Pagina-navigatiestructuur
Spring naar het einde van metadata
Ga nar het begin van metadata

Op woensdag 7 maart presenteren we u versie 1.19 van Zermelo Portal. Hierin vindt u een aantal nieuwe mogelijkheden bij formatie. Om deze nieuwe functionaliteit te kunnen gebruiken, hebben we uw formatiegegevens gemigreerd. U kunt hieronder lezen wat dit precies voor u betekent.

Lees ook: Update Portal 1.19

Alle wijzigingen en nieuwe mogelijkheden voor het portal vindt u op: Update Portal 1.19.

Migratie van Uitbreidingen

Naast een aantal cosmetische wijzigingen, is het belangrijkste verschil dat u per uitbreiding de mogelijkheid krijgt om de extra vergoeding voor algemene schooltaken (AST), deskundigheidsbevordering (DESK) en persoonlijk budget (PB) eenvoudig aan of uit te zetten. De handmatige invoer van deze gegevens is komen te vervallen. 

Scenario 1: Docent met (meerdere) uitbreidingen

Docent BNK is twee keer ingepland als vervanger voor een aantal lessen. Voor deze vervangingen zijn uitbreidingen ingevoerd. 

  1. Een uitbreiding van 0,1354 vanaf week 45 t/m week 48. 
  2. Een uitbreiding van 0,1358 vanaf week 02 t/m week 08. 

In versie 1.18 van het Portal ziet u bij Personeel > Aanstellingen > Uitbreidingen het volgende:



Na de migratie naar versie 1.19 van het portal, ziet u bij Personeel > Aanstellingen > Uitbreidingen het volgende:

Wat is er gebeurd tijdens de migratie?

  • Een positieve waarde bij AST is vervangen door de optie Invloed op algemene schooltaken (AST uitbr.)
  • Een positieve waarde bij DESK is vervangen door de optie Invloed op Deskundigheidsbevordering (DESK uitbr.)
  • Mocht de docent een of meerdere uitbreidingen hebben met een positieve waarde bij DESK en/of AST, dan is de uitkomst weggeschreven bij Personeel > Formatie > Uitbreidingen.  

Veelgestelde vragen over Uitbreidingen


 Kan ik nu niet meer handmatig Algemene schooltaken en/of Deskundigheidsbevordering invoeren?

Dat klopt! Wij berekenen vanaf nu automatisch de eventuele uitbreiding van ast en desk. Hierdoor ziet u direct welk effect dit heeft op de beschikbare ruimte voor het vervangen van lessen en taken. Hiervoor zijn twee nieuwe projectinstellingen bij Onderwijs > Schoolstructuur > Projectinstellingen beschikbaar gemaakt: 

Na de migratie staan de percentages op 0%, omdat wij niet willen dat uw huidige berekening zomaar wordt aangepast. Wij adviseren u om voor het nieuwe schooljaar 2018-2019 wel gebruik te maken van een percentage, bijvoorbeeld 10% voor deskundigheidsbevordering. 

 Waarom zie ik na de migratie een verschil tussen Omvang (klu) en Inzet?

Het verschil tussen Omvang (klu) en Inzet wordt veroorzaakt door de automatische berekening van ast en desk. Omdat wij vooraf niet eenvoudig kunnen bepalen welk percentage u voor ast en desk wilt gebruiken, staat deze standaard op 0%. Het gevolg is dat hoewel er bij uw uitbreiding is aangegeven dat er ook extra desk berekend moet worden, het antwoord altijd 0 klokuur is. 

Wij willen uiteraard wel dat uw totale formatiegegevens na de migratie blijven kloppen. Mocht u bij een medewerker één of meerdere uitbreidingen hebben ingevoerd met uitbreidingen voor ast en desk, dan ziet u deze na de migratie versie 1.19 terug bij Personeel > Formatie > Uitbreidingen. Onze voorbeeld docent (BNK) had twee uitbreidingen, waarbij hij voor de eerste uitbreiding 1 uur desk kreeg en voor de tweede uitbreiding 3 uur desk. De totale uitbreiding van 4 klokuur (1+3) is ingevoerd bij DESK:

Het nadeel is echter, dat wanneer u na 7 maart 2018 (release van 1.19) een nieuwe uitbreiding voor deze docent toevoegt, dat u handmatig de extra ast en/of desk moet registeren. 

Voor het nieuwe schooljaar 2018-2019 wordt alles automatisch voor u berekend. Daar hoeft u geen handmatige wijzigingen meer door te voeren. 

 Kan ik voor schooljaar 2017-2018 ook werken met de automatische berekening van AST en DESK?

Natuurlijk kan dat, maar dat moet wel zorgvuldig gebeuren. We gaan er vooraf vanuit dat u geen verschillen had (in versie 1.18) tussen de omvang van de uitbreiding en de daadwerkelijke inzet. Mocht dat wel het geval zijn geweest, dan moet u daar extra goed op letten. 

Pas de volgende stappen toe:

  1. Voer bij Onderwijs > Schoolstructuur > Projectinstellingen de gewenste toeslagfactor in voor AST en DESK
  2. Ga nu naar Personeel > Aanstellingen > Uitbreidingen. 
  3. Controleer nu de omvang bij uitbreiding. 

Als het goed is, is zijn alle cellen in de kolom Omvang (klu) nu wit. In dat geval is namelijk de berekende omvang van ast en desk gelijk aan de destijds handmatig ingevoerde omvang. U kunt dan bij Personeel > Formatie > Uitbreidingen bij iedere docent het handmatig vinkje bij ast en desk uitzetten. 

Het kan echter ook zo zijn, dat u nu verschillen ziet: 

  1. Is de cel rood, dan is de Inzet groter dan de werktijdfactor. De berekende toeslag (bijvoorbeeld 10% deskundigheidsbevordering) is hoger dan de oorspronkelijk handmatig ingevulde waarde. 
  2. Is de cel geel, dan is de Inzet kleiner dan de werktijdfactor. De berekende toeslag is dan lager dan de oorspronkelijk handmatig ingevulde waarde. 

In de loop van het schooljaar kunt u hier naar alle waarschijnlijkheid niets meer mee doen. Het zal immers niet de bedoeling zijn dat u achteraf werktijdfactor van de uitbreiding corrigeert o.b.v. de correcte berekening. 

De formatieberekening is na de migratie nog exact hetzelfde als hiervoor. Wij kunnen ons goed voorstellen, dat u voor het project van 2017-2018 nog even werkt op de handmatige manier. In dat geval laat u de projectinstellingen op 0% staan. U moet er dan wel rekening mee houden, dat wanneer u een docent een uitbreiding geeft, u de extra algemene schooltaken of deskundigheidsbevordering verrekent op de totaalpagina (Personeel > Formatie > Uitbreidingen) in plaats van bij de individuele uitbreiding.

 Wat doet de optie Invloed op Persoonlijk budget (PB uitbr)?

Daarmee kunt u ook een uitbreiding voor persoonlijk budget berekenen. Dit is nieuw in de formatiemodule. In het verleden was het niet mogelijk om bij een uitbreiding ook een eventuele verhoging van het persoonlijk budget te berekenen. Door, evenals bij AST en DESK, deze optie aan te zetten, berekenen wij het extra persoonlijk budget recht. Na de migratie staat de PB uitbreiding bij iedere medewerker uit, omdat wij niet willen dat uw huidige berekening zomaar wordt aangepast. We adviseren u wel voor het nieuwe schooljaar 2018-2019 gebruik te maken van deze mogelijkheid. 

Tip! In de tooltip bij Inzet ziet u precies hoe de berekening tot stand is gekomen: 


Migratie van Verloven

Vergelijkbaar met de uitbreidingen is ook het invoeren van verloven (Personeel > Aanstellingen > Verloven) sterk verbeterd. De invoer is nu grotendeels parallel aan de invoer van Uitbreidingen. Zo kunt u nu ook de werktijdfactor berekenen van een verlof, en het is mogelijk automatisch een eventuele reductie van algemene schooltaken en deskundigheidsbevordering te realiseren. 

Scenario 2: Docent met (meerdere) verloven

Docent IWD is dit jaar meerdere keren met verlof. Hiervoor zijn verloven ingevoerd:

  1. De docent neem het gehele schooljaar ouderschapsverlof op. Dit is een jaarverlof, waarbij de afwezigheid is bepaald op 55 klokuur. Dit verlof wordt gezien als structurele jaartaak reductie, waardoor ook (optioneel) de ast en desk verlaagd kan worden. 
  2. De docent is in week 37 afwezig vanwege kortdurend zorgverlof op. Omdat de docent 0,3 fte werkt, heeft de formatiebeheerder bepaald dat de docent 12 uur afwezig is (0,3fte x 38 uur). Er hoeft geen ast of desk ingeleverd te worden. 

In versie 1.18 van het Portal ziet u bij Personeel > Aanstellingen > Verloven het volgende:


Na de migratie naar versie 1.19 van het portal, ziet u bij Personeel > Aanstellingen > Verloven het volgende:

Wat is er gebeurd tijdens de migratie?

  • Een positieve waarde bij AST is vervangen door de optie Invloed op algemene schooltaken (AST uitbr.)
  • Een positieve waarde bij DESK is vervangen door de optie Invloed op Deskundigheidsbevordering (DESK uitbr.)
  • Mocht de docent een of meerdere verloven hebben met een positieve waarde bij DESK en/of AST, dan is de uitkomst weggeschreven bij Personeel > Formatie > Uitbreidingen.  
  • Voor ieder verlof is een werktijdfactor (WTF) berekend o.b.v. de Omvang (klu)
  • Een jaarverlof is veranderd in een Planningsverlof (Formatie- berekening)
  • Een deeltijdverlof is veranderd in een Onderhoudsverlof (Formatie- berekening)
  • Het verloftype persoonlijk budget verlof is in het geval van een deeltijdverlof veranderd in het verloftype PB-basis verlof
  • Het verloftype persoonlijk budget verlof is in het geval van een jaarverlof veranderd in het verloftype PB-aanvullend verlof
  • Een verlof waar het verloftype ontbrak is aangepast naar het verloftye Overig

Veelgestelde vragen over Verloven


 Waar zijn de jaarverloven en deeltijdverloven gebleven?

Na de migratie zijn uw jaarverloven omgezet naar planningsverloven. De deeltijdverloven zijn omgezet naar onderhoudsverloven. In de kolom Formatie-berekening kunt u zien waar het verlof wordt verrekend en u kunt het daar ook aanpassen:

Het concept van jaarverlof, waarbij een verlof in de planning alleen maar meegenomen werd wanneer dit het gehele jaar duurde, is komen te vervallen. Dit heeft vooral voordelen voor langdurige verloven, die niet precies een heel schooljaar duren. Voorbeeld: stel u heeft een fulltime docent die vanaf 1 september voor 0,2 fte ouderschapsverlof wil opnemen voor de rest van het jaar, wat neerkomt op 304 klokuur. Waarschijnlijk wilde u de jaartaak van de docent structureel verlagen met 304 klokuur, zodat u later geen vervangers hoeft te zoeken.

Omdat het verlof niet het gehele schooljaar duurde, kwam deze in de huidige situatie bij deeltijdverloven te staan. Hierdoor had u een positief saldo bij Planning en een negatief saldo bij Onderhoud. Dit kwam bij het totaalsaldo wel weer goed, maar het was niet overzichtelijk. In de nieuwe situatie kunt u ervoor kiezen dit grote verlof tóch te verrekenen bij de planning: 

Versie 1.18 ouderschapsverlof als deeltijdverlofVersie 1.19 ouderschapsverlof als planningsverlof

 Waarom kan ik de invloed op Persoonlijk budget niet aangeven?

Anders dan bij Uitbreidingen, komt het slechts in enkele gevallen voor dat een verlof tot vermindering van het persoonlijk budget recht zorgt. We hebben er daarom voor gekozen dit een eigeschap van het Verloftype te maken. Via het verloftype (Beheer > Portal-inrichting) kunt u aangeven of een bepaald soort verlof ook reductie van het persoonlijk budget oplevert. U ziet dat bij de verloven terug middels een niet bewerkbare groene vink.

 Waarom is de werktijdfactor bij mijn verlof zo hoog?

Een werktijdfactor wordt op dezelfde manier berekend als bij uitbreidingen. Een verlof van 340 uur op jaarbasis is gelijk aan een werktijdfactor van 340/1659 * 365/365 = 0,2049 fte. Wanneer u een docent voor één dag een verlof heeft gegeven van 8 uur, komt de werktijdfactor uit op 1,77 fte. Dat komt, omdat wanneer 1659 uur verdeeld wordt over 365 dagen, er ongeveer 4,5 uur per dag gerekend wordt. Heeft de docent dan een verlof van 8 uur op die dag, dan is de werktijdfactor voor die dag 8/4,5 klokuur = 1,77 fte.

 Waarom zie ik na de migratie een verschil tussen Omvang (klu) en Inzet?

Het verschil tussen Omvang (klu) en Inzet wordt veroorzaakt door de automatische berekening van ast en desk. Omdat wij vooraf niet eenvoudig kunnen bepalen welk percentage u voor ast en desk wilt gebruiken, staat deze standaard op 0%. Het gevolg is dat, hoewel er bij uw verloven is aangegeven dat er ook extra desk berekend moet worden, het antwoord altijd 0 klokuur is. 

Wij willen uiteraard wel dat uw totale formatiegegevens na de migratie blijven kloppen. Mocht u bij een medewerker één of meerdere verloven hebben ingevoerd met een vermindering voor ast en desk, dan ziet u deze na de migratie versie 1.19 terug bij Personeel > Formatie > Verlof Onderhoud

Het nadeel is echter, dat wanneer u na 7 maart 2018 (release van 1.19) een nieuw verlof voor deze docent toevoegt, dat u handmatig de extra ast en/of desk moet registeren. 

Voor het nieuwe schooljaar 2018-2019 wordt alles automatisch voor u berekend. Daar hoeft u geen handmatige wijzigingen meer door te voeren. 


Migratie van Persoonlijk Budget (basis)

Vanaf deze release (1.19) is het mogelijk meerdere toepassingen voor het basisbudget te kiezen. Hiermee kunt u individuele afspraken met docenten administreren, bijvoorbeeld als een docent een aantal klokuur extra persoonlijk budget recht heeft gekregen door een uitbreiding. Voor zowel het basis budgetverlof als het aanvullend budgetverlof wordt nu automatisch een spaarsaldo bepaald ten opzichte van voorgaande jaren. Het spaarsaldo van het basisbudget verlof houdt tevens rekening met spaartegoed van vier jaar geleden, waarbij de waarde op basis van het uurloon wordt gefixeerd.

De opname van het verlof is nu onafhankelijk van de toepassing van het basisbudget. Het aanvullend budgetverlof is vanaf nu ook direct verwerkt in de persoonlijk budget module, waardoor u niet meer apart naar Verloven (Personeel > Aanstellingen) hoeft te gaan.

Scenario 3: Docent met Persoonlijk budgetverlof

Docent VRS heeft een basisrecht van 28 klokuur. De docent heeft de afgelopen jaren zijn basisrecht steeds ingezet voor sparen, waardoor hij een redelijke spaarpot heeft opgebouwd van 69 klokuur.

  • De docent heeft voorgaande jaren al 69 uur aan verlof gespaard. Dat is dit jaar door de formatiebeheerder handmatig ingevoerd. 
  • De docent gebruikt zijn recht van dit schooljaar van 28 klokuur voor verlof
  • De docent heeft dit jaar pas 16 klokuur opgenomen van zijn verlof via een Persoonlijk budget verlof bij Personeel > Aanstellingen > Verloven

In versie 1.18 van het Portal ziet u bij Personeel > Persoonlijk Budget het volgende:

In versie 1.19 van het Portal ziet u bij Personeel > Persoonlijk Budget het volgende:

Wat is er gebeurd tijdens de migratie?

  • De toepassingen voor Uitbetalen is geplaatst bij Uitbetalen loon (Uitb.loon)
  • De toepassing voor Verlof is geplaatst bij Naar verlof-budget
  • De toepassing voor Sparen is geplaats bij Naar verlof-budget
  • De spaarpot is verplaatst naar Oud saldo Basisbudget en op handmatig gezet (tip! deze kolom staat standaard uit)

Veelgestelde vragen over Persoonlijk budget


 Waarom kan ik het budget nu verdelen over meerdere toepassingen?

De voornaamste reden is omdat uitbreidingen nu ook voor een verhoging van het persoonlijk budgetrecht kunnen zorgen. Hierdoor krijgt de docent in de loop van het schooljaar extra PB uren te verdelen, die u waarschijnlijk niet automatisch wilt toevoegen aan de eerder gemaakte keuze. We voorkomen hiermee dat een docent met een toepassing voor lestaakreductie bij een uitbreiding voor het vervangen van lessen niet een hogere lestaakreductie krijgt. U kunt zelf met de medewerker bepalen hoe u de extra uren inzet.

Overigens is de VO CAO 2016 niet eenduidig of het basisrecht ook slechts voor één toepassing ingezet kan worden. Onze interpretatie is dat wel altijd geweest, maar we komen hiermee ook tegemoet aan klanten die graag het basisbudget willen verdelen over bijvoorbeeld lessen en taakreductie.

 Hoe geef ik nu aan dat een docent zijn verlof spaart?

In de nieuwe persoonlijk budget module geeft u eerst aan dat u voor de docent het basisrecht graag wilt gebruiken voor verlof, door deze in de kolom Naar verlof-budget te plaatsen. Bij het onderdeel Verlofbudget Basis ziet u in de kolom Beschikbaar basisverlofbudget het aantal beschikbare verlofuren voor deze docent. Dit is een combinatie van het gespaarde basisverlof aangevuld met het huidige recht uit Naar verlof-budget.

Het sparen van verlof is dan heel eenvoudig. Het verlof wordt namelijk automatisch gespaard. Alleen wanneer een docent daadwerkelijk PB-basis verlof opneemt via Personeel > Aanstellingen > Verloven, wordt het verlofbudget verlaagd.

 Hoe kan ik zien hoe het gespaarde budget is opgebouwd?

U kunt in de kolom Beschikbaar basisverlofbudget zien hoe het gespaarde verlof is opgebouwd, door in de cel te klikken op het vergrootglas (). Er opent dan een nieuw venster. Hier ziet u per schooljaar het oude saldo, de nieuwe inleg (uit toepassing Naar verlof-budget), het Beschikbaar basisverlofbudget van dat jaar, de opname van PB-basis verloven en het nieuwe saldo:

In principe zal het Saldo nieuw van het vorige jaar (bijvoorbeeld 2017-2018) gelijk moeten zijn aan het saldo oud van het volgende jaar (2018-2019). Na de migratie kan dit echter niet het geval zijn, omdat het saldo oud voor ieder jaar handmatig is ingevoerd.

 Hoe zorg ik ervoor dat het gespaarde basisverlof automatisch wordt berekend?

Na de migratie kan het gespaarde verlof er als volgt uitzien:

Als u wilt dat het verlofsaldo automatisch wordt berekend, doet u dat als volgt:

  1. Kies via het rechtermuisknopmenu op een kolomkop voor Kolommen > Oud saldo basisbudget en Oud saldo basisbudget handmatig?
  2. Haal vervolgens de handmatig optie weg bij Saldo oud
  3. Zodra u dat doet, wordt het Saldo oud gevuld met het nieuwe saldo van vorig schooljaar
  4. Herhaal deze stappen voor alle relevante projecten (behalve het eerste project)

We zien nu dat het saldo automatisch wordt berekend:

 Ik had handmatig PB recht opgegeven, maar dat zie ik niet meer terug

Dat klopt! Vanaf versie 1.19 is het niet meer mogelijk het berekende recht voor Persoonlijk budget aan te passen. Omdat nu ook uitbreidingen en verloven optioneel invloed kunnen uitoefenen op het PB recht, verwachten we niet dat het nog nodig is het recht zelf ook handmatig aan te passen.

 Hoe werkt de fixatie van (de waarde van) het basisverlofbudget na vier jaar?

Het gespaarde basisverlofbudget wordt conform de CAO lid 7.2.2.b.II na vier jaar in (geld)waarde gefixeerd. Dat wil zeggen dat het aantal klokuren vanaf dat jaar stopt in waarde mee te groeien met het salaris van de docent. De gespaarde klokuren worden bij het fixeren omgerekend naar Euros tegen het uurloon in het jaar van fixatie (dus vier jaar na het opzij leggen). Bij opname in een later jaar worden ze terugvertaald naar klokuren tegen het uurloon van dat jaar. Bij salarisstijging zal het oorspronkelijk gespaard aantal klokuren daarom later minder klokuren waard zijn geworden. Onderstaande tabel toont een concreet voorbeeld.

De 50 klokuren basisverlofbudget die in het schooljaar 2016-2017 nieuw ingelegd worden, blijven tot en met schooljaar 2020-2021 evenveel waard in klokuren. In dat laatste schooljaar wordt de waarde in Euros echter gefixeerd, tegen een uurloon van 100,- Euro. Door de salarisstijging naar 110,- Euro in schooljaar 2021-2022 zijn ze dat jaar minder waard in klokuren, namelijk nog maar (100 / 110) x 50 = 45 klokuren. Het saldo aan het begin van schooljaar 2021-2022 is daarom niet 250 uur, maar slechts 245 uur.



Migratie Persoonlijk Budget (aanvullend verlof) 

Wanneer een docent recht had op het aanvullend verlofbudget van 120 of 170 klokuur, zijn er een aantal extra onderdelen gemigreerd ten opzichte van de standaardmigratie voor Persoonlijk Budget. 

Scenario 4: Docent met aanvullend verlofrecht bij Persoonlijk budget

Docent KPS is 65 jaar en heeft naast zijn basisrecht ook recht op aanvullend verlof. De docent heeft ervoor gekozen de afgelopen jaren zijn verlofrecht te sparen, zodat hij de laatste jaren een volledig verlof van 340 klokuur kan opnemen. 

  • De docent heeft voorgaande jaren 680 van zijn aanvullend verlofrecht gespaard. Dit aantal is dit jaar door de formatiebeheerder handmatig ingevoerd. 
  • De docent gebruikt ook dit jaar zijn aanvullend recht van 136 klokuur voor verlof
  • De docent heeft dit jaar 340 klokuur verlof opgenomen via een Persoonlijk budget verlof van het type jaarverlof bij Personeel > Aanstellingen > Verloven

In versie 1.18 van het Portal ziet u bij Personeel > Persoonlijk Budget het volgende:

In versie 1.19 van het Portal ziet u bij Personeel > Persoonlijk Budget het volgende:


Wat is er gebeurd tijdens de migratie?

  • De toepassing voor Verlof (in dit geval 136 uur) is geplaatst bij Naar verlof-budget
  • De opname Uit spaarpot (in dit geval 2014) is niet overgenomen. Deze wordt automatisch verrekend bij het nieuwe saldo. 
  • De spaarpot (in dit geval 816 klokuur) is verplaatst naar Oud saldo Aanvullendbudget en op handmatig gezet. 
  • Er is een reductie van de jaartaak berekend bij Reductie in werktijdfactor door opname aanvullend budget (WTF)
  • Er is een reductie van het aantal lessen berekend bij Reductie maximaal aantal lessen (Max.les.red.)
  • Iedere medewerker die op 31-7-2014 52 jaar of ouder was, maakt gebruik van de Bapo overgangsregeling (BAPO?) Tip! Deze kolom is standaard verborgen. 

Veelgestelde vragen


 Waarom staan bij sommige docenten na de migratie toepassingen (zoals lesreductie) in het rood?

Het kan zijn dat u na de migratie bij een aantal docenten die recht hebben op aanvullend verlof, één of meerdere toepassingen de waarde in het rood ziet staan:

Dat komt omdat een docent met het recht voor aanvullend verlof deze ook alleen mag opnemen als verlof. De oude software deed geen controle op de invoer, waardoor u (per ongeluk) het verlof ook kon opnemen als lesreductie of taakreductie. In versie 1.19 van het portal worden de overige toepassingen grijs gemaakt, zodat u niet per ongeluk een foute invoer kunt krijgen. We hebben er voor gekozen deze waarde niet om te zetten naar daadwerkelijke verloven, omdat u dan een verschil krijgt op de jaartaak van de docent. Voor het schooljaar 2017-2018 adviseren wij u deze foute invoer dan ook te laten staan.

 Waarom is er een apart budget voor het aanvullend verlof?
Dat komt, omdat de VO CAO van 2016-2017 verschillend met het gespaarde verlofbudget om gaat. Het belangrijkste verschil is dat een docent zijn aanvullend budget mag sparen, maar dat dit niet na vier jaar in waarde gefixeerd moet worden. Iets wat wel van toepassing is bij het basisbudget. Bovendien komt het gespaarde aanvullend budget na het einde van het dienstverband te vervallen, terwijl het basisbudget uitgekeerd moet worden.
 Een aanvullend verlof levert bij ons geen verlaging van de deskundigheidsbevordering. Hoe regel ik dat?

In versie 1.18 van het portal moest u per persoonlijk budgetverlof aangeven of deze wel of niet invloed heeft op de deskundigheidsbevordering. Vanaf versie 1.19 van het portal kunt u deze keuze bij Projectinstellingen vastleggen, zodat dit op alle PB-aanvullend verloven wordt toegepast. U vindt de instellingen bij Onderwijs > Schoolstructuur > Projectinstellingen:

 Waarom zie ik de werktijdreductie staan?
Deze kolom is vooral ter informatie. U ziet hier de jaartaakreductie door opname van het persoonlijk budget. Bij een opname van 340 klokuur komt dit dus uit op een wtf van 0,2049.
 Wat doet Reductie maximaal aantal lessen (max.les red.)
Bij een opname van 340 klokuur wordt vanaf nu conform de CAO het maximaal aantal lessen met 6,0 verlaagd. De kans is groot dat het maximaal aantal lessen bij docenten met een PB-aanvullend verlof na deze migratie lager is dan u vooraf had. Dat komt eenvoudigweg omdat de 20% verlaging van uw jaartaak (340/1659) alleen resulteert in een verlaging van 6 lessen op het moment dat uw maximaal aantal lessen per aanstelling 30 is. Als u het maximaal aantal lessen weer gelijk wilt maken, kunt u bij de instelling Lesreductie voor volledig gebruik aanvullend PB een waarde invullen die overeenkomt met 20% reductie van uw maximale aantal lessen. Bijvoorbeeld 5,0 bij 25 lessen, of 4,8 bij 24 lessen.  
 Hoe geef ik aan dat de docent aanvullend verlof opneemt?

De opname voor aanvullend verlof gaat, evenals bij het basisverlof, via een PB-aanvullend verlof bij Personeel > Aanstellingen > Verloven. Echter in het geval van een aanvullend verlof, werkt u waarschijnlijk maar met hoogstens één verlof. De docent neemt immers structureel 170 of 340 klokuur op. In versie 1.19 van het portal is het daarom mogelijk om rechtstreeks het verlof aan te passen, door eenvoudigweg de cel te bewerken:

Hiermee maakt u daadwerkelijk een verlof aan, of bewerkt u een reeds bestaand verlof. U kunt deze ook gewoon bekijken via Personeel > Aanstellingen > Verloven:

 Het gespaarde verlof van de docent klopt niet
Saldo oud wordt in principe per schooljaar berekend, maar u kunt deze handmatig opgeven. Na de migratie zal deze in de meeste gevallen op handmatig staan. Dit verklaart het verschil tussen saldo oud van het huidige jaar en saldo nieuw van het vorige jaar. U kunt per schooljaar kiezen of u het saldo oud toch automatisch wilt laten berekenen, door de handmatig vink bij Saldo oud weg te halen. Wij adviseren u sterk om in ieder geval vanaf het project 2018-2019 te werken met een automatisch berekend saldo. 
 Ik heb een medewerker die op twee scholen in het portal werkzaam is. Hoe gaat dat?
We berekenen het verlofbudget per school. Heeft u een medewerker die in een portal op verschillende scholen actief is, dan heeft deze medewerker dus per school een apart verlofbudget. Wanneer een medewerker gedurende het schooljaar wisselt van school, dan zult u in overleg het eventueel gespaarde budget handmatig moeten overnemen.
 Hoe herken ik een docent met BAPO overgangsregeling?

Het berekenen van het persoonlijk budget recht is bij de update van 1.19 aangepast. Een docent die bij de start van het schooljaar 56 jaar is, krijgt conform de CAO pas recht op aanvullend verlof vanaf de eerstvolgende maand dat hij 57 jaar is geworden. De CAO VO 2016-2017 geeft echter aan dat een werknemer in de leeftijdscategorie 52 tot 56 die op 31 juli 2014 gebruik maakte van de oude BAPO regeling, deze nog maximaal 5 jaar mocht doorzetten tot de maand dat de medewerker de leeftijd van 57 heeft gehaald. Het schooljaar 2018-2019 is nog het laatste schooljaar waarin deze regeling actief is.

Wanneer u een docent heeft die bij de start van schooljaar 2018-2019 een leeftijd heeft van 56 jaar, dan zult u zien dat het berekende recht toch op basis van het volledige jaar wordt gedaan:

Via de rechtermuisknop kunt u de verborgen kolom BAPO? zichtbaar maken:

Wanneer u deze regeling uitzet, zult u zien dat het recht berekend wordt vanaf de eerste maand dat de medewerker 57 is. De omvang van het PB is dan ook lager: