Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 28 Next »

Inleiding

U heeft nu een ouderavond gemodelleerd en gezinnen, bestaande uit leerling(en) en ouders/verzorgers, samengesteld. U kunt nu bij deze gezinnen gespreksmogelijkheden aanmaken en bekend maken aan de ouders. Hoe u dit doet, leest u op deze bladzijde. De gespreksmogelijkheden en aanvragen worden automatisch gesynchroniseerd met het portal. U kunt echter ook nog steeds brieven en een mailmerge genereren om de ouders op de hoogte te stellen van de oudergesprekken. Ook dat hebben we hieronder beschreven.

Kies in het portal voor <Start> in de kolom Start Ouderavond Client voor het ouderavondbestand. Op deze pagina doorlopen we het menu Uitnodigen in de Ouderavond Client.

Op deze pagina

Gespreksmogelijkheden

De ouders moeten een aantal mogelijke gesprekken aangeboden krijgen. Dit kunt u doen bij Uitnodigen > Gespreksmogelijkheden:

Het scherm is in drie delen. Links ziet u de gezinnen zoals u die gegenereerd heeft. Rechtsboven ziet u uit welke leerlingen dit gezin bestaat, inclusief klas en adresgegevens. Rechtsonder komen alle mogelijke gesprekken voor alle leerlingen van dit gezin. Deze gespreksmogelijkheden kunt u in bulk genereren, maar u kunt ook handmatig gespreksopties toevoegen.

Genereren van Gespreksmogelijkheden
  1. Ga naar Uitnodigen > Gespreksmogelijkheden. U opent nu het Gesprekken scherm.
  2. Klik op Opties > Gespreksmogelijkheden toevoegen vanuit Lespakketten
  3. In het scherm selecteert u voor iedere afdeling de vakken waarvoor u een gespreksmogelijkheid wilt genereren.
  4. Klik OK.

U ziet nu rechtsonder alle mogelijke gesprekken van de leerlingen van het geselecteerde gezin:

U kunt ook handmatig gespreksopties toevoegen per docent, vak en/of leerling.

Aanmaken van extra gespreksmogelijkheden
  1. Ga naar Uitnodigen > Gespreksmogelijkheden. U opent nu het Gesprekken scherm.
  2. Klik op Opties > Gespreksmogelijkheden toevoegen
  3. U krijgt achtereenvolgens een Docent selector, een Vak selector en een Leerlingselector waarmee u een gespreksmogelijkheid kunt aanmaken.

Synchronisatie van gespreksmogelijkheden en gespreksaanvragen

De gespreksmogelijkheden die u aanmaakt worden zodra u het scherm verlaat weggeschreven in het portal. De ouders/verzorgers kunnen nu dus inloggen en de gesprekken aanvragen. Wanneer de ouders/verzorgers een gesprek hebben aangevraagd, wordt ook dat gegeven direct in het portal opgeslagen. Als u vervolgens de client opent, zijn deze aanvragen verwerkt. U kunt dit zien in het Gesprekkenscherm (Uitnodigen > Gespreksmogelijkheden). Voor het desbetreffende gesprek staat nu een vinkje onder 'Aangevraagd'. Zie ook: Ouderavond aanmaken en de client starten voor het aangeven van het maximaal aantal gesprekken per leerling per gezin en de openings- en sluitingsdatum van de gespreksaanvragen.

Ouders/verzorgers kunnen nu in het Portal gesprekken aanvragen. Hoe dit in zijn werk gaat ziet u bij Aanvragen ouderavondgesprek.

Stamklasgebonden ouderavond

Via Uitnodigen > Stamklasgebonden ouderavond kunt u voor een stamklas aangeven dat de gesprekken hierover op bepaalde dagen niet geroosterd mogen worden. We kunnen kiezen of we bij de stamklas het aantal leerlingen of het aantal gespreksmogelijkheden willen zien. Door op een stamklas te klikken zorgen we dat de gesprekken die over leerlingen uit deze stamklas gaan niet op de geselecteerde avond geroosterd zullen worden. De stamklas wordt dan rood.

Uitnodigingen

Nadat u de gespreksmogelijkheden heeft aangemaakt kunt u de ouders middels een brief of mailing uitnodigen voor de ouderavond.

U heeft in Werken met ouders en gezinnen ouders/verzorgers aangemaakt per adres. Deze hebben een standaard ID gekregen vanuit de software, bijvoorbeeld v1360049, of u heeft deze zelf gedefinieerd door de extra eigenschap #OUDERSUSER in Datamodel > Leerlingen in te vullen.
U kunt nu vanuit het portal deze gebruikers hun wachtwoord mailen. Er wordt een standaard mail verstuurd aan de gebruikers met hun login en wachtwoord. Het is handig om voordat u deze verzendt eerst een mail of brief te verzenden waarin u dit aankondigt met eventueel een uitleg over de procedure zoals beschreven onder Aanvragen ouderavondgesprek.

Er wordt een standaardbrief meegeleverd met de installatie van Zermelo. Deze staat in de installatiemap van Zermelo in de onderliggende map data/Ouderavond. De tekst van de ouderbrieven staat in het bestand voorbeeldbrief ouders.txt. U kunt deze zelf bewerken, bijvoorbeeld in Kladblok.

Aanmaken van Uitnodigingsbrieven in .txt
  1. Ga naar Uitnodigen > Uitnodigingsbrieven
  2. Alle ouders zijn geselecteerd. U kunt eventueel ouders aan wie u geen brief wilt sturen deselecteren door ze aan te klikken.
  3. U klikt op Uitnodigen > Maak Uitnodigingen.
  4. Nu selecteert u het voorbeeldbrief ouders.txt bestand.
  5. Hierna geeft u aan waar de uitnodigingsbrieven moeten worden opgeslagen. Sla het bestand op als uitnodigingen.docx.

Nadat de ouders/verzorgers gespreksaanvragen hebben ingediend, kunt u de gespreksaanvragen verwerken tot een rooster. In Ouderavond roosteren leggen we uit hoe dat in zijn werk gaat.

  • No labels