafelnummer dat is toegewezen

    We kijken naar Vi. Deze docent heeft nog geen lokaal/tafel toegewezen gekregen. Als een cel wit is, is er in het lokaal waar deze kolom betrekking op heeft nog een tafel beschikbaar voor Vi (ook binnen dit lokaal dezelfde tafel voor al zijn gesprekken!). In onze casus heeft ieder lokaal echter 1 tafel. We zien dat lokaal 001, 002 en 003 bijvoorbeeld beschikbaar zijn voor Vi. Lokaal 004 niet, omdat Da die al toegewezen gekregen heeft én de gespreksmomenten van Da te dicht op die van Vi zitten, of zelfs overlappen. Lokaal 002 is echter een goede keus. Ru maakt ook gebruik van dit lokaal, maar zit met haar rooster ver genoeg van dat van Vi af. Door nog een keer te klikken, verwijdert u de toewijzing weer. De dubbele punten bij bijvoorbeeld Da geven aan van welk lokaal de docent ook gebruik zou kunnen maken. Zo kunt u lokaaltoewijzingen gemakkelijk veranderen. Op deze wijze kunt u snel en met overzicht lokalen/tafels aan docenten toewijzen.

     
    • .

    U kunt een lokaal aan de docent toewijzen door in de betreffende kolom te klikken. Het vakje wordt dan groen en er komt een 1 in te staan om aan te geven dat het lokaal is toegewezen. Tegelijkertijd wordt ditzelfde lokaal geblokkeerd voor docenten die gesprekken hebben die plaatsvinden binnen hetzelfde tijdvak. Bij deze docenten wordt het vakje grijs en er verschijnt een blokkadeteken (=). Op deze manier kunt u handmatig de lokalen voor alle docenten toewijzen. Alle gesprekken van de docent worden in één lokaal geplaatst.

    Image Added

    Doe dit voor alle docenten en alle dagen in uw ouderavondbestand. Alleen gesprekken die volledig geroosterd zijn (dus datum, tijd én lokaal) zijn straks te publiceren naar het portal.

    Lokalen per gesprek

    U kunt de lokalen ook per gesprek toevoegen. Kies hiervoor de optie <Per gesprek>. U kunt nu per gesprek de lokalen roosteren. De beschikbare lokalen op het moment van het geselecteerde gesprek staan rechtsboven in het scherm. Ook hier is het een kwestie van klikken met de linkermuisknop. U kunt ook meerdere gesprekken tegelijkertijd selecteren (klikken, of klik-sleep) en hier in één keer een lokaal op roosteren. De gesprekken kunnen in dit scherm worden getoond per docent of per ouder, zie de eerste twee tabbladen. In het tabblad Lokaal kunt u docenten wisselen van lokaal.

    Image Added

    Zodra u de roosters klaar heeft kunt , klikt u het Ouderavondrooster op het groene vinkje. Daarna kunt u het Rooster publiceren.