Page tree

Versions Compared

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

Het is mogelijk om uw ouderavond klaar te zetten en te roosteren in Zermelo, terwijl ouders en docenten alleen in Somtoday werken. De roostermaker geeft in Zermelo aan welke gespreksmogelijkheden er aangevraagd kunnen worden. Ouders vragen gesprekken aan in Somtoday. De roostermaker roostert de gesprekken in Zermelo. Tot slot bekijken ouders en docenten hun ouderavondrooster weer in Somtoday.

Op deze pagina wordt beschreven hoe u de koppeling tussen het Zermelo Portal en Somtoday inricht.


Panel
bgColorwhite
titleBGColorwhite

Op deze pagina

Table of Contents
minLevel2

Zie ook:


Voorbereiding in Zermelo en in Somtoday

Voordat u kunt beginnen met het opzetten van de ouderavond, dient u te zorgen dat het Zermelo Portal en Somtoday gekoppeld zijn. Daarnaast moeten de ouders/verzorgers geïmporteerd worden en dienen deze de juiste rechten te krijgen.

Aanmaken van een token voor Somtoday

Info

Mocht u al gebruik maken van de roosterkoppeling, dan kunt u deze stap overslaan. Het destijds aangemaakte token bevat voldoende rechten voor het werken met de ouderavond. U dient wel te controleren of de juiste ouders aanwezig zijn in Zermelo en of zij de juiste rechten hebben.

In het Zermelo Portal kan de administrator (admin) een token aanmaken voor Somtoday. Voor stap 1 uit in het Zermelo Portal en stap 2 in Somtoday.

  1. Status
    colourBlue
    titleportal
     Ga naar Koppelingen > SOMtodaySomtoday
    1. Kies bij Stap 2 voor Maak Gebruiker
    2. Kies vervolgens bij Stap 2 voor Maak token
    3. U ziet nu bij Stap 3 informatie over het eindpoint (uw portal adres) en het token. Beide kunt u gebruiken in Somtoday
  2. Status
    colourYellow
    titleSomtoday
     Ga naar Beheer > Instellingen > Features > Zermelo koppeling
    1. Vul bij Portal uw portaladres in (alleen de schoolnaam is voldoende)
    2. Vul bij API token het zojuist gegenereerde token in
    3. Let op: U hoeft alleen het token in te voeren in Somtoday. De voorloop tekst "token:" moet u niet meenemen

Ouders importeren

Somtoday is leidend voor de ouders/verzorgers en hun relaties met leerlingen. U kunt handmatig de ouders uit Somtoday importeren of de automatische koppeling inrichten. Zie voor de automatische koppeling de pagina over Leerlingen, docenten en ouders uit Somtoday.
Wilt u de ouders handmatig inlezen? Maak dan een export uit Somtoday, die u importeert in het Zermelo Portal:

  1. Status
    colourYellow
    titleSomtoday
     Ga naar Beheer > Import & Export
    1. Kies voor de optie 'Verzorgers'
    2. Kies voor 'Gegevens verzorgers op aparte regels opnemen'
    3. U klikt onderaan het formulier op 'Exporteren'
    4. Dit levert een CSV bestand op dat u kunt importeren in het Zermelo Portal
  2. Status
    colourBlue
    titleportal
     Ga naar Ouders > Overzicht
    1. Kies bij 'Filter op' voor Alle ouders
    2. Zorg dat 'Bewerken' aan staat en kies vervolgens voor 'CSV import' 
    3. Open via 'Bestanden kiezen' het correcte CSV bestand
    4. Verander eventueel de Tekencodering als u leestekens wilt meenemen
    5. Geef vervolgens bij de 'Import-bron' aan dat het om een SOMtoday verzorgersexport gaat
    6. Kies vervolgens voor 'Verder'. 

Voor meer details: zie de uitgebreide handleiding over Ouders/verzorgers importeren en bijwerken.

Rechten toekennen aan ouders

  1. Status
    colourYellow
    titleSomtoday
     Ga naar Beheer > Instelling > Features > Somtoday ELO.

    1. Zet voor de verzorgers een vinkje achter 'Berichten > Berichten bekijken' en achter 'Nieuws > Nieuws bekijken'

Stappenplan Ouderavond

Ouderavond aanmaken in Zermelo

  1. Status
    colourBlue
    titleportal
     Ouders > Ouderavonden > Beheer: voeg een ouderavond toe

  2. Status
    colourRed
    titleclient
     Datum en tijden: geef aan op welke dag(en) en momenten de ouderavond plaats vindt

  3. Status
    colourRed
    titleclient
     Gespreksmogelijkheden: geef aan voor welke leerlingen welke vakken met welke docenten aangevraagd moeten kunnen worden

Voor meer details: zie de uitgebreide handleiding over de Ouderavond.

Warning

Op dit moment (november 2018) wordt de 'Opmerking aan de docent' niet uitgeschakeld in Somtoday. In Somtoday is het voor een ouder altijd mogelijk om een opmerking voor de docent in te vullen. Deze wordt echter niet opgeslagen wanneer het vinkje in het Zermelo Portal uit staat. Wij adviseren u dus sterk het vinkje bij 'Opmerking aan de docent' aan te laten staan.

Ouderavond importeren in Somtoday en uitnodigingen sturen

  1. Status
    colourYellow
    titleSomtoday
     Leerlingen > Begeleiding > Ouderavonden: Kies wanneer de uitnodiging via mail en ELO naar de verzorgers worden gestuurd.

Nadat de ouders gesprekken hebben aangevraagd en de uiterste aanvraagdatum is verstreken, kunt u de gesprekken gaan roosteren in de Ouderavond Client van Zermelo.

Gesprekken inroosteren in Zermelo

  1. Status
    colourRed
    titleclient
     Roosteren op datum: geef voor elk gesprek aan op welke dag dit moet plaatsvinden. Controleer vervolgens via de knop <Controle> of er geen docenten of ouders zijn met te veel gesprekken

  2. Status
    colourRed
    titleclient
     Roosteren op tijd: rooster per dag de gesprekken in

  3. Status
    colourRed
    titleclient
     Roosteren op lokaal: geef aan welke gesprekken in welke lokalen plaatsvinden

Voor meer details: zie de uitgebreide handleiding over de Ouderavond.

Warning

Op dit moment (februari 2018) worden gesprekken met meerdere docenten niet ingelezen in Somtoday. In Somtoday is het ook niet mogelijk een gesprek met twee docenten aan te maken. Wij adviseren u dus sterk niet handmatig docenten toe te voegen aan het gesprek.

Rooster publiceren en inlezen in Somtoday

In Zermelo:

  1. Status
    colourRed
    titleclient
     Publiceer naar portal: Publiceer de gesprekken naar het Zermelo Portal
  2. Status
    colourBlue
    titleportal
     Ouders > Ouderavonden > Beheer: Zet het vinkje onder 'Gepubliceerd?' aan
Warning

Op dit moment (januari 2019) worden tafelnummers niet ingelezen in Somtoday. Vinden bij u meerdere gesprekken in hetzelfde lokaal plaats (bijvoorbeeld in de aula aan tafel 1 t/m 30), dan zult u in het portal ook meerdere lokalen moeten toevoegen, dus bijvoorbeeld aula1 t/m aula30.


Warning

Op dit moment (januari 2019) worden gesprekken die niet geroosterd konden worden, niet weergegeven in Somtoday. Dit betekent dat ouders en docenten niet weten welke aangevraagde gesprekken niet zijn ingepland.


In Somtoday:

  1. Status
    colourYellow
    titleSomtoday
     Leerlingen > Begeleiding > Ouderavonden >
    Afspraken: Lees de afspraken uit het Zermelo Portal in
    Er worden nu mails naar docenten en ouders verstuurd. Voor verzorgers worden de gegevens in de ELO getoond en bij medewerkers en leerlingen in de agenda ingelezen

Warning

Op dit moment (februari 2018) kunnen gesprekken slechts éénmalig in Somtoday worden overgenomen. De uitnodigingen naar de ouders en docenten worden ook direct verzonden. Wij adviseren u dus zeer sterk na het publiceren van de gesprekken eerst in het Zermelo portal te controleren of de roosters goed zijn overgekomen, voordat u de afspraken inleest in Somtoday.

Ouderavond verbergen

Wanneer de ouderavond geweest is, kunt u deze weer verbergen voor de ouders en de docenten.

  1. Status
    colourBlue
    titleportal
     Ouders > Ouderavonden > Beheer: Zet het vinkje onder 'Gepubliceerd?' uit
  2. Status
    colourYellow
    titleSomtoday
     Ook in Somtoday is de ouderavond nu niet meer zichtbaar bij Leerlingen > Begeleiding > Ouderavonden. De berichten en de agenda-afspraken blijven wel in beeld


Panel
titleTrefwoorden

Somtoday, som today, ouderavond, koppeling