Inleiding

Het Zermelo Portal kan automatisch een aantal gegevens importeren uit Somtoday. Het gaat om de gegevens van leerlingen, ouders en docenten. Als u deze koppeling instelt, worden elke nacht de gegevens ingelezen uit Somtoday, en u kunt in het logboek zien wat de wijzigingen waren. 


Let op dat we er hierbij vanuit gaan dat Somtoday leidend is wat betreft nieuwe leerlingen, docenten en ouders en wat betreft namen, e-mailadressen en plaatsingen van bestaande gebruikers.

Als u reeds ouders in het portal heeft, dan raden wij u aan om alle ouders te archiveren voordat u deze koppeling instelt.

Mocht u dat niet willen, dan is het mogelijk eerst het veld SOM UUID voor alle ouders te importeren. Dit kan via Zermelo Desktop. Nadat bij elke ouder de UUID bekend is kan deze koppeling goed gebruikt worden.

Als u niets doet, dan loopt u het risico dat u straks ouders dubbel in het portal heeft staan.



Op deze pagina

Zie ook:



Koppeling inrichten


Wij raden u aan om de Somtoday koppeling eerst uit te proberen op Uw test (kopie) portal.


Stap 1: Aanmaken van een gebruiker in Somtoday

U kunt zelf een gebruiker aanmaken in Somtoday. Wel dient deze toegang te hebben tot de umService. Daarbij moet de gebruiker rechten hebben voor het inzien van Inrichting, Leerlingen, Medewerkers en Verzorgers. Ook als u al een gebruiker heeft met deze rechten, adviseren we om een apart account aan te maken.

Stap 2: Inrichten van de koppeling in het Portal

Als u gegevens uit Somtoday wilt kunnen inlezen dan dient u de volgende instellingen aan te passen (bij Beheer > Admin-paneel > Instellingen):

Instelling

Voorbeeld

Omschrijving

som.import.connection.wsdl

https://mijnschool-oop.somtoday.nl/services/umService?wsdl

Dit is het adres waar de API van Somtoday op wordt aangesproken. U kunt waarschijnlijk mijnschool vervangen door de naam van de school zoals deze bij Somtoday bekend is.
Let op: dit adres is hoofdlettergevoelig!

som.import.connection.usernamezermeloDe gebruikersnaam waarmee wordt ingelogd op de API van Somtoday.
som.import.connection.passwordsd9gaDSf.76Het wachtwoord waarmee wordt ingelogd op de API van Somtoday. Let op dat dit wachtwoord onversleuteld wordt opgeslagen op de servers van Zermelo.


Stap 3: Opgeven van het BRIN-nummer

Om de koppeling correct te laten werken is het noodzakelijk dat in beide systemen hetzelfde BRIN-nummer wordt gebruikt. Deze kunt u invullen bij Beheer > Portal-inrichting > Scholen. Op dit moment werkt de koppeling alleen als u het BRIN-nummer invoert met kleine letters.


Stap 4: Opgeven van de Somtoday vestiging (optioneel)

Om de koppeling correct te laten werken is het noodzakelijk dat in beide systemen dezelfde vestigings-afkorting wordt gebruikt. Mocht dit niet zo zijn, dan kunt u bij Beheer > Portal-inrichting > Vestigingen aangeven wat de vestigingscode voor Somtoday is: 


Geavanceerde instellingen

Standaard staat ingesteld dat de import elke nacht wordt uitgevoerd ergens tussen 0:00 en 3:00. U kunt dit aanpassen bij Beheer > Admin-paneelSysteemtaken. De instellingen zijn als volgt:

Instelling

Voorbeeld

Omschrijving

Tijd3600Geeft aan hoeveel seconden na het hele tijdstip de import uitgevoerd moet worden. Zonder deze instellingen zou de import vanuit Somtoday voor alle scholen op hetzelfde moment plaatsvinden, wat problemen zou kunnen opleveren. In dit voorbeeld zal de import 1 uur (3600 seconden) na de gehele dag plaatsvinden, dus om 1:00.
Automatisch uitvoerenJa (vinkje)De Somtoday import wordt alleen uitgevoerd als deze hier is ingeschakeld.

Bij  Beheer > Admin-paneel > Systeemtaken kunt u ook zien of de import succesvol is verlopen. U kunt hier ook met de knop <Nu uitvoeren> de import direct gaan uitvoeren.
Details over wat er allemaal is aangepast tijdens de import kunt u zien bij Beheer > Admin-paneel > Logs

Het importeren van gebruikersgevevens vanuit Somtoday is alleen mogelijk 's nachts tussen 23:00 en 7:00. Import buiten deze tijdstippen is door Somtoday dichtgezet. Andere gegevens kunnen wel gewoon worden ingelezen.

Gebruikers die geen leerling, werknemer of ouder zijn

Het kan zijn dat u gebruikers in Somtoday heeft die niet zijn aangemaakt voor een persoon, maar bijvoorbeeld voor de koppeling met een externe partij of voor een item dat met Somtoday gekoppeld dient te worden. Standaard komen alle gebruikers mee naar Zermelo. Zijn er gebruikers waarvoor u dat niet wilt? Sluit deze dan in Somtoday uit van de usermanagementservice. Dit voorkomt dat de gebruiker wordt meegestuurd naar Zermelo. Zet het vinkje 'Toegankelijk via usermanagement service' uit bij Personeel > Usermanagement:

Let op: deze instelling zorgt er voor dat de gebruiker niet wordt geëxporteerd. Dit geldt niet alleen voor de export naar Zermelo, maar ook naar andere partijen. Pas deze instelling dus alleen aan wanneer u zeker weet dat er geen externe partijen zijn waarin deze gebruiker geïmporteerd moet worden.

Welke gegevens worden er overgenomen?

Het Zermelo Portal kan automatisch een aantal gegevens importeren uit Somtoday. Op dit moment is dit mogelijk voor de volgende zaken:


 

Aanwezig in Zermelo Portal en Somtoday

Aanwezig in Somtoday, niet in Zermelo Portal

Niet (meer) aanwezig in Somtoday, wel in Zermelo Portal

Leerling
  • Naam en mailgegevens worden bijgewerkt.
  • ls een leerling voor een bepaald schooljaar nog niet in een afdeling geplaatst, wordt deze plaatsing toegevoegd vanuit Somtoday.
  • Als de stamklas van deze leerling niet bekend is, dan wordt deze niet toegevoegd aan Instroom.
  • Als de stamklas uit Somtoday bekend is in het portal wordt deze leerling in de stamklas geplaatst.
  • Bij plaatsing in een stamklas krijgt de leerling direct de standaard leerlingrol.
  • Als de stamklas niet bekend is in Somtoday, of niet gevonden kan worden in het portal, dan wordt de leerling niet aan een afdeling gekoppeld maar wordt deze zichtbaar bij Instroom.
  • De gebruiker wordt gearchiveerd, en kan niet meer inloggen.
  • De afdelingsdeelname van de leerling blijft bestaan.
Ouder/verzorger
  • Naam en mailadres worden bijgewerkt.
  • Alle actieve ouders worden toegevoegd aan het portal, met als gebruikersnaam het interne nummer van Somtoday.
  • Aan de gebruiker wordt de standaard ouderrol van de school van de kinderen toegevoegd.
  • Als "code" wordt het Somtoday nummer gebruikt.
  • Matching van de ouders gebeurt eerst op SOM UUID, daarna op de code, daarna op de code met een "v" ervoor, en daarna op mailadres.
  • De gebruiker wordt gearchiveerd, en kan niet meer inloggen.
  • De ouder-leerling relatie wordt verwijderd
Ouder-leerling relatie
  • De relatie blijft ongewijzigd.
  • De relatie wordt toegevoegd. Vanaf dit moment kan (indien van toepassing) de ouder gegevens inzien/bewerken voor deze leerling.
  • De relatie wordt verwijderd en de ouder kan geen gegevens meer inzien of bewerken voor deze leerling.
Werknemer
  • Naam, mailadres en geboortedatum worden bijgewerkt.
  • Als een medewerker in Somtoday aan een nieuwe vestiging gekoppeld is, gebeurt dit ook in het portal d.m.v. een contract of een nevenvestiging.
  • Er worden geen contracten of nevenvestigingen verwijderd.
  • Een werknemer wordt alleen toegevoegd als deze aan een vestiging gekoppeld kan worden.
  • Als "code" wordt de afkorting uit Somtoday gebruikt.
  • Er wordt een contract aangemaakt voor de werknemer. Hierbij worden hoofd- en nevenvestigingen gevuld. De werknemer wordt standaard categorie OP.
  • Als een medewerker in Somtoday in een tweede Zermelo project aanwezig moet zijn, dan wordt een willekeurig gekozen vestiging van de medewerker de hoofdvestiging, en de rest wordt nevenvestigingen.
  • Bij het aanmaken van een contract wordt ook aan de gebruiker de standaard werknemerrol toegekend.
  • De gebruiker wordt gearchiveerd, en kan niet meer inloggen.
  • Contracten, aanstellingen etc. blijven in het portal bestaan.

 Voor alle nieuwe gebruikers geldt dat als LDAP of SAML inloggen is ingesteld voor het portal, dat het Externe authenticatie vinkje automatisch wordt ingeschakeld.