Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 16 Next »

Inleiding

U heeft nu een ouderavond gemodelleerd en gezinnen, bestaande uit leerling(en) en ouders/verzorgers, samengesteld. U kunt nu bij deze gezinnen gespreksmogelijkheden aanmaken en bekend maken aan de ouders. Hoe u dit doet, leest u op deze bladzijde. De gespreksmogelijkheden en aanvragen worden automatisch gesynchroniseerd met het portal. U kunt echter ook nog steeds brieven en een mailmerge genereren om de ouders op de hoogte te stellen van de oudergesprekken. Ook dat hebben we hieronder beschreven.

Kies in het portal voor Start Ouderavond Client met het ouderavondbestand. Op deze pagina doorlopen we het menu Uitnodigen in de Ouderavond Client.

Op deze pagina

Zie ook:

Gespreksmogelijkheden

De ouders moeten een aantal mogelijke gesprekken aangeboden krijgen. Dit kunt u doen bij Uitnodigen > Gespreksmogelijkheden:

Het scherm is in drie delen. Links ziet u de gezinnen zoals u die gegenereerd heeft. Rechtsboven ziet u uit welke leerlingen dit gezin bestaat, inclusief klas en adresgegevens. Rechtsonder komen alle mogelijke gesprekken voor alle leerlingen van dit gezin. Deze gespreksmogelijkheden kunt u in bulk genereren, maar u kunt ook handmatig gespreksopties toevoegen.

Genereren van Gespreksmogelijkheden
  1. Ga naar Uitnodigen > Gespreksmogelijkheden. U opent nu het Gesprekken scherm.
  2. Klik op Opties > Gespreksmogelijkheden toevoegen vanuit Lespakketten
  3. In het scherm selecteert u voor iedere afdeling de vakken waarvoor u een gespreksmogelijkheid wilt genereren.
  4. Klik OK.

U ziet nu rechtsonder alle mogelijke gesprekken van de leerlingen van het geselecteerde gezin:

U kunt ook handmatig gespreksopties toevoegen per docent, vak en/of leerling.

Aanmaken van extra gespreksmogelijkheden
  1. Ga naar Uitnodigen > Gespreksmogelijkheden. U opent nu het Gesprekken scherm.
  2. Klik op Opties > Gespreksmogelijkheden toevoegen
  3. U krijgt achtereenvolgens een Docent selector, een Vak selector en een Leerlingselector waarmee u een gespreksmogelijkheid kunt aanmaken.

Synchronisatie van gespreksmogelijkheden en gespreksaanvragen

De gespreksmogelijkheden die u aanmaakt, worden zodra u het scherm verlaat direct weggeschreven in het portal. De Ouders/verzorgers kunnen nu dus inloggen en de gesprekken aanvragen. Wanneer de ouders/verzorgers een gesprek hebben aangevraagd, wordt ook deze direct in het portal opgeslagen. Wanneer u vervolgens de client opent, zijn deze verwerkt. U kunt dit zien in het Gesprekkenscherm. Voor het desbetreffende gesprek staat nu de status: aangevraagd. Zie ook: Een Ouderavondbestand aanmaken voor het aangeven van het maximaal aantal gesprekken per leerling per gezin en de openings- en sluitingsdatum van de gespreksaanvragen.

Uitnodigen

Op dit moment kunt u alleen de standaard Portal functionalteit gebruiken om de ouders een wachtwoord te mailen. De stappen hieronder zijn niet mogelijk. Onze excuses.

 

Nadat u de gespreksmogelijkheden heeft aangemaakt kunt u de ouders middels een brief of mailing uitnodigen voor de ouderavond.

De standaardbrieven worden meegeleverd met installatie van Zermelo. Ze staan in de installatie map van Zermelo in de onderliggende map data/Ouderavond. De teksten van de ouderbrieven staan in de bestanden RoosterbriefOuders.txt en UitnodigingsbriefOuders.txt. U kunt deze zelf bewerken, bijvoorbeeld in Kladblok o.i.d.

 

Aanmaken van Uitnodigingsbrieven in .txt
  1. Ga naar Uitnodigen > Uitnodigingsbrieven
  2. U klikt hier op
  3. Nu selecteert u het UitnodigingsbriefOuders.txt bestand.
  4. Hierna geeft u aan waar de uitnodigingsbrieven moeten worden opgeslagen. Sla het bestand op als uitnodigingen.docx.
  5. a. U kunt alle brieven in één keer afdrukken met de knop Ouderbrief afdrukken voor al deze leerlingen
    b. U kunt per afdeling/klas/leerling brieven afdrukken. Selecteer de gewenste optie en gebruik de knop Ouderbrief afdrukken voor alle geselecteerde leerlingen.
  6. Wanneer u het scherm wilt verlaten klikt u op OK.

De volgorde waarin de brieven afgedrukt worden is de volgorde die u ziet. Sorteer dus eerst op de bekende wijze.

 

U kunt ook een Mail merge maken. U voert dan zelf de samenvoeging uit van leerlinggegevens en de brief met behulp van Word en Excel.

Aanmaken van Uitnodigingsbrieven als mailmerge
  1. Ga naar Uitnodigen > Uitnodigingsbrieven
  2. Klik op Mail merge ouders. Sla het .txt bestand op.
  3. Open dit bestand in Excel en sla het op als een Excel werkmap.
  4. U kunt nu met behulp van afdrukken samenvoegen in Word de brieven (of mails) genereren.

 

Nadat de ouders/verzorgers gespreksaanvragen hebben ingediend, kunt u de gespreksaanvragen verwerken tot een rooster. In Ouderavond Roosteren leggen we uit hoe dat in zijn werk gaat.

  • No labels