Inleiding

Nadat u gespreksmogelijkheden heeft aangemaakt, kunt u ouders/verzorgers uitnodigen om gesprekken aan te vragen. Gesprekken kunnen aangevraagd worden als de Ouderavond in het portal op 'gepubliceerd' en de uiterste aanvraagdatum niet is verstreken. De aangevraagde gesprekken worden in het portal opgeslagen.

Deze pagina beschrijft de zesde stap van het proces van het organiseren van een ouderavond.

Op deze pagina

Zie ook:

Uitnodigen

 

 

Uitnodigingsbrieven

Nadat u de gespreksmogelijkheden heeft aangemaakt kunt u de ouders middels een brief of mailing uitnodigen om gesprekken aan te vragen voor de ouderavond.

U heeft in Werken met ouders en gezinnen ouders/verzorgers aangemaakt per adres. Deze hebben een standaard ID gekregen vanuit de software, bijvoorbeeld v1360049, of u heeft deze zelf gedefinieerd door de extra eigenschap #OUDERSUSER in Datamodel > Leerlingen in te vullen.
U kunt nu vanuit het portal deze gebruikers hun wachtwoord mailen. Er wordt een standaard mail verstuurd aan de gebruikers met hun login en wachtwoord. Het is handig om voordat u deze verzendt eerst een mail of brief te verzenden waarin u dit aankondigt met eventueel een uitleg over de procedure zoals beschreven onder Ouderavondgesprek aanvragen.

Er wordt een standaardbrief meegeleverd met de installatie van Zermelo. Deze staat in de installatiemap van Zermelo in de onderliggende map data/Ouderavond. De tekst van de ouderbrieven staat in het bestand voorbeeldbrief ouders.txt. U kunt deze zelf bewerken, bijvoorbeeld in Kladblok. 

Aanmaken van Uitnodigingsbrieven in .txt

  1. Ga naar Uitnodigen > Uitnodigingsbrieven
  2. Alle ouders zijn geselecteerd. U kunt eventueel ouders aan wie u geen brief wilt sturen deselecteren door ze aan te klikken. Als u iedereen wilt deselecteren om vervolgens slechts een paar ouders te selecteren, kunt u in het menu voorSelectie > Selecteer niets kiezen.
  3. U klikt op Uitnodigen > Maak Uitnodigingen.
  4. Nu selecteert u het voorbeeldbrief ouders.txt bestand.
  5. Hierna geeft u aan waar de uitnodigingsbrieven moeten worden opgeslagen. Sla het bestand op als uitnodigingen.docx.

Standaardvelden in brief

 

De velden die u kunt gebruiken in uw brief zijn de volgende:

 

[voornaam] [tussenvoegsel] [achternaam] [leerlingnamen] 
[straatnaam] [huisnummer] [postcode] [woonplaats]
[portalnaam] [gebruikersnaam] [afsprakentabel]

 

Zodra de brief gegenereerd is zult u het docx bestand kunnen openen in een recente versie van Word. U ziet dan een voorpagina, gevolgd door pagina's voor elk gezin. U kunt de inhoud uiteraard naar uw eigen hand zetten door de voorbeeldbrief te bewerken, of uw eigen brief te schrijven. Wilt u op elke pagina een logo van de school? Schuif deze dan in de koptekst of de voettekst van elke pagina, of print de brief op standaard briefpapier van de school.