Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Inleiding 

U heeft in het portal een ouderavond bestaande uit leerlingen en ouders/verzorgers samengesteld. U kunt nu voor deze ouders/verzorgers gespreksmogelijkheden aanmaken. Alleen de gespreksmogelijkheden die u aanbiedt, kunnen door de ouders aangevraagd worden.

DESKTOP Ouderavond Client > Uitnodigen > Gespreksmogelijkheden


Let op!

Voordat u start met aanmaken van gespreksmogelijkheden, is het noodzakelijk dat u ouders/verzorgers hebt aangemaakt. Ook moet de koppeling tussen ouders en leerlingen bekend zijn. Heeft u dit nog niet gedaan? Kijk dan op Ouders/verzorgers importeren en bijwerken.

Daarnaast is het noodzakelijk dat u hebt aangegeven of gescheiden ouders/verzorgers aparte aanvragen mogen doen. Heeft u dit nog niet gedaan? Kijk dan op Ouderavond aanmaken.

De Ouderavond Client opstarten

U heeft in het portal een ouderavond aangemaakt met data en tijden. Nu kunt u vanuit het portal de speciale Cliënt voor de ouderavond starten.

Het opstarten van de Ouderavond Client
  1. Ga naar Ouders > Ouderavonden > Beheer. In dit scherm ziet u een overzicht van aangemaakte ouderavonden
  2. Klik bij de gewenste ouderavond op de knop <Start> in de kolom Start Ouderavond Cliënt. U opent nu de speciale Ouderavond Client voor het roosteren van de ouderavond.

U bent nu in het openingsscherm van de Ouderavond module:

In deze cliënt maakt u gegevens aan, zoals gespreksmogelijkheden, blokkades en ingeroosterde gesprekken. Deze gegevens worden automatisch gesynchroniseerd met het portal. Zodra u een scherm sluit zal de software dit automatisch doen. U kunt de cliënt verlaten met het kruisje rechtsboven.

Gespreksmogelijkheden aanmaken

U kunt op verschillende manieren, gespreksmogelijkheden aanmaken: individueel, per vak, via een bestand, handmatig, op mentoraat. We leggen op deze pagina de verschillende mogelijkheden uit.

Geen gespreksmogelijkheden?

U kunt alleen gespreksmogelijkheden toevoegen van groepen die in het portal een docent hebben en waarvan de leerling het vak in zijn of haar pakket heeft en ingedeeld is in een lesgroep. Kunt u geen gespreksmogelijkheden aanmaken in de Ouderavond Cliënt? Controleer dan in het Portal bij Personeel > Lessenverdeling, Leerlingen > Pakketkeuze en Leerlingen > Roostergroepindelingen of deze juist gevuld zijn.

Aanbieden per vak

U kunt de gespreksmogelijkheden voor de ouderavond door de software laten aanmaken op basis van de pakketvakken die u selecteert.

Aanbieden per pakketvak
  1. Ga naar het scherm Gespreksmogelijkheden in de Ouderavond Cliënt
  2. Ga naar het menu Mogelijkheden > Aanbieden per pakketvak
  3. In het scherm selecteert u voor iedere afdeling de vakken waarvoor u een gespreksmogelijkheid wilt genereren

  4. Klik op het groene vinkje om uw keuzes op te slaan en het venster te sluiten.

Betekenis van de kleuren

Bij het aanbieden van de gespreksmogelijkheden per pakketvak is met kleuren weergegeven of een vak al is aangeboden of niet. 

  • Blauw: uw selectie
  • Groen: aangeboden aan alle leerlingen
  • Geel: aangeboden aan een deel van de leerlingen
  • Tooltip: geeft aan hoeveel aangeboden 57/79 en hoeveel aangevraagd

Alle leerlingen die het vak in hun pakket hebben, hebben voor dit vak een gespreksmogelijkheid gekregen voor hun eigen docent. Dit betekent dat een gesprek over een leerling met de betreffende docent van dat vak 'aangeboden' wordt. De ouders kan dit gesprek eventueel aanvragen. U ziet nu per leerling deze aangeboden gespreksmogelijkheden in het groen met 'ja' weergegeven:


Werken met een peilweek

Als u de ouderavond in het portal hebt aangemaakt, dan heeft u een peilweek geselecteerd. De lessenverdeling van die week is bepalend bij het aanmaken van de gespreksmogelijkheden. Mogelijk heeft u in het portal een vervanger op lessen staan van een docent die met verlof is. In dat geval krijgt u bij het aanmaken van gespreksmogelijkheden een keuze voorgelegd.

Vervanger ingezet tijdens peilweek

In onderstaand voorbeeld zien we dat docent cpr de lessen van ne h1d vervangt van docent men13 voor de periode van week 2 t/m 16.

De peilweek voor de ouderavond is week 5.

Nadat u gespreksmogelijkheden heeft aangemaakt per pakketvak, krijgt u het volgende scherm:

U heeft nu de keuze uit beide docenten, alleen men13 of alleen cpr.

U krijgt dit venster ook te zien bij lesgroepen met meerdere reguliere docenten. Ook dan kunt u een keuze maken tussen één of meerdere docenten voor de gespreksmogelijkheden.

Mentoraatgesprekken aanbieden

Wellicht worden bij u op school de mentorlessen niet ingeroosterd. In het portal is er dan geen lessenverdeling aanwezig. Dat betekent dat er niet automatisch gespreksmogelijkheden worden aangeboden voor het mentorvak. In dat geval kunt u in het menu Mogelijkheden kiezen voor <Mentoraatgesprekken aanbieden>

Mentoraatgesprekken aanbieden
  1. Kies in het menu Mogelijkheden voor: Mentoraatgesprekken aanbieden
  2. Selecteer de mentorgroepen waarvoor u mogelijkheden wilt aanbieden
  3. Geef aan welke afkorting de mentoraatgesprekken moeten krijgen
  4. Geef aan welke volledige vaknaam de mentoraatgesprekken moeten krijgen. de ouders zien deze naam terug bij het aanvragen:

Individueel aanbieden

U kunt een afdeling, vervolgens een stamklas en tenslotte een leerling selecteren. Voor die leerling kunt u vervolgens een gesprek wel of juist niet aanbieden:

Aanbieden via bestand

Als u gesprekken wilt aanbieden, voor docenten/vakken/leerlingen die niet in uw rooster voorkomen, dan is het mogelijk een bestand in te lezen. Het bestand moet een tabgescheiden bestand zijn met 3 kolommen:

leerlingnummer [tab] docentafkorting [tab] vakafkorting

Het bestand dient geen kopregel te hebben.

Handmatig aanbieden

U kunt er ook voor kiezen om handmatig gespreksmogelijkheden aan te bieden. U selecteert dan zelf de docent, het vak en de leerlingen waarvoor u mogelijkheden wilt aanbieden.

Handmatig aanbieden
  1. Kies in het menu Mogelijkheden > Handmatig aanbieden
  2. Selecteer de docent(en) waarvoor u gesprekken wilt genereren
  3. Kies de vakken waarvoor u gesprekken wilt genereren
  4. Selecteer de leerlingen die voor alle geselecteerde docenten en vakken een gespreksmogelijkheid krijgen.

Voorbeeld

Wanneer u voor handmatig aanbieden kiest, wordt er geen rekening gehouden met het vakkenpakket van de leerlingen.

  • Hoe het niet moet: Stel u selecteert docenten DocWi, DocNetl en DocAk, en vak wi, netl en ak. Daarna selecteert u de leerlingen van 4V1. Dan krijgt elke leerling er 9 gespreksmogelijkheden bij, want er verschijnt niet alleen een gespreksmogelijkheid met DocWi over wi, maar ook met DocWi over netl en met DocWi over ak. U kunt in dit geval beter gebruik maken van de optie Aanbieden per pakketvak.
  • Waar deze optie wel voor gebruikt kan worden is het volgende: stel er moet de mogelijkheid zijn voor ouders/verzorgers om een gesprek met de afdelingsleider te voeren. Dan kunt u via Handmatig aanbieden deze docent aanklikken, vervolgens een vak selecteren en daarna de leerlingen van de betreffende afdeling.

Gespreksmogelijkheden aanpassen

Docent aanpassen

Als u gespreksmogelijkheden heeft aangemaakt kunt u hier nog aanpassingen op doen. 
Zo is het mogelijk om een docent te wisselen of een extra docent op een gespreksmogelijkheid te zetten. Dit doet u door in een regel in de kolom docenten te klikken.


Gespreksduur aanpassen

Wanneer u een gesprek heeft dat is aangeboden en aangevraagd, is het mogelijk om de gespreksduur aan te passen. Om een dubbele gespreksduur te krijgen, klikt u in de regel van een gespreksmogelijkheid in de kolom Gespreksduur.  U wijzigt de 1 in een 2.

Gespreksmogelijkheden verwijderen

Als u gespreksmogelijkheden niet langer wilt aanbieden, kunt u bij een leerling of docent deze mogelijkheden in de kolom 'Aangeboden' op 'nee' zetten door erop te klikken.

Verwijderen per pakketvak

U kunt mogelijkheden ook per vak verwijderen. Hiermee worden voor alle leerlingen die dat pakketvak hebben, de mogelijkheden verwijderd. 

  1. Ga naar Mogelijkheden > Verwijderen per pakketvak
  2. In het scherm selecteert u voor iedere afdeling de vakken waarvoor u een gespreksmogelijkheid wilt verwijderen
  3. Klik op het groene vinkje om uw keuzes op te slaan en het venster te sluiten.

Handmatig verwijderen

  1. Kies in het menu Mogelijkheden > Handmatig verwijderen
  2. Selecteer de docent(en) waarvoor u gesprekken wilt verwijderen
  3. Kies de vakken waarvoor u gesprekken wilt verwijderen
  4. Selecteer de leerlingen van wie u voor alle geselecteerde docenten en vakken de gespreksmogelijkheden gesprekken wilt verwijderen.

Gesprekken controleren

In het menu Mogelijkheden > Controleren kunt u de gesprekken controleren. De software waarschuwt u er bijvoorbeeld voor als er gesprekken zijn voor een leerling die geen ouders in het portal heeft.
Deze optie gebruikt u ook wanneer u een geplande gespreksmogelijkheid wilt verwijderen voor een leerling die niet meer in het portal voorkomt. 


Gespreksmogelijkheden uploaden naar het portal

U dient het scherm te verlaten met het groene vinkje links bovenin het scherm. Op dat moment worden alle gespreksmogelijkheden en/of wijzigingen verwerkt in het portal.

Stamklasgebonden

Mogelijk heeft u meer dan één datum voor de ouderavond aangemaakt. Standaard worden alle gespreksmogelijkheden aangeboden voor alle data. U kunt eventueel de stamklassen verdelen over de dagen door een aantal stamklassen te verbieden om ingeroosterd te worden.

Stamklassen per datum
  1. Klik in de cliënt op Stamklasgebonden ouderavond
  2. Selecteer de datum via een tabblad
  3. selecteer de stamklassen die niet geroosterd mogen worden op die datum


Gespreksaanvragen via Somtoday

Somtoday heeft een koppeling gemaakt, zodat de ouders/verzorgers via Somtoday de gespreksaanvragen kunnen invoeren en het ouderavondrooster na publicatie kunnen bekijken. U bouwt de ouderavond op dezelfde manier op als wij in deze handleiding beschreven hebben, echter loggen de ouders in op de Somtoday omgeving in plaats van op het portal. Voor het roosteren is het nog steeds van belang dat u de ouders/verzorgers in Zermelo importeert. Zo worden de gesprekken van broers en/of zussen zoveel mogelijk aansluitend en op dezelfde dag geroosterd.

Het klaarzetten van de ouderavond in Somtoday gebeurt ook in Somtoday. Echter zal de applicatie rechten moeten krijgen om gegevens te mogen bekijken en bewerken.


Koppeling met SOMToday

Ga op het portal naar Koppelingen > SOMtoday.

Stap 1: U kunt deze koppeling alleen gebruiken in Somtoday als u hierover contact heeft gehad met Somtoday.

Stap 2: Klik op <Maak gebruiker>. Een gebruiker somtoday wordt automatisch aangemaakt met de rol somtoday. Deze rol heeft automatisch de goede rechten.

Klik op <Maak token>. In de tekstbox verschijnt uw portaladres met daaronder een token. Deze twee gegevens worden in Somtoday ingevoerd. Als de gebruiker en token zijn aangemaakt, ziet u bij stap 2 staan <Gebruiker OK> en <Token OK>.

Nadat de ouders/verzorgers gespreksaanvragen hebben ingediend, kunt u de gespreksaanvragen verwerken tot een rooster. In Gesprekken roosteren leggen we uit hoe dat in zijn werk gaat.

Trefwoorden


  • No labels