Pagina-navigatiestructuur
Spring naar het einde van metadata
Ga nar het begin van metadata

Inleiding

Voordat er mensen binnen de organisatie met het portal aan de slag kunnen moet er eerst een 'kapstok' zijn waar de gegevens aan kunnen worden opgehangen. Deze kapstok bestaat uit scholen, schooljaren, jaarlagen en roosterprojecten.


Op deze pagina

Zie ook

Begrippen

Het is belangrijk dat u weet waarvan we bij Zermelo uitgaan. Als u alles op de aanbevolen manier inricht zal het werken met de software een stuk soepeler verlopen.

Wat is een scholengroep? Een scholengroep heeft een centraal bestuur. Hier kunnen meerdere scholen onder vallen. 

Wat is een portal? Uw portal is de plek waar voor uw scholengroep de gegevens rond het rooster centraal worden opgeslagen. Alle scholen van de scholengroep zitten in hetzelfde portal. Let op dat leerlingnummers en docentafkortingen uniek moeten zijn.

Wat is een school? Een school bestaat uit een aantal vestigingen met zeer waarschijnlijk een redelijk aantal reizende leerlingen en docenten. Een school heeft 1 basisroostermaker. Een school heeft waarschijnlijk meerdere formatiebeheerders. Binnen een school zijn er secties, afdelingen en docententeams.

Wat is een vestiging? Een vestiging kan bestaan uit 1 of meer schoolgebouwen. Leerlingen zitten op 1 vestiging op school maar kunnen ook af en toe les hebben op een andere vestiging. Een vestiging heeft vaak zijn eigen dagroostermaker, maar soms is dit samen met 1 of meer andere vestigingen. Niet alle vestigingen bieden alle opleidingen aan, maar het is ook gebruikelijk dat dezelfde opleiding op meerdere vestigingen wordt aangeboden. In het laatste geval kunnen leerlingen niet worden uitgewisseld.

Wat is een roosterbestand/project? Een project is voor één school. Het basisrooster is voor de hele school en er kunnen dagroosterbestanden zijn die voor een aantal vestigingen zijn.

Het kan zijn dat u binnen uw school een vestiging heeft met een eigen basisroostermaker. In dat geval beschouwen we bij Zermelo deze vestiging als een eigen school.

Stap 1: School toevoegen

Zermelo werkt met zogenaamde roosterprojecten. Een roosterproject bevat een school en een schooljaar. Ieder roosterproject bevat een basisrooster. In de meeste gevallen heeft u per schooljaar één project. Wanneer u meerdere scholen heeft, die afzonderlijk door verschillende basisroostermakers geroosterd worden, is het mogelijk dat u meerdere projecten moet aanmaken. Zowel het portal als de desktop werkt met projecten. 

Eén of meerdere scholen

In de meeste gevallen heeft u één school. Een school kan zelf weer bestaan uit meerdere vestigingen. U mag zelf bepalen op welke manier u dit wilt inrichten. U hoeft zich niet per se te houden aan de wettelijke vestigingen (BRIN nummers). Wij gebruiken de definitie van een school om voor u informatie te scheiden. Zo gaat bijvoorbeeld formatiebeheer per school. Om te bepalen wat voor u een school is, kunt u als leidraad uw inrichting in het roosterbestand bekijken. Alle afdelingen (en optioneel vestigingen) die u in uw roosterbestand heeft staan, vallen onder één school.

Het toevoegen van een school

  • In het portal gaat u naar Beheer > Portal-inrichting > Scholen
  • Klik op de knop <Toevoegen>
  • Typ de schoolnaam en vul optioneel het BRINnummer in (zonder vestigingscode)
  • Het is handig als u ook alvast de regio invult, zodat u later de standaardvakanties kunt overnemen
  • Klik op de knop <Toevoegen>.

Stap 2: Een vestiging toevoegen

Elke school heeft altijd minimaal één vestiging.

  • Ga naar Beheer > Portal-inrichting > Vestigingen
  • Klik op de knop <Toevoegen>
  • Vul minimaal de vestigingscode in
  • U kunt eventueel een naam en de LAS-code (de vestigingscode in uw leerlingenadministratiesysteem) opgeven
  • Klik op de knop <Toevoegen>.

Stap 3: Keuzes toevoegen 

Portalbreed is er één lijst met keuzes. Onder keuzes kunt u verstaan: alle vakken die op alle scholen in uw portal worden gegeven, maar ook profielen en eventueel opleidingen.

Deelt u het portal met andere scholen?

Als u met meerdere scholen of vestigingen uw portal deelt, deelt u met hen ook deze lijst van keuzes (en ook de lijst met pakketdelen, die we hierna bespreken). In dat geval zou het kunnen dat u geen rechten heeft om de lijst met keuzes aan te passen, omdat deze lijst centraal wordt beheerd door één persoon. Als u geen rechten heeft om keuzes te bewerken, dan kunt u wel de lijst met Keuzes bekijken. Als u wel het recht heeft om deze lijst aan te passen, let er dan op dat u geen keuzes wijzigt of verwijdert die door andere decanen (eventueel van andere scholen) worden gebruikt in keuzeformulieren.

U kunt alle keuzes importeren via een csv-bestand. Het csv bestand kan de volgende informatie bevatten:

  • Code: deze dienen uniek te zijn en mogen alleen kleine letters bevatten
  • Naam: de omschrijving
  • ILT-Code: de officiële code van het ministerie
  • Type: in deze kolom geeft u aan of de code een vak, een opleiding of een profiel is. 

Voor het importeren van de keuzes volgt u de volgende stappen.

  • Ga naar Beheer > Portal-inrichting > Keuzes
  • Klik op de knop <CSV-import>
  • Wijs het te importeren bestand aan en klik op <Verder>
  • Geef per kolom aan welke informatie het bevat
  • Klik op de knop <Nieuwe importeren>.

Roostercode

Het is tevens mogelijk om bij een keuze een roostercode in te vullen. Een roostercode kunt u gebruiken als u de vakafkorting in het portal wilt laten afwijken van de vakafkorting in de desktop. Bijvoorbeeld:

Wanneer u in het portal in uw keuzeformulieren heeft gewerkt met de vier letter afkorting van de wiskunde vakken (wisa, wisb, wisc, wisd), maar in het roosterbestand van de desktop maakt u gebruik van een twee letter afkorting (wa, wb, wc, wd). Een ander voorkomend scenario is dat u in uw desktoproosterbestand voor zowel de onderbouw als de bovenbouw wilt werken met dezelfde afkorting voor een vak (bijvoorbeeld Nederlands 'ne'), terwijl u in het portal op de keuzeformulieren gewerkt wordt met de officiële afkorting voor Nederlands 'netl'. 

Stap 4: Pakketdelen toevoegen

Als u met de module Decaan werkt, zult u in het portal keuzeformulieren gaan maken. Naast keuzes krijgt u dan ook te maken met pakketdelen. Dit zijn zogenaamde labels die aan een vak of profiel hangen, zodat duidelijk is waar het vak thuishoort. Meestal wordt er onderscheid gemaakt tussen: gemeenschappelijk, profielvak, profielkeuzevak en vrij deel.

  • Ga naar Beheer > Portal-inrichting > Keuzes
  • Klik op de knop <Toevoegen>
  • Geef een code (afkorting) op
  • Vul de volledige naam in
  • Klik op de knop <Toevoegen>.

Stap 5: Leerpaden toevoegen

Om de leerpaden (Beheer > Portal-inrichting > Leerpaden) van uw leerlingen mee te krijgen naar uw leerlingvolgsysteem zult u leerpaden aan moeten maken. Per leerpad dient u een unieke code aan te maken welke u kunt aanvullen met LAS-code, elementcode (LWOO), vestiging, jaarlaag, opleidingen en profielen.

Op dit moment is dit alleen nog belangrijk voor gebruikers van Somtoday. Voor meer informatie over de leerpaden, verwijzen we u graag naar Werken met leerpaden.

Stap 6: Bevoegdheidstypes

Standaard bevat uw portal de zes erkende bevoegdheidstypes, zoals u kunt zien bij Beheer > Portal-inrichting > Bevoegdheidstypes. U heeft de mogelijk hier nog extra types aan toe te voegen. Naast een naam en de bevoegdheidsgraad, dient u ook een status te kiezen (bevoegd/benoembaar/bekwaam).

Stap 7: Toevoegen van secties

Het is de bedoeling dat u alle secties die voor kunnen komen toevoegt aan het portal bij Beheer > Portal-inrichting > Secties. Elders (bij Onderwijs > Schoolstructuur) kunt u per school en per roosterproject bepalen welke secties daadwerkelijk worden gebruikt. Bij Personeel > Bevoegdheden heeft u op deze manier de mogelijkheid docenten aan secties toe te voegen en per sectie een verdeling (Personeel > Sectieverdeling) van de lesuren te maken.


Stap 8: Toevoegen van verloftypes

De meest voorkomende verloven zijn reeds voor u aangemaakt bij Beheer > Portal-inrichting > Verloftypes. Eventueel voegt u middels de knop nog verloftypes toe.

Stap 9: Toevoegen van taakgroepen

Standaard bevat uw portal reeds de taakgroep Algemeen bij Beheer > Portal-inrichting > Taakgroepen. Desgewenst kunt u extra groepen aanmaken. Bij Personeel > Takenverdeling, heeft u vervolgens de mogelijkheid op deze groep te filteren.

U kunt middels de knop <Toevoegen> een taakgroep aanmaken, maar het kan ook geïmporteerd worden:

Dit bestand dient minimaal de kolommen Afkorting taakgroep en Taakgroep te bevatten:

Stap 10: Toevoegen van taken

Taken die u bij Personeel > Takenverdeling aan docenten wilt toekennen, kunt u aanmaken via Beheer > Portal-inrichting > Taken. Dit kunt u handmatig doen.

  • Klik op de knop <Toevoegen>
  • Vul minimaal de velden Taakgroep en Afkorting taak in
  • Klik op de knop <Toevoegen>

U kunt echter ook een csv-bestand met taken inlezen.


Stap 11: Aanpassen Salarisschalen

In het portal staan salarisschalen. Deze zijn gebaseerd op de salaristabellen en conform de CAO. Het is mogelijk om zelf salarisschalen aan te maken en vervolgens eigen salaristabellen te maken. Voor het aanpassen van de salarisschalen doorloopt u de volgende stappen:

  • Ga naar Beheer > Portal-inrichting > Salarisschalen
  • Klik op de knop <Toevoegen>
  • Geef de salarisschaal een naam
  • Klik op de knop <Toevoegen>

Stap 12: Aanpassen Salaristabellen

In het portal staat standaard een salaristabel. Deze is conform de CAO. Het is eventueel mogelijk om zelf salaristabellen aan te maken. U moet daarvoor wel eerst de nieuwe salarisschalen aanmaken (zie de vorige stap).

  • Ga naar Beheer > Portal-inrichting > Salaristabellen
  • Klik op de knop <Toevoegen>
  • Geef de salaristabel een naam
  • Klik op de knop <Toevoegen>
  • De nieuw aangemaakte salaristabel verschijnt nu in beeld
  • Klik op het vergrootglas
  • Het venster van de salaristabel opent nu
  • Zet <Bewerken> aan
  • Klik in de trede en vul het salaris in

Stap 13: Aanmaken van een roosterproject

Een project in het portal bestaat uit een combinatie tussen een school en een schooljaar. 

  • Ga naar Beheer > Roosterprojecten
  • Klik op de knop <Toevoegen>
  • Selecteer uw school en uw schooljaar (in dit voorbeeld Zermelo College en 2015-2016)
  • U mag de optie 'Gebaseerd op' leeg laten, dit is alleen van toepassing als u gegevens van een vorig roosterproject in het portal wilt overnemen
  • Klik op de knop <Toevoegen>

Nadat het project is aangemaakt, dient u de vestiging(en) nog te selecteren:

Voorlopig blijft het veld 'Roosterproject Desktop' leeg. Pas later in het voorjaar koppelt u een desktopproject aan dit portalproject.


Stap 14: Gegevens importeren

Nadat u deze basisgegevens in uw portal heeft geplaatst, kunt u het Zermelo Portal gaan vullen met gegevens. Denk hierbij onder andere aan uw leerlingen, docenten, ouders, lessentabellen, secties, lokalen. Als u van deze gegevens een Excelbestand hebt kunt u deze eenvoudig importeren.

.csv-bestanden

Voor alle importbestanden geldt: sla uw Excelbestand op als een .csv (gescheiden door lijstscheidingstekens) bestand.

Ga naar het scherm waar u gegevens wilt importeren (in ons voorbeeld willen we afdelingsdeelnames importeren bij Leerlingen > Overzicht > Afdelingsdeelnames). Klik op de importeer-knop, dat is de knop rechts met de blauwe pijl. 


Zorg in de drop-down menu's dat u de juiste kolommen met de juiste gegevens koppelt. Klik vervolgens op <Nieuwe importeren>.

Uw leerlingen hebben nu een afdelingsdeelname en eventueel een stamklas gekregen. 

  • Geen labels