Page tree

Versions Compared

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

InleidingInleiding 

U heeft nu een ouderavond gemodelleerd en gezinnen, bestaande uit leerling(leerlingen en ) en ouders/verzorgers , samengesteld. U kunt nu bij voor deze gezinnen ouders/verzorgers gespreksmogelijkheden aanmaken en bekend maken aan de ouders. Hoe u dit doet, leest u op deze pagina. De gespreksmogelijkheden en -aanvragen worden automatisch gesynchroniseerd met het portal. U kunt echter ook nog steeds brieven genereren om de ouders op de hoogte te stellen van de oudergesprekken. Ook dat hebben we hieronder beschreven.

Kies in het portal voor <Start> in de kolom Start Ouderavond Client voor het ouderavondbestand. Op deze pagina doorlopen we het menu Uitnodigen in de Ouderavond Client.

Deze pagina beschrijft de vierde stap in het proces van het organiseren van een ouderavond.

Op dit moment loopt er een pilot om de gespreksaanvragen via SOMtoday te laten verlopen. Wat u hiervoor moet doen in Zermelo staat onder op deze pagina beschreven.

. Alleen de gespreksmogelijkheden die u aanbiedt, kunnen aangevraagd worden.

Status
colourBlue
titleDESKTOP
 Ouderavond Client > Uitnodigen > Gespreksmogelijkheden


Warning
titleLet op!

Voordat u start met aanmaken van gespreksmogelijkheden, is het noodzakelijk dat u ouders/verzorgers hebt aangemaakt. Ook moet de koppeling tussen ouders en leerlingen bekend zijn. Heeft u dit nog niet gedaan? Kijk dan op Ouders/verzorgers importeren en bijwerken.

Daarnaast is het noodzakelijk dat u hebt aangegeven of gescheiden ouders/verzorgers aparte aanvragen mogen doen. Heeft u dit nog niet gedaan? Kijk dan op Ouderavond aanmaken.


Image Added

Panel
bgColorwhite
titleBGColorwhite

Op deze pagina

Table of Contents
maxLevel4
minLevel2

Zie ook:


Gespreksmogelijkheden

De ouders moeten een aantal mogelijke gesprekken aangeboden krijgen. Dit kunt u doen bij Uitnodigen > Gespreksmogelijkheden:

Image Removed

Het scherm is in drie delen. Links ziet u de gezinnen zoals u die gegenereerd heeft. Rechtsboven ziet u uit welke leerlingen dit gezin bestaat, inclusief klas en adresgegevens. Rechtsonder komen alle mogelijke gesprekken voor alle leerlingen van dit gezin. Deze gespreksmogelijkheden kunt u in bulk genereren vanuit de lespakketten van de leerlingen, maar u kunt ook handmatig gespreksopties toevoegen.

Genereren Gespreksmogelijkheden
Panel
titleGenereren van Gespreksmogelijkheden
  • Ga naar Uitnodigen > Gespreksmogelijkheden. U opent nu het Gesprekken scherm.
  • Klik op Opties > Gespreksmogelijkheden toevoegen vanuit Lespakketten

    aanmaken

    Kies in het portal voor <Start> in de kolom Start Ouderavond Client voor het ouderavondbestand. Klik onder Uitnodigen op Gespreksmogelijkheden. 

    U kunt eenvoudig gespreksmogelijkheden aanbieden per leerling of docent. In de kolom 'Aangeboden' kunt u de gesprekken die u wilt aanbieden op 'ja' zetten door erop te klikken.

    Image Added

    Gespreksmogelijkheden waarbij in de kolom 'Aangeboden' 'nee' staat, kunnen ook niet door ouders/verzorgers aangevraagd worden.


    Warning
    titleGeen gespreksmogelijkheden?

    Je kunt alleen gespreksmogelijkheden toevoegen van groepen die in het portal een docent hebben en waarvan de leerling het vak in zijn of haar pakket heeft en ingedeeld is in een lesgroep. Kun je geen gespreksmogelijkheden aanmaken in de Ouderavond Client? Controleer dan bij Personeel > Lessenverdeling, Leerlingen > Pakketkeuze en Leerlingen > Roostergroepindelingen of deze juist gevuld zijn.

    Aanbieden per vak

    U kunt de gespreksmogelijkheden voor de ouderavond door de software laten aanmaken op basis van de pakketvakken die u selecteert.

    Panel
    1. Ga naar het scherm Gespreksmogelijkheden in de Ouderavond Client
    2. Ga naar Mogelijkheden > Aanbieden per pakketvak
    3. In het scherm selecteert u voor iedere afdeling de vakken waarvoor u een gespreksmogelijkheid wilt genereren

      Info
      titleAanbieden per pakketvak kleuren

      Bij het aanbieden van de gespreksmogelijkheden per pakketvak is met kleuren weergegeven of een vak al is aangeboden of niet. 

    4. Klik OK.

    U ziet nu rechtsonder alle mogelijke gesprekken van de leerlingen van het geselecteerde gezin:

    Image Removed
      • Blauw: uw selectie
      • Groen: aangeboden aan alle leerlingen
      • Geel: aangeboden aan een deel van de leerlingen
      • Tooltip: geeft aan hoeveel aangeboden 57/79 en hoeveel aangevraagd


    1. Klik op het groene vinkje om uw keuzes op te slaan en het venster te sluiten.
      Image Added

    Alle leerlingen die dat vak in hun pakket hebben, hebben voor dit vak een gespreksmogelijkheid gekregen voor hun eigen docent. Dit betekent dat een gesprek over een leerling met de betreffende docent van dat vak 'aangeboden' wordt. U ziet nu per leerling deze aangeboden gespreksmogelijkheden in het groen met 'ja' weergegeven:

    Image Added

    Bij het genereren van gespreksmogelijkheden vanuit het lespakket worden er gespreksmogelijkheden gegenereerd voor elk gezin elke ouder/verzorger van elke leerling die het vak volgt.


    Werken met een peilweek

    Als

    een leerling in meerdere gezinnen zit, wordt voor elk gezin dus een gespreksmogelijkheid gegenereerd.

    Handmatig toevoegen gespreksmogelijkheden

    U kunt ook handmatig gespreksopties toevoegen per docent, vak en/of leerling

    u de ouderavond in het portal hebt aangemaakt en u heeft gebruik gemaakt van een peilweek, dan is de lessenverdeling van die week bepalend bij het aanmaken van de gespreksmogelijkheden. Mogelijk heeft u in het portal een vervanger op lessen staan van een docent die met verlof is. In dat geval krijgt u bij het aanmaken van gespreksmogelijkheden een keuze voorgelegd.

    Panel
    title
    Aanmaken van extra gespreksmogelijkheden
    1. Ga naar Uitnodigen > Gespreksmogelijkheden. U opent nu het Gesprekken scherm.
    2. Klik op Opties > Gespreksmogelijkheden toevoegen
    3. U krijgt achtereenvolgens een Docent selector, een Vak selector en een Leerlingselector waarmee u een gespreksmogelijkheid kunt aanmaken.

    Bepaalde docenten verwijderen uit de ouderavond

    Op dit moment worden de gespreksmogelijkheden gegenereerd met behulp van de upload voor de ouderavond. Er wordt door de ouderavondcliënt gekeken in het lesdomein van dit bestand en naar de lesgroepindeling in dit bestand. Deze upload kunt u niet bewerken. Als er voor docenten gespreksmogelijkheden zijn gegenereerd die er niet hadden moeten zijn (bijvoorbeeld stagiaires), dan kunt u deze helaas alleen één voor één verwijderen in dit gespreksmogelijkheden scherm. Echter u kunt het ook regelen vanuit de desktop: met een nieuwe upload voor de ouderavond.

    Het stappenplan is dan als volgt:

    1. Verwijder eerst alle gespreksmogelijkheden in de ouderavondcliënt.
    2. Sluit de ouderavondcliënt in zijn geheel af. U heeft alleen de desktop nog open.
    3. Sla de huidige versie van uw basisrooster op als "nieuwe upload voor ouderavond". Deze kunt u na het uploaden verwijderen.
    4. In deze nieuwe versie verwijdert u uit uw lesdomein de docenten waarvoor u geen gespreksmogelijkheden wilt genereren. (Dus maak voor die lessen het hokje in kolom Doc leeg).
    5. Maak een nieuwe upload voor de ouderavond.

    Bij het genereren van de gespreksmogelijkheden zullen deze verwijderde docenten niet meer voor komen.

    Synchronisatie van gespreksmogelijkheden en gespreksaanvragen

    De gespreksmogelijkheden die u aanmaakt worden zodra u het scherm verlaat weggeschreven in het portal. De ouders/verzorgers kunnen (als de ouderavond gepubliceerd is) nu dus inloggen en de gesprekken aanvragen. Wanneer de ouders/verzorgers een gesprek hebben aangevraagd, wordt ook dat gegeven direct in het portal opgeslagen. Als u vervolgens de client opent, zijn deze aanvragen verwerkt. U kunt dit zien in het Gesprekkenscherm (Uitnodigen > Gespreksmogelijkheden). Voor het desbetreffende gesprek staat nu een vinkje onder 'Aangevraagd'. Zie ook: Ouderavond aanmaken voor het aangeven van het maximaal aantal gesprekken per leerling per gezin en de openings- en sluitingsdatum van de gespreksaanvragen.

    Ouders/verzorgers kunnen nu in het Portal gesprekken aanvragen. Hoe dit in zijn werk gaat ziet u bij Ouderavondgesprek aanvragen.

    Stamklasgebonden ouderavond

    Via Uitnodigen > Stamklasgebonden ouderavond kunt u voor een stamklas aangeven dat de gesprekken hierover op bepaalde dagen niet geroosterd mogen worden. We kunnen kiezen of we bij de stamklas het aantal leerlingen of het aantal gespreksmogelijkheden willen zien. Door op een stamklas te klikken zorgen we dat de gesprekken die over leerlingen uit deze stamklas gaan niet op de geselecteerde avond geroosterd zullen worden. De stamklas wordt dan rood.

    Image Removed

    Is een van de cellen niet rood, maar geel? Dit betekent dat de gespreksmogelijkheden niet voor elke leerling in de stamklas voor die avond is geblokkeerd. U kunt in het scherm Gespreksmogelijkheden per gespreksmogelijkheid aangeven op welke dagen deze niet geroosterd mag worden. Als u op de cel klikt wordt hij rood gemaakt (voor alle leerlingen wordt die avond verboden), waarna de cel weer hetzelfde werkt als alle andere cellen. Dit vult de kolom Verboden dagen bij de betreffende gesprekken in het Gesprekkenscherm.

    Uitnodigingen

    Nadat u de gespreksmogelijkheden heeft aangemaakt kunt u de ouders middels een brief of mailing uitnodigen om gesprekken aan te vragen voor de ouderavond.

    U heeft in Ouders en gezinnen ouders/verzorgers aangemaakt per adres. Deze hebben een standaard ID gekregen vanuit de software, bijvoorbeeld v1360049, of u heeft deze zelf gedefinieerd door de extra eigenschap #OUDERSUSER in Datamodel > Leerlingen in te vullen.
    U kunt nu vanuit het portal deze gebruikers hun wachtwoord mailen. Er wordt een standaard mail verstuurd aan de gebruikers met hun login en wachtwoord. Het is handig om voordat u deze verzendt eerst een mail of brief te verzenden waarin u dit aankondigt met eventueel een uitleg over de procedure zoals beschreven onder Ouderavondgesprek aanvragen.

    Er wordt een standaardbrief meegeleverd met de installatie van Zermelo. Deze staat in de installatiemap van Zermelo in de onderliggende map data/Ouderavond. De tekst van de ouderbrieven staat in het bestand voorbeeldbrief ouders.txt. U kunt deze zelf bewerken, bijvoorbeeld in Kladblok. 

    Panel
    titleAanmaken van Uitnodigingsbrieven in .txt
    1. Ga naar Uitnodigen > Uitnodigingsbrieven
    2. Alle ouders zijn geselecteerd. U kunt eventueel ouders aan wie u geen brief wilt sturen deselecteren door ze aan te klikken. Als u iedereen wilt deselecteren om vervolgens slechts een paar ouders te selecteren, kunt u in het menu voor Selectie > Selecteer niets kiezen.
    3. U klikt op Uitnodigen > Maak Uitnodigingen.
    4. Nu selecteert u het voorbeeldbrief ouders.txt bestand.
    5. Hierna geeft u aan waar de uitnodigingsbrieven moeten worden opgeslagen. Sla het bestand op als uitnodigingen.docx.
    Info
    titleStandaardvelden in brief

    De velden die u kunt gebruiken in uw brief zijn de volgende:

     

    [voornaam] [tussenvoegsel] [achternaam] [leerlingnamen] 
    [straatnaam] [huisnummer] [postcode] [woonplaats]
    [portalnaam] [gebruikersnaam] [afsprakentabel]

     

    Zodra de brief gegenereerd is zult u het docx bestand kunnen openen in een recente versie van Word. U ziet dan een voorpagina, gevolgd door pagina's voor elk gezin. U kunt de inhoud uiteraard naar uw eigen hand zetten door de voorbeeldbrief te bewerken, of uw eigen brief te schrijven. Wilt u op elke pagina een logo van de school? Schuif deze dan in de koptekst of de voettekst van elke pagina, of print de brief op standaard briefpapier van de school.

    Gespreksaanvragen via SOMtoday

    SOMtoday
    Vervanger ingezet tijdens peilweek

    In onderstaand voorbeeld zien we dat docent cpr de lessen van ne h1d vervangt van docent men13 voor de periode van week 2 t/m 16.

    Image Added

    De peilweek voor de ouderavond is week 5.

    Image Added

    Nadat u gespreksmogelijkheden heeft aangemaakt per pakketvak, krijgt u het volgende scherm:

    Image Added

    U heeft nu de keuze uit beide docenten, alleen men13 of alleen cpr.

    U krijgt dit venster ook te zien bij lesgroepen met meerdere reguliere docenten. Ook dan kunt u een keuze maken tussen één of meerdere docenten voor de gespreksmogelijkheden.


    Handmatig aanbieden

    U kunt er ook voor kiezen om handmatig gespreksmogelijkheden aan te bieden. U selecteert dan zelf de docent, het vak en de leerlingen waarvoor u mogelijkheden wilt aanbieden.

    Panel
    1. Kies in het menu Mogelijkheden > Handmatig aanbieden
    2. Selecteer de docent(en) waarvoor u gesprekken wilt genereren
    3. Kies de vakken waarvoor u gesprekken wilt genereren
    4. Selecteer de leerlingen die voor alle geselecteerde docenten en vakken een gespreksmogelijkheid krijgen.


    Info
    titleVoorbeeld

    Wanneer u voor handmatig aanbieden kiest, wordt er geen rekening gehouden met het vakkenpakket van de leerlingen.

    • Hoe het niet moet: Stel u selecteert docenten DocWi, DocNetl en DocAk, en vak wi, netl en ak. Daarna selecteert u de leerlingen van 4V1. Dan krijgt elke leerling er 9 gespreksmogelijkheden bij, want er verschijnt niet alleen een gespreksmogelijkheid met DocWi over wi, maar ook met DocWi over netl en met DocWi over ak. U kunt in dit geval beter gebruik maken van de optie Aanbieden per pakketvak.
    • Waar deze optie wel voor gebruikt kan worden is het volgende: stel er moet de mogelijkheid zijn voor ouders/verzorgers om een gesprek met de afdelingsleider te voeren. Dan kunt u via Handmatig aanbieden deze docent aanklikken, vervolgens een vak selecteren en daarna de leerlingen van de betreffende afdeling.

    Gespreksmogelijkheden aanpassen

    Docent aanpassen

    Als u gespreksmogelijkheden heeft aangemaakt kunt u hier nog aanpassingen op doen. 
    Zo is het mogelijk om een docent te wisselen of een extra docent op een gespreksmogelijkheid te zetten. Dit doet u door in een regel in de kolom docenten te klikken.

    Image Added


    Gespreksduur aanpassen

    Wanneer u een gesprek heeft die is aangeboden en aangevraagd is het mogelijk om de gespreksduur aan te passen. Dit doet u door in de regel van een gespreksmogelijkheid in de kolom gespreksduur te klikken.

    Gespreksmogelijkheden verwijderen

    Als u gespreksmogelijkheden niet langer wilt aanbieden, kunt u bij een leerling of docent deze mogelijkheden in de kolom 'Aangeboden' op 'nee' zetten door erop te klikken.

    Image Added

    Verwijderen per pakketvak

    U kunt mogelijkheden ook per vak verwijderen. Hiermee worden voor alle leerlingen die dat pakketvak hebben, de mogelijkheden verwijderd. 

    Panel
    1. Ga naar Mogelijkheden > Verwijderen per pakketvak
    2. In het scherm selecteert u voor iedere afdeling de vakken waarvoor u een gespreksmogelijkheid wilt verwijderen
    3. Klik op het groene vinkje om uw keuzes op te slaan en het venster te sluiten.

    Handmatig verwijderen

    Panel
    1. Kies in het menu Mogelijkheden > Handmatig verwijderen
    2. Selecteer de docent(en) waarvoor u gesprekken wilt verwijderen
    3. Kies de vakken waarvoor u gesprekken wilt verwijderen
    4. Selecteer de leerlingen van wie u voor alle geselecteerde docenten en vakken de gespreksmogelijkheden gesprekken wilt verwijderen.

    Gesprekken controleren

    In het menu Mogelijkheden > Controleren kunt u de gesprekken controleren. De software waarschuwt u er bijvoorbeeld voor als er gesprekken zijn voor een leerling die geen ouders in het portal heeft.
    Deze optie gebruikt u ook wanneer u een geplande gespreksmogelijkheid wilt verwijderen voor een leerling die niet meer in het portal voorkomt. 


    Gespreksaanvragen via Somtoday

    Somtoday heeft een koppeling gemaakt, zodat de ouders/verzorgers via

    SOMtoday

    Somtoday de gespreksaanvragen kunnen invoeren en het ouderavondrooster na publicatie kunnen bekijken

    , Dit is op dit moment nog in de pilotfase bij SOMtoday

    . U bouwt de ouderavond op dezelfde manier op als wij in deze handleiding beschreven hebben, echter loggen de ouders

    loggen niet

    in op de Somtoday omgeving in plaats van op het portal

    om de gespreksaanvragen in te vullen, maar ze loggen in op de SOMtoday omgeving

    . Voor het roosteren is het

    echter

    nog steeds van belang dat u de ouders

    aanmaakt en vooral de gezinnen samenstelt

    /verzorgers in Zermelo importeert. Zo worden de gesprekken van broers en/of zussen zoveel mogelijk aansluitend en op dezelfde dag geroosterd.

    Het klaarzetten van de ouderavond in

    SOMtoday

    Somtoday gebeurt ook in

    SOMtoday

    Somtoday. Echter zal de applicatie rechten moeten krijgen om gegevens te mogen

    zien

    bekijken en bewerken.


    Panel
    titleKoppeling met SOMToday

    Ga

    naar

    op het portal naar Koppelingen > SOMtoday.

    Stap 1: U kunt deze koppeling

    op dit moment (pilotfase)

    alleen gebruiken in

    SOMtoday

    Somtoday als u hierover contact heeft gehad met

    SOMtoday

    Somtoday.

    Stap 2: Klik op

    Gebruiker OK

    <Maak gebruiker>. Een gebruiker somtoday

    wordt

     wordt automatisch aangemaakt met de

    rol

    rol somtoday. Deze rol heeft automatisch de goede rechten.

    Klik op

    Token OK

    <Maak token>. In de tekstbox verschijnt uw portaladres met daaronder een token. Deze twee gegevens worden in

    SOMtoday

    Somtoday ingevoerd.

     

    Als de gebruiker en token zijn aangemaakt, ziet u bij stap 2 staan <Gebruiker OK> en <Token OK>.

    Nadat de ouders/verzorgers gespreksaanvragen hebben ingediend, kunt u de gespreksaanvragen verwerken tot een rooster.

    In leggen

     leggen we uit hoe dat in zijn werk gaat.




    Panel
    titleTrefwoorden