Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 32 Next »

Inleiding

Nadat u gespreksmogelijkheden heeft aangemaakt, kunnen ouders/verzorgers de gesprekken aanvragen in het portal. Zij loggen in met hun eigen account. De aangevraagde gesprekken worden in het portal opgeslagen.


Openstellen

De gespreksmogelijkheden staan klaar om aangevraagd te worden. In het portal publiceert u de ouderavond door bij Ouders > Ouderavonden een vinkje te zetten in de kolom 'Gepubliceerd?'.

 

Ouders kunnen gesprekken aanvragen als de ouderavond gepubliceerd is en de uiterste aanvraagdatum niet is verstreken.

Ouderaccounts controleren

De ouders/verzorgers vragen gesprekken aan in het portal met hun eigen account. Als u al eerder een ouderavond heeft georganiseerd kunnen ouders met hetzelfde account inloggen als de vorige keer.

U heeft bij het Ouders/verzorgers importeren en bijwerken de ouderaccounts toegevoegd. Deze hebben een account gekregen vanuit de software, bijvoorbeeld v1360049. De ouders hebben de rol ouder gekregen en hebben een vinkje in de kolom 'O/V'.

Om te zorgen dat ouders in kunnen loggen heeft u de volgende mogelijkheden:

  1. Single-sign-on met SAML 2.0 (Active Directory) (aanbevolen)
  2. Inloggen met LDAP (Active Directory)
  3. Een portal-wachtwoord mailen (niet aanbevolen: foutgevoelig en minder veilig)

 

Als u niet een van de andere opties kunt gebruiken kunt u vanuit het portal deze gebruikers een wachtwoord mailen. Er wordt een standaard mail verstuurd aan de geselecteerde gebruikers met hun login en wachtwoord. Het is handig om voordat u deze verzendt, eerst een mail of brief te verzenden waarin u dit aankondigt met eventueel een uitleg over de procedure zoals beschreven onder Ouderavondgesprek aanvragen.


De ouderrol

Controleer of ouders een rol 'ouder' hebben in het portal. Ouders kunnen met de schoolfunctie ouders roosteroverzichten bekijken van hun kinderen. Op dit moment hebben ouders daarnaast ook nog een rol 'ouder' nodig, waarmee ze rechten krijgen om hun eigen gespreksaanvragen te bekijken en wijzigen.

Uitnodigen

U wilt de ouders waarschijnlijk op de hoogte stellen dat zij ouderavondgesprekken kunnen aanvragen.

Ouders ontvangen geen melding vanuit het portal dat zij gesprekken kunnen aanvragen. U kunt de ouders zelf mailen vanuit bijvoorbeeld de leerlingadministratie.

Uitnodigingsbrieven

Vanuit de Ouderavond Client heeft u de mogelijkheid om brieven te maken, bijvoorbeeld voor ouders die geen internet hebben. Er wordt een standaardbrief meegeleverd met de installatie van Zermelo. Deze staat in de installatiemap van Zermelo in de onderliggende map data/Ouderavond. De tekst van de ouderbrieven staat in het bestand voorbeeldbrief ouders.txt ( uitnodigingsbrief ouders.txt). U kunt deze zelf bewerken, bijvoorbeeld in Kladblok. 

Aanmaken van Uitnodigingsbrieven in .txt

  1. Ga naar Uitnodigen > Brieven
  2. Alle ouders zijn geselecteerd. U kunt eventueel ouders aan wie u geen brief wilt sturen deselecteren door ze aan te klikken. Als u iedereen wilt deselecteren om vervolgens slechts een paar ouders te selecteren, kunt u in het menu voor Selectie > Selecteer niets kiezen
  3. U klikt op Uitnodigen > Maak Uitnodigingen ( Brieven > Maak Uitnodigingsbrieven)
  4. Nu selecteert u het voorbeeldbrief ouders.txt bestand ( uitnodigingsbrief ouders.txt)
  5. Hierna geeft u aan waar de uitnodigingsbrieven moeten worden opgeslagen. Sla het bestand op als uitnodigingen.docx.


Standaardvelden in brief

De velden die u kunt gebruiken in uw brief zijn de volgende: 

[voornaam] [tussenvoegsel] [achternaam] [leerlingnamen] 
[straatnaam] [huisnummer] [postcode] [woonplaats]
[portalnaam] [gebruikersnaam] [afsprakentabel]
[e-mailadres]

Zodra de brief gegenereerd is zult u het *.docx-bestand kunnen openen in een recente versie van Word. U ziet dan een voorpagina, gevolgd door pagina's voor elke ouder/verzorger. U kunt de inhoud uiteraard naar uw eigen hand zetten door de voorbeeldbrief te bewerken, of uw eigen brief te schrijven. Wilt u op elke pagina een logo van de school? Schuif deze dan in de koptekst of de voettekst van elke pagina, of print de brief op standaard briefpapier van de school.

Gesprekken aanvragen


Gesprekken kunnen worden aangevraagd en gewijzigd door zowel de ouders als de roostermaker. Het is aan te raden om als roostermaker pas ná de sluitingsdatum van de aanvragen in de gespreksaanvragen te werken. Dit om te voorkomen dat uw invoer door ouders weer ongedaan wordt gemaakt.

Door ouders

De ouders/verzorgers kunnen tot de uiterste aanvraagdatum gesprekken aanvragen via het portal. U leest hier meer over op de pagina Ouderavond gesprek aanvragen.

Door de roostermaker

Als ouderavondroostermaker kunt u in de Ouderavond Client ook handmatig gesprekken aanvragen voor ouders. Dit doet u in het scherm van de Gespreksmogelijkheden. U vraagt een gesprek aan door in de regel te klikken in de kolom 'Aangevraagd'.

Een gesprek is aangevraagd als er in de kolom 'Aangevraagd' 'ja' staat.

Aanvragen bewerken

Door ouders

De ouders/verzorgers kunnen tot de uiterste aanvraagdatum gespreksaanvragen wijzigen in het portal. 

Door de roostermaker

Als roostermaker kunt u tijdens en na de aanvraagperiode gesprekken wijzigen in het scherm Gespreksmogelijkheden in de Ouderavond Client. U kunt hier gesprekken aanvragen voor ouders door te klikken in de kolom 'Aangevraagd'. U kunt hier ook juist een aanvraag ongedaan maken door het vinkje in de kolom 'Aangevraagd' weg te halen. 

Als een gesprek is aangevraagd, kunt u ook andere informatie bewerken. In de kolom 'Docenten' kunt u een andere docent aanwijzen of een extra docent toevoegen aan het gesprek. U kunt een opmerking toevoegen in de kolom 'Opmerking'. De gespreksduur van een gesprek (standaard 1) kunt u wijzigen naar 2 om een extra lang gesprek aan te vragen.


  • No labels