Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 22 Next »

Inleiding

U heeft nu de ouderavond gemodelleerd, de gezinnen samengesteld en de gespreksmogelijkheden zijn zichtbaar (geweest) voor de ouders. Nu de aanvragen voor gesprekken binnen zijn, kunt u deze verwerken tot een ouderavondrooster. 

Kies in het portal voor <Start> in de kolom Start Ouderavond Client voor het juiste ouderavondbestand. Op deze pagina doorlopen we het menu Roosteren in de Ouderavond Client.

De screenshots die op deze pagina ziet kunnen wat verouderd zijn. De beschrijving van de stappen is echter actueel.

Deze pagina beschrijft de vijfde stap in het proces van het organiseren van een ouderavond.

Op deze pagina

Zie ook:

Blokkades Toevoegen

In Roosteren > Blokkades Toevoegen kunt u blokkades aanbrengen in het te maken ouderavondrooster. Dit gebruikt u bijvoorbeeld om een lange pauze voor de docenten in te voeren of een afwezigheid op een dag(deel) voor docenten of ouders/verzorgers. In het tabblad Docent ziet u het totaal aantal gesprekken aangevraagd voor deze docent; in het tabblad Gezin het totaal aantal gesprekken per gezin.

Blokkades aanbrengen bij docenten

Een docentenafwezigheid kan de hele dag zijn, maar ook een dagdeel of los uur. U gebruikt deze blokkade ook om bijvoorbeeld een lange pauze in te lassen bij docenten. 

Blokkade bij docenten
  1. Ga naar Roosteren > Blokkades Toevoegen
  2. Selecteer het tabblad Docent en de Datum waarop u deze blokkade wilt invoeren.
  3. Door klikken en slepen kunt u een of meerder blokkades aanbrengen in het rooster van de docent

Door op de linkerkolom (docentafkorting of gezinsnummer) te klikken, selecteert u de hele dag in één keer.

Door SHIFT-klik op de Positie kunt u een blokkade aanbrengen voor alle docenten of gezinnen in één keer op dat moment.

Tijdswensen gezinnen

Ook gezinnen kunnen voor een dag(deel) geblokkeerd worden. De werkwijze is hetzelfde als bij docenten.

Blokkade bij gezinnen
  1. Ga naar Roosteren > Blokkades Toevoegen
  2. Selecteer het tabblad Gezin en de Datum waarop u deze blokkade wilt invoeren.
  3. Door klikken en slepen kunt u een of meerder blokkades aanbrengen in het rooster van het gezin

Een ouder die een gesprek aanvraagt kan middels een 'Opmerking voor de roostermaker' aangeven of hij/zij op een bepaalde dag niet beschikbaar is. Wat hier is ingevuld wordt getoond in de kolom 'Opmerkingen'.

Roosteren op datum

Nadat de blokkades zijn aangebracht in het rooster van de docenten en de gezinnen, kunt u de gesprekken roosteren op datum. Wanneer u gaat naar Roosteren > Roosteren op datum opent u het scherm waarmee u dit automatisch of handmatig kunt doen. In dit scherm kunt u naar de Instellingen van de automaat en naar de Pauzewensen. Ook kunt u hier handmatig de gesprekken over de dagen verdelen door in een cel in de kolom van een avond en de rij van een gesprek te klikken (bijvoorbeeld bij nagekomen aanmeldingen). In dit scherm kunt u ook controleren op onmogelijkheden, bijvoorbeeld een docent met teveel gespreksaanvragen. Dit doet u door op de knop 'Controle' te klikken.

 

Hier ziet u per gesprek, docent of gezin op elke rij de volgende informatie: 

  • Gesprek:gespreksnummer/gezinsnummer/docent/de dagplaatsing (het cijfer geeft de lengte aan). Grijze vakjes geven de dagen aan waar een gesprek eigenlijk niet mag door een klasblokkade. U kunt het gesprek hier wel met de hand plaatsen!
  • Docent:afkorting/het totaal aantal gespreksmomenten/het aantal dagen waarop de docent moet komen/de dagplaatsingen (het cijfer geeft het aantal gespreksmomenten aan op die dag).
  • Gezin:gezinsnummer/totaal aantal gespreksmomenten/het aantal dagen waarop het gezin moet komen/de dagplaatsingen (het cijfer geeft het aantal gespreksmomenten aan op die dag).

De tabellen die u ziet bij de keuze Docent of Gezin zijn puur informatief. U kunt hier niets in veranderen. In de tabel die u te zien krijgt als u linksboven Gesprek selecteert kunt u per gesprek met een muisklik dit gesprek op één van de avonden plaatsen.

Achter de knop Instellingen staan de parameters die de verdeling over de dagen beïnvloeden. Indien u instemt met de standaardinstellingen klikt u op Automatisch verdelen over avonden. U ziet dat Zermelo aan het werk gaat.

Na enige tijd (Zermelo vindt vrij snel een eerste oplossing en gaat dan op zoek naar betere) drukt u op Escape. U ziet dan de verdeling over de dagen die Zermelo gevonden heeft:



Bij de standaardinstellingen is ingesteld dat het belangrijker is dat ouders op zo min mogelijk dagen naar school moeten komen dan docenten. Het kan dus voorkomen dat docenten twee en soms zelfs drie dagen naar school moeten komen. Met de parameters achter Instellingen kunt u dit gedrag aansturen. Vanzelfsprekend heeft ook beschikbaarheid een grote invloed op dit proces en natuurlijk het feit dat er een verdeling is gemaakt voor onder- en bovenbouw. De automaat van Zermelo is dermate snel, dat er heel goed te experimenteren is. U hoeft niet uren te wachten op een verdeling. In een testbestand met ruim 400 gespreksaanvragen, de verdeling over drie dagen, maar geen beperkingen op het gebied van beschikbaarheden vindt het systeem binnen tien seconden een verdeling over de dagen.

U kunt gesprekken handmatig op een bepaalde dag zetten door in de cel te klikken die bij het betreffende gesprek en de betreffende dag hoort. Gesprekken kunnen op een bepaalde dag gefixeerd worden door in de kolom Naam te klikken. 

Als er een docent is die meer gesprekken moet volgen dan het aantal moment waarop hij/zij beschikbaar is, dan kun u gesprekken kiezen die niet geroosterd zullen gaan worden. Klik in de kolom 'niet ingedeeld' bij de betreffende gesprekken. Deze gesprekken dienen gefixeerd te worden, wat u kunt doen door achter het gesprek in de kolom Naam te klikken. De gefixeerde niet-ingedeelde gesprekken worden niet ingeroosterd, en de ouders zien na publiceren de mededeling dat er geen afspraak gemaakt is. Op de pagina Rooster publiceren wordt uitgelegd waar u de inhoud van deze mededeling kunt bepalen.

Als u een verdeling heeft gevonden die u acceptabel vindt, klikt u op het groene vinkje. De dagverdeling wordt opgeslagen in het portal. U bent nu klaar om te gaan roosteren op tijd. 

Roosteren op tijd

U klikt in het hoofdscherm op Roosteren > Roosteren op tijd. U ziet voor elke datum een tabblad.

 

Het gesprek nr. 9 is actief. Rechts ziet u tussen de groene balken het rooster van de docent (Kro) en het gezin (5415). Boven de groene balken ziet u de roosters van alle gezinnen waar Kro een gesprek mee heeft. Onder de groene balken ziet u de roosters van alle docenten waar gezin 5415 naast Kro nog een gesprek mee heeft (op deze avond), in dit geval alleen docent MOD. Het rooster is nog leeg. De gekleurde cellen geven aan waar Zermelo "mooie plekjes" ziet. Boven het rooster ziet u de gesprekstijden met hun nummers.

Door tussen de groene balken op een cel te klikken waar docent en gezin vrij zijn, plaatst u het actuele gesprek. Als u de shift ingedrukt houdt bij het klikken, fixeert u de plaatsing, hetgeen te zien is aan het feit, dat het gesprek dan nietjes krijgt. Dit kan handig zijn, als een bepaald gesprek op een bepaald moment moet plaatsvinden. Zo kunt u met de hand roosteren.

U ziet bovenaan een aantal knoppen. Zermelo kent voor ouderavonden twee roosterautomaten: een snelle en een grondige. Zermelo probeert dan per avond alle nog niet ingeroosterde gesprekken in te roosteren. Hierbij wordt rekening gehouden met de instellingen achter Opties. Ook hier geldt: durf te experimenteren. U kunt met de knop Uitroosteren het rooster altijd weer verwijderen en opnieuw beginnen. U bent heel nieuwsgierig en klikt op Automaat (snel). Binnen korte tijd is Zermelo klaar.

 
U ziet het effect op het rooster van Kro.

Als u tussen de groene balken klikt op een roosterplaats waar Kro en 5415 vrij zijn, wordt het actuele gesprek daar geplaatst. U kunt ook boven en onder de groene balken gesprekken verplaatsen. Als u boven kijkt naar het rooster van gezin 5416 ziet u dat het gesprek op roosterpositie 07 donkerblauw is. Het is donkerder dan de andere ingeroosterde gesprekken, omdat dit het gesprek is met Kro. Boven de groene balken staan de roosters van alle gezinnen met wie Kro een gesprek heeft op deze avond, dus op elke regel is één gesprek (mogelijk over meer roosterposities) donker gekleurd. (Hetzelfde geldt voor de docentroosters onder de groene balken in fel geel). Op deze wijze kunt u in de "planscherm" gesprekken inroosteren en verplaatsen. 

Er is nog één interessante kolom: urgentie. Als hier –1 staat, betekent dat, dat het gesprek is ingeroosterd. Als u sorteert op deze kolom (op kolomkop klikken) kunt u onderaan de niet-ingeroosterde gesprekken vinden. Als deze niet zijn ingeroosterd door de automaat van Zermelo, dan zouden we graag dit bestand eens willen bekijken (helpdesk@zermelo.nl). We verwachten dat dit niet vaak zal gebeuren. Het kan natuurlijk ook zijn, dat er gespreksaanvragen zijn binnengekomen, toen het rooster al gemaakt was. Deze kunt u dan met de hand of met de automaat toevoegen.

In de praktijk is voor ouders een zinvolle instelling 2-1. Hiermee stuurt u aan, dat ouders tussen twee gesprekken altijd de tijd krijgen om naar het volgende gesprek te wandelen. U kunt natuurlijk ook gebruik maken van pauzes tussen gesprekken en bij ouders 1-1 of 3-2 of 4-3 instellen. Dit kan zinvol zijn, als alle tafels in de aula staan en men hooguit 1 minuut nodig heeft om naar een volgende tafel te gaan.

U bent nu klaar om tafels toe te gaan kennen. Sluit hett scherm met OK en klik op Roosteren > Roosteren op lokaal.

Roosteren op lokaal

U krijgt eerst een scherm waarin u kunt aangeven of u losse gesprekken wilt plaatsen (last-minute gesprekken) of dat u lokalen/tafels aan docenten wilt toekennen. Ook kunt u een marge instellen die aangeeft hoeveel vrije momenten er tussen de roosters van twee docenten moet bestaan voordat ze van dezelfde tafel gebruik mogen maken. De standaardwaarde hiervoor is 3. U kiest voor de eerste optie en komt in het grote lokalenscherm.

U kijkt naar het scherm met de lokalentoewijzing op de BB-avond (zie linksboven in het scherm) U ziet van links naar rechts:

  • Docentafkorting
  • Een grafische weergave van het rooster van de docent op deze avond
  • Begintijd van de docent
  • Eindtijd van de docent (met de marge er aan toegevoegd)
  • Het lokaal/tafelnummer dat is toegewezen

We kijken naar Vi. Deze docent heeft nog geen lokaal/tafel toegewezen gekregen. Als een cel wit is, is er in het lokaal waar deze kolom betrekking op heeft nog een tafel beschikbaar voor Vi (ook binnen dit lokaal dezelfde tafel voor al zijn gesprekken!). In onze casus heeft ieder lokaal echter 1 tafel. We zien dat lokaal 001, 002 en 003 bijvoorbeeld beschikbaar zijn voor Vi. Lokaal 004 niet, omdat Da die al toegewezen gekregen heeft én de gespreksmomenten van Da te dicht op die van Vi zitten, of zelfs overlappen. Lokaal 002 is echter een goede keus. Ru maakt ook gebruik van dit lokaal, maar zit met haar rooster ver genoeg van dat van Vi af. Door nog een keer te klikken, verwijdert u de toewijzing weer. De dubbele punten bij bijvoorbeeld Da geven aan van welk lokaal de docent ook gebruik zou kunnen maken. Zo kunt u lokaaltoewijzingen gemakkelijk veranderen. Op deze wijze kunt u snel en met overzicht lokalen/tafels aan docenten toewijzen.

 

Zodra u de roosters klaar heeft kunt u het Rooster publiceren.

  • No labels