Pagina-navigatiestructuur
Spring naar het einde van metadata
Ga nar het begin van metadata

Inleiding

In februari 2018 is versie 8.7 van de Somtoday (ELO) beschikbaar gemaakt, waarin de klant ook gebruik kan maken van een roosterwebservicekoppeling tussen Somtoday en Zermelo. Door deze koppeling is het eenvoudiger geworden om de lesroosters die in het portal zijn gepubliceerd over te nemen in Somtoday. Vooral bijzonder handig tijdens het dagroosteren.

Toetsen en Activiteiten neemt Somtoday ook automatisch over

De roosterkoppeling neemt inmiddels niet alleen gepubliceerde lessen over uit het portal, maar ook andere afspraken zoals toetsen en activiteiten


De roosterkoppeling gaat er bij aanvang van uit dat de stamklassen, lesgroepen en lesgroepindelingen in Somtoday aanwezig zijn. Wanneer dit niet het geval is, zal het rooster niet overgenomen worden. De lesgroepen en stamklassen worden nog gewoon via de reguliere Douane export weggeschreven en ingelezen in Somtoday. 


Waarschuwing gebruik roosterkoppeling

In de volgende situaties adviseren wij u geen gebruik te maken van de roosterkoppeling:

  • U gebruikt de douane om extra groepen aan te maken
  • U gebruikt de douane om groepen samen te voegen
  • U gebruikt de douane om de leerlingssamenstelling van roostergroepen te wijzigen
  • U maakt in het rooster gebruik van focus groepen

In deze situaties is het risico groot dat roosterinformatie onvolledig wordt overgenomen. We adviseren u in dat geval de bestaande lesroosterkoppeling o.b.v. de roosterexport uit de Douane te gebruiken.

Let op: voor klassikale lessen dienen de vakbenamingen in Somtoday en Zermelo exact hetzelfde zijn.


Voorbereiding bij Zermelo

U moet handmatig de stamklassen, lesgroepen en lesgroepindeling actueel houden in Somtoday. U gebruikt hiervoor de bestaande export bestanden uit de Douane. In dit hoofdstuk benoemen we waar u de bestanden kunt exporteren, en waar u deze bestanden kunt inlezen in Somtoday. 

Eerste keer koppelen

Wanneer dit de eerste keer is dat u lesgroepindelingen en roosters gaat exporteren naar Somtoday, dan zult u eerst in de Desktop de Zermelo Douane moeten inrichten. De roosterkoppeling van Somtoday haalt op dit moment geen lesgroepen (incl. stamklassen) en lesgroepindelingen uit ons Zermelo Portal, maar is nog volledig afhankelijk van de bestandsexport uit onze Douane. Zie onze instructies voor het inrichten van de Douane voor Somtoday op Lesgroepen en lesgroepindeling exporteren


De roosterkoppeling gaat o.b.v. het portal-id van de lesgroep/stamklas. Dat betekent dat bij een eventuele naamswijziging van de lesgroep/stamklas in zowel Zermelo als in Somtoday geen invloed heeft op de koppeling. Deze blijft gewoon werken. Het is dus wel verstandig een naamwijzging in beide systemen tegelijk te doen.

Tip! Wanneer u opnieuw de lesgroepen importeert in Somtoday, wordt bij een bestaande groep de naamswijziging door Somtoday direct overgenomen.

Als u het stappenplan al hebt uitgevoerd om koppelingen tussen Zermelo en Somtoday in te stellen, zult u onderstaande drie acties waarschijnlijk al uitgevoerd hebben. De onderste stap (Aanmaken van een token voor Somtoday) is nog wel van belang om uit te voeren!

Aanmaken en bijwerken van stamklassen

Voor het (opnieuw) exporteren van de stamklassen, gaat u naar:

  1. De Zermelo Desktop
  2. Exporteren > Lesgroepindelingen en Roosters > Douane - SOM
  3. SOM > Schrijf stamklassen
  4. Geef per stamklas de betreffende opleiding aan
  5. U krijgt nu een txt bestand. Deze kunt u in Somtoday importeren bij Beheer> Import&Export> Imports> Stamgroepen

Aanmaken en bijwerken van lesgroepen

Voor het opnieuw exporteren van de lesgroepen, gaat u naar:

  1. De Zermelo Desktop
  2. Exporteren > Lesgroepindelingen en Roosters > Douane - SOM
  3. Selecteer de betreffende afdeling
  4. SOM > Schrijf groepsnamen
  5. Selecteer de betreffende opleiding
  6. U krijgt nu een txt bestand. Deze kunt u in Somtoday importeren bij Beheer> Import&Export> Imports> Lesgroepen

Aanmaken en bijwerken van lesgroepindelingen

Voor het opnieuw exporteren van de lesgroepindelingenen, gaat u naar:

  1. De Zermelo Desktop
  2. Exporteren > Lesgroepindelingen en Roosters > Douane - SOM
  3. Selecteer de betreffende afdeling
  4. SOM > Schrijf groepsvulling
  5. U krijgt nu een txt bestand. 

Aanmaken van een token voor Somtoday

Mocht u al gebruik maken van de ouderavondkoppeling, dan hoeft u verder niets te doen. Het destijds aangemaakte token bevat voldoende rechten voor het bekijken van roosters.


In het Zermelo Portal kan de administrator (admin) een token aanmaken voor somtoday. Dat gaat vrij eenvoudig via:

  1. Ga naar het Zermelo Portal
  2. Ga naar Koppelingen > Somtoday
  3. Kies bij Stap 2 voor Maak Gebruiker
  4. Kies vervolgens bij Stap 2 voor Maak token
  5. U ziet nu bij Stap 3 informatie over het eindpoint (uw portal adres) en het token. Beide kunt u gebruiken in somtoday. 
  6. Ga in Somtoday naar Beheer > Instellingen > Features > Zermelo koppeling
  7. Vul bij Portal uw portaladres in (alleen de schoolnaam is voldoende)
  8. Vul bij API token het zojuist gegenereerde token in. 
    1. Let op: U hoeft alleen het token in te voeren in Somtoday. De voorloop tekst "token:" moet u niet meenemen. 

Werking koppeling bij Somtoday

Voor verdere werking van de koppeling verwijzen wij u graag naar de supportdesk van somtoday. De handleiding over het importeren van de Zermelo roosters in somtoday via de webservice kunt u hier vinden: https://servicedesk-beheer.som.today/support/solutions/articles/3000073843-somtoday-roosterwebservicekoppeling-met-zermelo-

  • Geen labels