Pagina-navigatiestructuur
Spring naar het einde van metadata
Ga nar het begin van metadata

Inleiding

Via de portalconnector kunt u de gegevens voor docenten downloaden naar de desktop of uploaden naar het portal.
In de connector staat onder het kopje Docenten, welke gegevens u kunt synchroniseren: Docenten, Secties en Hoofdvestiging & Teams.

DESKTOP


Persoonsgegevens worden automatisch overgenomen!

Bij het starten van het desktopproject wordt er gecontroleerd op gewijzigde persoonsgegevens. Indien deze er zijn, worden de gegevens uit het portal automatisch overgenomen in uw desktopproject.

Docenten synchroniseren (nieuw)

Op het dashboard in de desktop, ziet u of u wijzigingen heeft bij docenten. Als u met uw muis over de docentenwijzigingen beweegt, ziet u dat uw muisaanwijzer verandert in een handje.

U klikt op de regel met het handje om het venster Docenten te openen. Hier kunt u de wijzigingen uit het portal downloaden naar de desktop. Standaard ziet u het overzicht met de wijzigingen. Aan de linkerkant kunt u ervoor kiezen alleen de wijzigingen in de hoofdvestiging, bevoegdheden, secties of docenten af/bij te zien. Bovenaan kunt u ervoor kiezen om in plaats van de wijzigingen alle docenten te zien. Aan het einde van de knoppenbalk ziet u een verversknop staan met een tijdstip. Deze knop geeft aan van wanneer de informatie is die u in dit venster ziet. Als u op de knop klikt, wordt de informatie ververst.

In de kolom Hfdv. ziet u aan de paarse uitroeptekens welke docenten een hoofdvestiging hebben, die niet overeenkomen met het portal. In de kolom met de vestiging ziet u welke vestiging de hoofdvestiging van de docent is volgens het portal. Als u op de knop <Hoofdvestiging> klikt, neemt u de hoofdvestiging over zoals deze in het portal bekend is. U ziet dat de status van de hoofdvestiging groen en 'Ok' wordt.

In de kolom Bev. ziet u aan de paarse uitroeptekens welke docenten bevoegdheden hebben, die niet conform het portal zijn. Als u aan de linkerkant klikt op Bevoegdheden, krijgt u een overzicht van de bevoegdheden die docenten hebben. De paarse bevoegdheden zijn nog niet hetzelfde in portal en desktop, de groene zijn gelijk aan elkaar. Als u met uw muisaanwijzer beweegt over een paarse bevoegdheid, ziet u waar de verschillen zitten. In het voorbeeld heeft docent adm in de desktop een bevoegdheid voor ak op alle afdelingen. In het portal heeft docent adm echter geen bevoegdheid voor ak op afdeling h5 en h4. In de tooltip kunt u ook zien wat de gehanteerde IPTO-peilweek is, in dit geval week 39 van 2017. Als u op de knop <Bevoegdheden> klikt, neemt u de bevoegdheden over zoals deze in het portal staan.

In de kolom Sct ziet u paarse uitroeptekens als de sectieplaatsing in de desktop niet overeenkomt met het portal. Aan de linkerkant bij Secties ziet u hoeveel verschillen er zijn. Als u hier klikt, krijgt u een overzicht van de secties waarin docenten zitten. Een groen plusje betekent dat de docent in het portal deelneemt aan de sectie en in de desktop nog niet. Als u met uw muisaanwijzer over de regel van een docent beweegt, ziet u bij welke secties een docent betrokken in is portal en desktop. U klikt op de knop <Secties> om de sectieverdeling uit het portal over te nemen in de desktop.

De laatste kolom met wijzigingen, de kolom met het plus- en minteken, laat zien of u docenten moet verwijderen of toevoegen. Ook hier herkent u de verschillen aan een paars uitroepteken. Is de docentcode rood, dan komt de docent alleen in de desktop voor en kunt u de docent verwijderen. Is de docentcode groen, dan komt de docent alleen in het portal voor en kunt u de docent toevoegen. U krijgt een uitgebreidere melding te zien als u links klikt op Docenten af/bij. Bovenin het scherm ziet u twee docenten knoppen, en , met deze knoppen kunt u een docent verwijderen respectievelijk toevoegen.

Er zijn nog twee knoppen die we nu nog niet besproken hebben, namelijk het tandwiel en de knop <+ Overige>. Met de knop  gaat u rechtstreeks naar het docentendomein en kunt u direct in het domein gegevens aanpassen. Met de knop  opent het venster Overnemen DIR en OOP. In dit venster kunt u kiezen of u docenten, die niet betrokken zijn bij de lessenverdeling, aanmaakt. U maakt de keuze door ofwel te klikken in de cel Niet overnemen in desktop ofwel te klikken in de cel 'Wel overnemen in desktop'. Uw keuze wordt dan rood of groen. Als u overige docenten overneemt in de desktop en u klikt op <OK> dan krijgt u eerst nog een bevestiging van uw keuze te zien, waar u nog de mogelijkheid om de actie niet uit te voeren. U ziet de 'overige' docenten ook terug in het totaaloverzicht. Deze zijn te herkennen aan de gele regel.

U sluit het venster af met het groene vinkje om de gegevens op te slaan.

Docenten synchroniseren (oud)

DESKTOP 3.9.4

In de kolom Status ziet u of er verschillen zijn tussen de desktop en het portal. Via de knop <Bekijk> opent zich een kijkversie waarin u de verschillen kunt zien. Verschillen in de regel 'Docenten' kunt u uploaden of downloaden. Verschillen bij 'Hoofdvestiging en Teams' kunt u alleen uploaden.

Uploaden van docenten

Voor het uploaden van docenten start u de portalconnector en klikt u bij Docenten op <Upload naar portal>. U ziet de docenten in beeld die nog geen account in het portal hebben, die nog niet zijn aangemerkt als medewerker in het portal of die nog geen contract op het betreffende portalproject hebben.

Voor het uploaden van de docenten, klikt u op de knop <Docenten naar portal>.

De eerste keer kan dit wat langer duren, afhankelijk van het aantal gebruikers dat er aangemaakt moeten worden. Bij het uploaden geldt:

  • Wanneer de docent nog niet in het portal bekend is, wordt hij/zij aangemaakt als gebruiker.
    • De NAW-gegevens worden éénmalig uit het roosterbestand overgenomen.
    • De extra eigenschap #EMAIL wordt gebruikt om een e-mailadres over te nemen.
  • Deze nieuwe gebruiker krijgt automatisch de rol docent.
  • Deze nieuwe gebruiker wordt aangemerkt als medewerker.
  • Deze medewerker krijgt een contract op dit roosterproject.

Downloaden van docenten

Het is mogelijk om nieuwe docenten juist in het portal te importeren en vervolgens te downloaden naar de desktop. Op het moment van schrijven zou dat echter meer werk voor u betekenen. Immers: de laatste drie acties die bij het uploaden voor u geregeld worden, zult u in het portal eigenhandig moeten uitvoeren!

Secties

Aangezien de sectiedeelname tegenwoordig in het portal wordt beheerd, kunt u deze alleen downloaden. Zodra u een docent een toekenning geeft in een sectie, heeft u de mogelijkheid deze in de desktop te downloaden.

Hoofdvestigingen & Teams

Hoofd- en nevenvestigingen

Welke vestiging de hoofdvestiging is en welke de nevenvestiging van uw werknemers kunt u in het portal invoeren, maar ook vanuit de desktop uploaden. 

Hoofd- en nevenvestigingen per docent uploaden
  1. Open de Portalconnector met de knop  rechtsboven in de desktop.
  2. Klik bij Docenten > Hoofdvestigingen&Teams op <Upload naar portal>.
  3. Klik op de knop <Vestigingen> 
  4. U kunt voor elk van de docenten in uw roosterproject aangeven welke vestiging zijn/haar hoofdvestiging is en welke vestiging de nevenvestiging is door te klikken in het desbetreffende vakje.
  5. Klik op het wolkje met de groene pijl (u kunt vervolgens de achterliggende schermpjes met de groene vinkjes afsluiten).

U kunt de informatie nu terugzien in het scherm Personeel > Contractbeheer > Contracten in het portal.


Teamdeelname

Mogelijk heeft u in de desktop kernteams aangemaakt en docenten een deelname aan een kernteam gegeven. In het portal wordt ook gewerkt met teams. Deze teams bestaan uit één of meerdere afdelingen. De (kern)teams zelf kunt u niet uploaden naar het portal, maar een eventuele deelname van docenten wel. Het scherm Teamdeelname dat u via de portalconnector kunt opstarten, biedt u de mogelijkheid om de docenten aan een team in het portal te koppelen.


Teamdeelname per docent uploaden

  1. Klik in de portalconnector bij Docenten > Hoofdvestigingen & Teams op <Upload naar portal>
  2. Klik op de knop <Teams>
  3. Geef per docent aan in welk (portal)team deze moet zitten
  4. Klik op de knop
  5. Klik op <OK>.

A: Verticaal ziet u in een kolom de kernteams uit de desktop.

B: Horizontaal ziet u de teams uit het portal.


Trefwoorden

Docententeams, personeelslid, sectietoekenning, hoofdvestiging, vestiging, secties, nieuwe docenten

  • Geen labels