Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 46 Next »

Inleiding

U heeft de ouderavond gemodelleerd, de ouders/verzorger geïmporteerd en de gespreksmogelijkheden zijn zichtbaar (geweest) voor de ouders. Nu de aanvragen voor gesprekken binnen zijn, kunt u deze verwerken tot een ouderavondrooster. 

Kies in het portal voor <Start> in de kolom Start Ouderavond Client voor het juiste ouderavondbestand. Op deze pagina doorlopen we het menu Roosteren in de Ouderavond Client.

De screenshots die u op deze pagina ziet kunnen wat verouderd zijn. De beschrijving van de stappen is echter actueel.

Blokkades Toevoegen

In Roosteren > Blokkades Toevoegen kunt u blokkades aanbrengen in het te maken ouderavondrooster. Dit gebruikt u bijvoorbeeld om een lange pauze voor de docenten in te voeren of een afwezigheid op een dag(deel) voor docenten of ouders/verzorgers. In het tabblad Docent ziet u het totaal aantal gesprekken aangevraagd voor deze docent; in het tabblad Ouder het totaal aantal gesprekken per ouder/verzorger.

Blokkades aanbrengen bij docenten

Een docentenafwezigheid kan de hele dag zijn, maar ook een dagdeel of los uur. U gebruikt deze blokkade ook om bijvoorbeeld een lange pauze in te lassen bij docenten. 

Blokkade bij docenten
  1. Ga naar Roosteren > Blokkades Toevoegen
  2. Selecteer het tabblad Docent en de Datum waarop u deze blokkade wilt invoeren
  3. Door klikken en slepen kunt u één of meerdere blokkades aanbrengen in het rooster van de docent.

Door op de linkerkolom (docentafkorting of nummer van de ouder/verzorger) te klikken, selecteert u de hele dag in één keer.

Door SHIFT-klik op de Positie kunt u een blokkade aanbrengen voor alle docenten of ouders/verzorgers in één keer op dat moment.

Tijdswensen ouders/verzorgers

Ook ouders/verzorgers kunnen voor een dag(deel) geblokkeerd worden. De werkwijze is hetzelfde als bij docenten.

Blokkade bij ouders/verzorgers
  1. Ga naar Roosteren > Blokkades Toevoegen
  2. Selecteer het tabblad Ouder en de Datum waarop u deze blokkade wilt invoeren
  3. Sorteer op de kolom Opmerkingen door op de kolomkop te klikken
  4. Door klikken en slepen kunt u één of meerdere blokkades aanbrengen in het rooster van de ouder/verzorger.
  5. Klik op het veld met de opmerking om deze te markeren als (verwerkt) DESKTOP 3.10



Roosteren op datum

Nadat de blokkades zijn aangebracht in het rooster van de docenten en de ouders/verzorgers, kunt u de gesprekken roosteren op datum. Wanneer u gaat naar Roosteren > Roosteren op datum opent u het scherm waarmee u dit automatisch of handmatig kunt doen. In dit scherm kunt u naar de Instellingen van de automaat en naar de Pauzewensen. Ook kunt u hier handmatig de gesprekken over de dagen verdelen door in een cel in de kolom van een avond en de rij van een gesprek te klikken (bijvoorbeeld bij nagekomen aanmeldingen). In dit scherm kunt u ook controleren op onmogelijkheden, bijvoorbeeld een docent met teveel gespreksaanvragen. Dit doet u door op de knop 'Controle' te klikken.

Hier ziet u per gesprek, docent of ouder/verzorger op elke rij de volgende informatie: 

  • Gesprek: gespreksnummer, ouder/verzorger-id, docent, dagplaatsing (het cijfer geeft de lengte aan). Grijze vakjes geven de dagen aan waar een gesprek niet mag door een klasblokkade. U kunt het gesprek hier wel met de hand plaatsen!
  • Docent: afkorting, totaal aantal gespreksmomenten, het aantal dagen waarop de docent moet komen, de dagplaatsingen (het cijfer geeft het aantal gespreksmomenten aan op die dag)
  • Ouder: ouder/verzorger-id, totaal aantal gespreksmomenten, het aantal dagen waarop de ouder/verzorger moet komen, de dagplaatsingen (het cijfer geeft het aantal gespreksmomenten aan op die dag).

De tabellen die u ziet bij de keuze Docent of Ouder zijn puur informatief. U kunt hier niets in veranderen. In de tabel die u te zien krijgt als u linksboven Gesprek selecteert kunt u per gesprek met een muisklik dit gesprek op één van de avonden plaatsen.

Achter de knop Instellingen staan de parameters die de verdeling over de dagen beïnvloeden. Indien u instemt met de standaardinstellingen klikt u op Automaat. U ziet dat Zermelo aan het werk gaat.

Na enige tijd (Zermelo vindt vrij snel een eerste oplossing en gaat dan op zoek naar betere) drukt u op Esc. U ziet dan de verdeling over de dagen die Zermelo gevonden heeft:



Bij de standaardinstellingen is ingesteld dat het belangrijker is dat ouders op zo min mogelijk dagen naar school moeten komen dan docenten. Het kan dus voorkomen dat docenten twee en soms zelfs drie dagen naar school moeten komen. Met de parameters achter Instellingen kunt u dit gedrag aansturen. Vanzelfsprekend heeft ook beschikbaarheid een grote invloed op dit proces en natuurlijk het feit dat er een verdeling is gemaakt voor onder- en bovenbouw. De automaat van Zermelo is dermate snel, dat er heel goed te experimenteren is. U hoeft niet uren te wachten op een verdeling. In een testbestand met ruim 400 gespreksaanvragen, de verdeling over drie dagen, maar geen beperkingen op het gebied van beschikbaarheden vindt het systeem binnen tien seconden een verdeling over de dagen.

U kunt gesprekken handmatig op een bepaalde dag zetten door in de cel te klikken die bij het betreffende gesprek en de betreffende dag hoort. Gesprekken kunnen op een bepaalde dag gefixeerd worden door in de kolom 'Naam' te klikken. 

Als er een docent is die meer gesprekken moet volgen dan het aantal momenten waarop hij/zij beschikbaar is, dan kunt u gesprekken kiezen die niet geroosterd zullen gaan worden. Klik in de kolom 'niet ingedeeld' bij de desbetreffende gesprekken. Deze gesprekken dienen gefixeerd te worden, wat u kunt doen door achter het gesprek in de kolom 'Naam' te klikken. De gefixeerde niet-ingedeelde gesprekken worden niet ingeroosterd, en de ouders zien na publiceren de mededeling dat er geen afspraak gemaakt is. Op de pagina Rooster publiceren wordt uitgelegd waar u de inhoud van deze mededeling kunt bepalen.

Als u een verdeling heeft gevonden die u acceptabel vindt, klikt u op het groene vinkje. De dagverdeling wordt opgeslagen in het portal. U bent nu klaar om te gaan roosteren op tijd. 

Roosteren op tijd

U klikt in het hoofdscherm op Roosteren > Roosteren op tijd. U ziet voor elke datum een tabblad.

Het gesprek nr. 34 is actief. Rechts ziet u tussen de groene balken het rooster van de docent (Kro) en de ouders/verzorgers. Boven de groene balken ziet u de roosters van alle ouders/verzorgers waar Kro een gesprek mee heeft. Onder de groene balken ziet u de roosters van alle docenten waar de ouders/verzorgers naast Kro nog een gesprek mee heeft (op deze avond), in dit geval alleen docent MOD. Het rooster is nog leeg. De gekleurde cellen geven aan waar Zermelo "mooie plekjes" ziet. Boven het rooster ziet u de gesprekstijden met hun nummers.

Door tussen de groene balken op een cel te klikken (met de linkermuisknop) waar docent en ouders/verzorgers vrij zijn, plaatst u het actuele gesprek. Wanneer u het geroosterde gesprek met de rechtermuisknop aanklikt krijgt u enkele opties: uitroosteren, fixeren en focussen. U kunt hier nu fixeren kiezen, maar zoals u ook in dit menu ziet is de sneltoets Ctrl-linkermuisknop ook beschikbaar. Als u de Ctrl ingedrukt houdt bij het klikken, fixeert u de plaatsing, hetgeen te zien is aan de nietjes die het gesprek krijgt. Dit kan handig zijn, als een bepaald gesprek op een bepaald moment moet plaatsvinden. Zo kunt u met de hand roosteren.

U ziet bovenaan een aantal knoppen. Zermelo kent voor ouderavonden twee roosterautomaten: een snelle en een grondige. Met deze automaten probeert Zermelo per avond alle nog niet ingeroosterde gesprekken in te roosteren. Hierbij wordt rekening gehouden met de instellingen achter Opties. Ook hier geldt: durf te experimenteren. U kunt met de knop Uitroosteren het rooster altijd weer verwijderen en opnieuw beginnen. Als u klikt op Automaat (snel) is Zermelo binnen korte tijd klaar.

 
U ziet het effect op het rooster van Kro.

Als u tussen de groene balken klikt op een roosterplaats waar Kro en de ouders/verzorgers vrij zijn, wordt het actuele gesprek daar geplaatst. U kunt ook boven en onder de groene balken gesprekken verplaatsen. Als u boven kijkt naar het rooster van gezin 5416 ziet u dat het gesprek op roosterpositie 07 donkerblauw is. Het is donkerder dan de andere ingeroosterde gesprekken, omdat dit het gesprek is met Kro. Boven de groene balken staan de roosters van alle ouders/verzorgers met wie Kro een gesprek heeft op deze avond, dus op elke regel is één gesprek (mogelijk over meer roosterposities) donker gekleurd. (Hetzelfde geldt voor de docentroosters onder de groene balken in fel geel). Op deze wijze kunt u in het "planningsscherm" gesprekken inroosteren en verplaatsen. 

Er is nog één interessante kolom: urgentie. Als hier -1 staat, betekent dat, dat het gesprek is ingeroosterd. Als u sorteert op deze kolom (op kolomkop klikken) kunt u onderaan de niet-ingeroosterde gesprekken vinden. Als deze niet zijn ingeroosterd door de automaat van Zermelo, dan zouden we graag dit bestand eens willen bekijken (helpdesk@zermelo.nl). We verwachten dat dit niet vaak zal gebeuren. Het kan natuurlijk ook zijn, dat er gespreksaanvragen zijn binnengekomen, toen het rooster al gemaakt was. Deze kunt u dan met de hand of met de automaat toevoegen.

In de praktijk is voor ouders een zinvolle instelling 2-1. Hiermee stuurt u aan, dat ouders tussen twee gesprekken altijd de tijd krijgen om naar het volgende gesprek te wandelen. U kunt natuurlijk ook gebruik maken van pauzes tussen gesprekken en bij ouders 1-1 of 3-2 of 4-3 instellen. Dit kan zinvol zijn, als alle tafels in de aula staan en men hooguit 1 minuut nodig heeft om naar een volgende tafel te gaan.

U bent nu klaar om tafels toe te gaan kennen. Sluit het scherm met OK en klik op Roosteren > Roosteren op lokaal.

Roosteren op lokaal

U kunt lokalen per docent of per gesprek toevoegen.

Lokalen (en tafels) worden vanuit de upload voor de ouderavond meegeschreven. U kunt hier bij optie Lokalen en tafels eventueel extra lokalen en tafels aanmaken. (Let wel op, indien u hierna een nieuwe upload vanuit de desktop maakt bent u deze extra tafels weer kwijt.)

Ook kunt u een marge instellen die aangeeft hoeveel vrije momenten er tussen de roosters van twee docenten moet bestaan voordat ze van dezelfde tafel gebruik mogen maken. U doet dit onder optie Marge.De standaardwaarde hiervoor is 3.Dat wil zeggen dat er tussen het einde van de gesprekken met docent X er 3 gespreksmomenten zitten voordat docent Y gebruik kan maken van dit lokaal.


Lokalen per docent

U kijkt naar het scherm met de lokalentoewijzing op de dinsdagavond (zie tabblad) U ziet van links naar rechts:

  • Docentafkorting
  • Een grafische weergave van het rooster van de docent op deze avond
  • Begintijd van de docent
  • Eindtijd van de docent (met de marge er aan toegevoegd)
  • Het lokaal-/tafelnummer dat is toegewezen.

Standaard staat het perspectief op per docent. Alle gesprekken van de docent (behalve de gesprekken met meerdere docenten) worden dan in één lokaal geplaatst. De gesprekken met meerdere docenten staan op aparte regels. (In onderstaand voorbeeld ziet u een regel voor de gesprekken van docent SAM en een regel voor de gesprekken van SAM én ROS. Door  klikken met links in het vakje onder het lokaal op de regel van de docent roostert u alle gesprekken van deze docent (of docenten) in het gekozen lokaal. Doe dit voor alle dagen in uw ouderavondbestand. Alleen gesprekken die volledig geroosterd zijn (dus datum, tijd én lokaal) zijn straks te publiceren naar het portal.


Lokalen per gesprek

U kunt de lokalen ook per gesprek toevoegen. Kies hiervoor de optie Per gesprek. U kunt nu per gesprek de lokalen roosteren. De beschikbare lokalen op het moment van het geselecteerde gesprek staan rechtsboven in het scherm. Ook hier is het een kwestie van klikken met de linkermuisknop. U kunt hier ook meerdere gesprekken tegelijkertijd selecteren (klikken, of klik-sleep) en hier in één keer een lokaal op roosteren.  In het scherm ziet u ook het tabblad Ouder (lokalen roosteren per gesprek per ouder/verzorger) en het tabblad lokaal (docenten wisselen van lokaal).

Zodra u de roosters klaar heeft kunt u het Rooster publiceren.

  • No labels